ユニファイドコミュニケーションの真骨頂、ビデオ会議が支えるワークスタイルの変化

会議における意思決定のスピード向上は、業務の効率化だけではなく、企業の競争力に影響する。新しいワークスタイルに対応した快適なオフィス会議環境を、UCでどこまで実現できるのだろうか。

公開 2010年06月30日 08時01分

更新 2012年09月04日 17時01分

著者

矢萩陽一

[ネットマークス]

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　業務上の問題をユニファイドコミュニケーション（以下、UC）で改善することを提案する本連載。今回は、企業内における「働き方」「働く場所」の多様化から起こるコミュニケーション課題を挙げ、UCで解消する方法を解説していく。ここで鍵となるのは、ビデオ会議システムに代表されるビジュアルコミュニケーションである。

外出先や在宅での会議環境をどうする？

業務課題1：

出張先や自宅からでは社内会議に参加できない

　会議は、組織がビジネス活動を行う上で重要なコミュニケーション手段だ。会議は通常、会議室に必要な参加者が集まって行われる。しかし、ワークスタイルの変化や組織を横断したチームでの協働作業の割合が増すにつれ、指定された時間、場所に集まって会議を行うことが難しくなってきている。

　また、必要な参加者全員を招集するために会議を業務時間外に行う、あるいは必要な参加者がそろわなかったためにもう一度会議を開くなど、非効率な会議運営が行われることも少なくない。こうした、重要な意思決定が行われる会議に関する問題は、どの企業でも抱えていることだろう。出張先からは社内会議に参加できない、在宅勤務のコミュニケーション手段が電話しかないといったケースもこれに含まれる。

　業務課題1の改善策は2種類ある。

解決策1-1：Web会議システムの利用

　上記の問題解消策として最近よく検討されるのが、Web会議システムの利用である。Web会議はPCとネットワークさえ準備できれば、場所を選ばずに会議を開き、資料共有を行うことも可能だ。

　ただし、電子化された資料を前提に会議を行うには有効だが、双方向で情報共有を行う場合は、操作や情報の伝達が少し難しくなることもある。Web会議で十分事足りる内容の会議もあるが、相手の表情や微妙なニュアンスを伝えたり感じたりすることが重要な会議などにはあまり適さないと考えられる。

解決策1-2：ビデオ会議システムの拡張とモバイル化

　遠隔間での集団コミュニケーションとして従来行われているのが、ビデオ会議システムによる会議である。ビデオ会議システムでは、相手の表情やニュアンスを伝えることも容易になる。また、システム導入後のコスト削減の即効性も高く、費用対効果が算出しやすい改善策といえる。

　しかし、システムが設置された場所でないと会議に参加できないなどの課題もある。外出または移動が多いといったワークスタイルの社員や在宅勤務員など、オフィスから離れた場所にいる社員は会議に参加できない課題も生じていた。このようなユーザーには、ビデオ会議システムの端末をモバイル対応にすることで機動性に富む会議環境を提供できる（図1）。

図1　ビデオ会議システムのモバイル化

　従来、ビデオ会議システムは専用の会議端末でないとシステムに参加できなかったが、昨今ではPCにビデオ会議端末専用クライアントを導入することにより、既存のビデオ会議との接続が行える。固定化された会議端末をPCにするだけで、ユーザーの利便性や機動性を大きく高めるソリューションとなり得る。

　また、「IBM Lotus Sametime」「Microsoft Office Communicator」に代表される統合コミュニケーションツールと相互接続して、既存ビデオ会議端末として参加することも可能だ。ビデオ会議システムをモバイル化することよる主な効果は、以下の通りである（表1）。

表1　ビデオ会議システムのモバイル化による効果
効果	業務に寄与する項目
参加者は場所に依存せず会議に参加できる	コミュニケーション問題解消生産性向上利便性
参加者のスケジュール調整の自由度が増す
会議室に関する問題解消（予約が困難、移動時間の節約）
在宅勤務における会議手段の提供

　ビデオ会議システムをモバイル化する場合の製品選びのポイントとしては、対外接続や利用者のモバイル接続方法、メーカー間の相互接続性、モバイルデバイスへの対応などを考慮する必要がある（表2）。

