在宅勤務で気になる“経費”の問題【後編】
SD-WANも選択肢に？ テレワーカーが必要とする支援とは
テレワークは一般的な働き方になった。企業はテレワーカーが就業環境を整備するための手当てを支給する必要がある。具体的にはどのようなポイントを考慮すればいいのか。
自宅で業務を効率的に遂行するためには、快適なインターネット接続環境やオフィス機器などが欠かせない。それを従業員が用意できるようにするために、企業は在宅勤務やその手当に関する制度を整備する必要がある。一部の従業員には、通常のインターネットサービス以外のネットワーク環境構築を支援するのも選択肢になる。企業は在宅勤務をどのように支援するべきか。
ネットワークはどうする？ テレワーカーが必要とする支援とは
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連載：在宅勤務で気になる“経費”の問題
テレワークとネットワーク
在宅勤務手当の制度を設計する際には、次の要素を明確にすべきだ。
- テレワークの定義と在宅勤務手当の支給対象となるテレワーカーの基準
- テレワーカーの業績期待値
- 勤務形態に応じた手当の種類
- 職位に基づいて許可される手当の種類
- 手当が支給される項目と支給されない項目のリスト
- テレワーク経費の追跡、記録、提出のプロセス
- 経費報告書提出時に必要な承認と提出期限
- 承認された経費の精算方法
- 手当は固定額と割合のどちらにするのか。割合の場合はインターネット回線費用の30％や携帯電話の通信料金の25％、といった形で精算額を具体的に指定する。
- 障害のある従業員に対する配慮事項のリスト
必要経費と不要な経費
企業は従業員への投資を職務内容に応じて最適化することで利益を高めることができる。在宅勤務手当の制度では、何が必要で何が不要かを明確にすべきだ。
一般的には、あらゆる従業員に共通して経費を支給すべきシステムやサービスには以下が該当する。
- 電気
- インターネット
- 電話
- ノートPC
- プリンタ
技術面以外では郵便料金や事務用品、収納キャビネットなども必要経費と見なされる可能性がある。エルゴノミクス（人間工学）に基づいた椅子や高さ調節可能なデスクなどは、従業員にとって快適ではあるが、必要だとは言えない場合がある。
エンジニアや弁護士、経営幹部などの一部の従業員向けにネットワークの帯域幅を確保することは重要だ。従業員の自宅のネットワーク環境を良くするためには、「SD-WAN」（ソフトウェア定義WAN）が選択肢になる。従業員の自宅にSD-WAN用の小型のCPE（顧客構内設備）を設置し、複数のインターネット回線を引き込み仮想的に制御することで、通信品質を高められる可能性がある。
テレワーク経費精算に関する法制度
米国連邦政府にはテレワーカーの経費精算に関する法令がなく、米国公正労働基準法（FLSA）では、在宅勤務手当の支給は義務付けられていない。しかし、州によっては従業員の経費精算に関する独自の法律が制定されている。
コンプライアンス（法令順守）を維持するためには、手当に関する州の要件を把握することが不可欠だ。特定の法律がない州でも、企業の方針に基づいて従業員の経費精算が必要となる可能性がある。
企業が経費精算を処理するための具体的な方針を持つことは、従業員の理解と透明性を向上させる上で価値がある。必要に応じて重要な監査証拠にもなる。
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