スマートフォン、ノートPC、プリンタを賢く選ぶ【後編】
「ノートPC」「プリンタ」を買ってから後悔しない選び方の鉄則
技術の進化やビジネスの変化に伴って、ノートPCやプリンタに求める条件は変化する可能性がある。ただし選定のポイントは大きく変わらない。ノートPCやプリンタの選定時に考慮すべき「不動の鉄則」とは。
前編「『スマートフォン』を買ってから後悔しない選び方の鉄則」では、企業が支給するスマートフォンの選択基準の基本要素をまとめた。時代の変化とともに従業員の働き方は多様化しており、IT部門がそれぞれの働き方に適したデバイスを選定するプロセスも複雑になっているものの、軸となる要素はある。前編で挙げたポイントは、スマートフォンだけでなくノートPCにも当てはまる。例えば「デバイスの管理性」や「そのOSで主要なビジネスアプリケーションが動くかどうか」といったポイントだ。
ノートPCとプリンタ選び「不動の鉄則」
PCの買い替えサイクルも、ノートPCの選定時に大きく影響する要素だ。ほとんどの企業は、所定のスケジュールに従ってノートPCを買い替える。一般的な買い替えサイクルは3年だが、一部の企業はこのサイクルを5年に延ばしている。一方で、デバイスを毎年買い替える企業もある。
デバイスの買い替えサイクルはコストに直接影響する。例えば従業員に約3000ドルもするMicrosoftの「Surface Book 3」の最上位モデルを支給することは、1年で買い替えるのであればナンセンスな判断だ。
ノートPC選びには耐用年数も関係する。仮に、企業が従業員のノートPCを5年ごとに買い替えているとしよう。今から5年後のビジネスアプリケーションは、現在のアプリケーションよりも要求スペックが厳しくなる可能性がある。そのためハードウェアの買い替えサイクルが長い企業は、低スペックのハードウェアを避けなければならない。現時点のアプリケーションだけでなく、数年後に開発されるアプリケーションも動かせるようなハードウェアを購入しなければならない。
テレワークに移行した企業の場合、従業員のために1台ずつプリンタを支給する必要はほとんどないだろう。従業員の大多数がテレワークをしているということは、理屈の上ではビジネスプロセスもほぼペーパーレスになっているはずだからだ。だがビジネスにおいてプリンタの出番はまだ残っている。物理的な署名や押印が必要なビジネス契約に関わる業務では特にそうだ。
企業がプリンタを選ぶ際は、印刷するドキュメントの量や種類など、各従業員の印刷ニーズをあらためて精査する必要がある。出力、コピー、スキャン、FAX（ファクシミリ）の用途が1台でかなえられる「複合機」は、さまざまな作業をこなす一般的なビジネスユーザーには重宝する。「レーザープリンタ」は大量の出力用途や、高品質のテキスト文書の出力、シンプルなグラフィックスを含むドキュメントの出力に適している。だが高精細な写真を印刷したい場合の最適な選択肢ではない。
スマートフォン、ノートPC、プリンタのいずれかを問わず、デバイスの選択は常に従業員の業務効率、生産性、使用時の満足感を左右する重要な要素だ。テレワークが広がる中、デバイス選びのプロセスもますます重要になっている。
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