Web会議ツールの意義と課題【後編】
「Web会議」ツールを使い倒して問題を招く前に、最低限検討したい4つのポイント
Web会議ツールの機能強化は仕事に役立つ便利なことばかりではなく、コンプライアンスやガバナンスの観点で新たな検討事柄を生むこともある。コンプライアンスやガバナンスの強化に通じる4つのポイントを解説する。
中編「『Web会議』ツールの有料版が欲しくなる、仕事の質を引き上げる4大機能」は、有料Web会議ツールのビジネスメリットや有用なオプション機能を紹介した。テレワークの普及とともにWeb会議ツールの機能強化が進んでいる。ただしWeb会議ツールの機能強化はいいことずくめではない。新機能の実装に伴って新たな問題を招いてしまうこともある。そのためにITリーダーやコンテンツマネジャー、コンプライアンス責任者はWeb会議ツールを全面導入する前に、十分な検討と準備をする必要がある。
例えばWeb会議ツールは次のような課題をもたらし、懸念を呼び起こしている。
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Web会議ツールのアップデート
課題1．会議のセキュリティ確保
攻撃者はWeb会議ツールの利用拡大に便乗し、会議に侵入して混乱を引き起こす攻撃を仕掛けている。2020年はこの動きが顕著だった。インターネットユーザーがWeb会議ツール「Zoom」での会議に乱入して迷惑行為を働く問題が度々メディアに報じられ、開発元のZoom Video Communicationsは厳しい視線にさらされた。世界中のIT幹部は、社内のWeb会議のセキュリティに不安を感じた。
幸いなことに、今ではこうしたWeb会議ツールは、所定のエンドユーザーだけが参加できるプライベート会議を設定できるようにするといった対策を施している。他の対策としては、会議にアクセスするためのパスワードの設定や、主催者の承認がなければゲストの参加を自動的に許可しない仕組みなどがある。
課題2．法規制の順守
Web会議のコンプライアンスや、録画データへのアクセスに関する懸念も生じている。米国ではコンプライアンスの観点から「さまざまな州法により、一部の会議の録画は、参加者全員が承認しなければ違法と考えられるのではないか」という懸念が広がっている。Microsoftは「Microsoft Teams」でこの懸念に対処し、会議を録画する際に確認のための通知が出る仕組みを実装済みだ。
企業は、録画内容の保存やアーカイブに関する問題にも取り組まなければならない。例えば医療機関は患者関連のデータを、患者の性別に応じて7～12年間保存する必要がある。そのデータの保存方法は、HIPAA（米国医療保険の相互運用性と説明責任に関する法令）に準拠していなければならない。
課題3．新たに作成されるデータの整理
録画した会議から新たに生成されるコンテンツも、新しい問題をもたらす。これらはエンドユーザーに提供する情報の整理と分類に関わる問題だ。例えば録画した動画の一部はトレーニングコンテンツになり、別の一部はプロジェクトレビューに、さらに別の一部はチームミーティングに使われる。コンテンツの種類にかかわらず、コンテンツマネジャーはデータガバナンスを計画、定義し、情報を安全に保ち、従業員が必要なときに簡単にアクセスできるようにしなければならない。
課題4．ポリシーの策定
コンテンツマネジャーは、こうした新しいコンテンツの種類とソースに関する計画を立てる必要がある。新しいポリシーを策定し、会議で新たに作成される動画、音声、テキストファイルにそれらのポリシーを適用し、管理しなければならない。
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