帳票作成の工数やコストの削減

　現場でのBIツールの活用法として、データ検索や集計、それに基づいたリポート作成が挙げられる。一方で企業内には大量の帳票が存在する。この中には「法定帳票や取引伝票など特定の形式での帳票として必須なもの（固定帳票）」と、「情報を保管・共有するために作成される多くの管理資料やリポート（管理帳票）」がある。これらの多くは基幹系システムの一部として作成されている場合がほとんどで、必要とされる種類も多いために多くの工数と費用が掛けられている。意外かもしれないが、一般的にシステム開発の工数の25％から40％がこれら帳票を含むアウトプットの作成だといわれている。BIツールを活用して、情報を保管や共有するために作成される管理帳票やリポートを実現している事例がある。

　上記は帳票作成工数削減の典型的な事例といえる。帳票1プログラム10万円と低めに見積もっても、10万円×500本＝5000万円のコスト削減効果となる。特にこれらの管理帳票やリポートは目的に応じて項目や条件が変わることが多く、本来、固定的な帳票として作成しておくことは適切ではない。また、本当は積極的に変えたいのに、その帳票を利用している部門が我慢をしていたり、Excelなどに再入力して加工したりしていることも少なくないはずだ。

　結果的に、業務システムの一部として開発するよりもBIツールを利用して作成する方が、開発生産性が向上するとともに、その後の修正も容易になる。場合によっては、リポートとして提供するよりもOLAP（online analytical processing）として自由にデータ活用と分析ができる環境を提供することで、企業の競争優位性においても大きなアドバンテージとなる。

　もちろん従来の管理帳票やリポートは最終的にプリンタで印刷しており、BIに移行することで、印刷コスト削減だけでなくCO2削減などの環境配慮の実践にもなる。また、紙の管理帳票などの場合は、拠点への配送コスト、保管のためのコスト、そして最後には廃棄に掛かるコストなど、実際には多くのコストが掛かっていることを忘れてはならない。

BIツールの導入や運用に掛かるITコストの削減

　BIツールは選び方によっては、その導入・運用コストはばかにならない。しかも選び方を間違えると、十分に利用されることなく部分的にしか使われていないということも発生する。特に将来的に他部署との連携を見据えて自部署でパイロット導入する場合は、料金体系を慎重に検討すべきだ。これまではITコストに対して比較的寛容だった企業も、現在の市場環境ではそうも言ってはいられない。特に運用開始後のコストである保守費用の負担が大きい場合は真っ先にやり玉に挙がる。そういう時代だからこそ、運用コストをBIツールの見直しに振り替えてしまうという手もある。

　こちらは将来的な社内展開を想定してBIツールを選ぶ必要があるということを物語る事例といえる。逆に少数ユーザーのみでの利用を想定しているのなら、ユーザーライセンスでの利用を選ぶ方が妥当だろう。また、ユーザーライセンスによるBIツールの年間保守費用よりも別のBIツールの導入費用の方が安いということも十分にあり得る話だ。

　もし、既にBIツールを利用しているのであれば、現状の活用状況と今後の展開を洗い出した上で、保守費用やシステムのメンテナンス費用をいま一度確認してみてはどうだろうか。ひょっとすると別のBIツールを導入することでITコスト削減を早期に実現できるかもしれない。

データ活用の基盤化によるコスト削減と内部統制への効果

　データ活用の仕組みを全社の基盤として構築する事例も増えている。従来は縦割りの業務システムごとにデータ分析の仕組みを用意することが多かったが、それぞれ独自の開発を行ったり、別々のツールを導入したりと効率が悪いこともある。

　また、より多くのシステムから集めて統合した方がデータの価値は向上する。それは、例えば会計のデータから見えてくることに、さらに販売のデータ、仕入れのデータ、配送のデータなどを加えることで、さまざまな事実が可視化されていくからだ。そのために統合した仕組みとしてデータ活用基盤が求められるようになってきた。

　ただし、データは活用方法によっては大きな価値を生むが、一歩間違えると機密情報や個人情報の漏えいといった企業にとって大きなリスクになりかねない。統合化することで管理すべき範囲を極小化できるため、内部統制やコンプライアンス上も統制しやすい環境を構築できる。内部統制の観点からは、IT全般統制のIT基盤の1つとして構築することで、コスト的にも運用上も優位性を持つことになる。

導入に失敗しないための部長職の役割

　ベンダーが提供している導入事例は成功事例であり、かつ導入成功に至るまでの苦労や導入後の課題については積極的に取り上げられていない場合が多い。事例の中には少なからず失敗事例や苦労があることを忘れてはならない。

　これらの事例に学ぶべきことは、開発当初はBIシステムとして満たすべき要件を確認してプロジェクトを進めたとしても、さまざまな要因で当初のもくろみと現実が乖離（かいり）する場合があるということだ。

　そこで、本稿ではBIツール導入にはぜひ部長職の読者が積極的に製品選定や要件定義に参加することを提案したい。本稿の冒頭でも触れた通り、BIツールの活用法は各企業でどのようにでも工夫できる。従って真に活用できるBI導入には、今後利用することになる現場の人々が日々感じている課題や「欲しいと思っているツールのイメージ」をどれだけ明確化できるかが非常に重要である。企業としての戦略と、それにつながる現場の効率化や生産性向上、そして目の前にあるコスト削減、これらすべてを同時に考えるのは非常に酷ではある。しかし、導入前にしろ、カットオーバー後の調整にしろ、現場視点のきめ細かなヒアリングは、情報システム部門や経営層よりも現場を統括する部長職の人々の方がやりやすいはずなのである。

BI事例活用、4つの注意点

　今回は、BIツール導入の効効果としてコスト削減の実際の事例を中心に幾つか紹介したが、事例は万能ではない。活用に当たっては以下の点に注意すべきだ。

1. すべての導入が成功事例ばかりではない（少なからず失敗事例がある）
2. ベンダーが提供している事例は、導入成功に至るまでの苦労や導入後の課題は取り上げられていない場合が多い
3. できるだけ多くの事例を見ることで導入成功のヒントが見えてくる（何らかの共通点があるはず）
4. できる限り自社の環境と近い事例を参考にする（業種、業態、企業規模、従業員数、環境などに大きく影響される）

　次回は「誰でも分かるコスト削減と、売り上げ・利益拡大のためのデータ活用シナリオ」というテーマで、BIツールの活用法を紹介する。