表2　ビデオ会議システムのモバイル化における製品選択ポイント
項目	選択ポイント
接続方法	ISDN・VPN接続など接続方法の選択肢
クライアント機能	情報共有機能などがモバイルクライアントに提供されているか
統合コミュニケーションツールとの連携	ビデオ端末機能を持ったコミュニケーションツールと連携可能か（プレゼンス機能連携など）

働き方・場所にまつわる新しいコラボレーションの創出

業務課題2：

オフィス間で密な対面会議を行いたい

　顧客向けの提案活動や社内の打ち合わせ、離れた拠点にいる社員のマネジメントなど、相手と対面で会議を行うビジネスシーンは多い。例えば、オフィスロケーションが違うために、対面で会議を行うにも移動が伴い、非効率な会議が行われている。しかし、対面会議に勝るコミュニケーション手段がないため、効率が悪いと感じながらも対面で会議を行うことが重要視される傾向にある。

　会議をしたい相手が同じオフィス内なら、会議室を利用すれば対面会議はできる。しかし、相手が離れた場所にいるために同じ会議室に集まれないケースも当然あり得る。それを解決するのが、移動を伴わずに綿密な打ち合わせが行えるビデオ会議やテレプレゼンスなどの遠隔対面型会議システムだ。なお、この課題には以下のようなケースが含まれる。

経営会議のための移動や出張を減らしたい
電話会議やWeb会議では相手に意思がきちんと伝わっていないことがある
離れた拠点にいる社員のマネジメントを行いたい
遠隔地の顧客との効果的な会議やサービスを実現したい

解決策2-1：ビデオ会議システムによる会議利用

　前述のようにビデオ会議システムは、会議室に設置することで離れた会議室間を接続可能になる。映像と音声による情報共有が可能なために、企業の対面型コミュニケーションツールとして広く使われている。

　従来のビデオ会議システムは、アナログによる画像品質が主流であり、情報共有を行う上では、細部の精度や資料共有などに難点がある。しかしながら、最近ではディスプレー装置の大型化やHD（High Definition）化により画像の品質向上が進んでおり、システムの有用性があらためて見直されてきている。

解決策2-2：テレプレゼンスを利用した会議利用

　テレプレゼンスは、会議者がお互いに離れたロケーションにありながらも、両者が同じ場に居合わせているような体感を共有するためのコミュニケーション製品として登場した。遠隔地にいる相手の表情の変化やボディーランゲージをも精細に伝達することにより、まるで目の前で対話しているかのような感覚を作り出せる。従来のビデオ会議では実現できなかった密度の高いコミュニケーションが可能な会議システムである。

設置環境の選択肢が広がるテレプレゼンス。写真はタンバーグ（シスコシステムズ）の「Telepresence」シリーズ

　会議以外の日常的な業務でも、テレプレゼンスは議論や相談のスピードアップ、ほかの事業所にいるエキスパートのアドバイスに基づいた意思決定、遠隔地にいるメンバーを含むチームでの共同作業を支援する。「会議室をITによってリアルにつなぐ」ため、ビデオ会議システムでは従来カバーできなかった会議シーンへの適用が可能となり、時間の有効活用だけではなく業務効率の向上にも寄与するだろう。テレプレゼンスの主な導入効果を表3に挙げる。

表3　テレプレゼンスの導入効果
効果	業務に寄与する項目
対面会議に匹敵する臨場感	業務課題改善生産性向上
会議室に関する問題解消（予約が困難、移動時間の節約）
新たな業務への活用の可能性（社内利用から顧客向けサービスへ）

　また、テレプレゼンスはこれまで専用ルームを設けて設置するタイプが多かったが、最近では既存会議室にそのまま設置できる製品や部屋の条件に応じてカスタマイズが可能な製品も登場している。今まで以上にオフィス環境に導入しやすい条件が整ってきた。

　テレプレゼンスの製品選択ポイントを表4に挙げる。

表4　テレプレゼンスの製品選択ポイント
項目	選択ポイント
操作性	ユーザーが利用しやすいインタフェースか
端末装置	専用会議室タイプのほかに既存会議室に導入できるタイプがあるか／カスタマイズ可能な仕様か
相互接続性	既存ビデオ会議システムとの相互接続が可能か
外部接続性	接続方法の多様性（NGN接続、インターネット接続など）

　上記のポイント以外に、実際に使ってみた使用感もこの種の製品選びでは重要となる。メーカー、ベンダーの検証施設やショールームで製品デモを利用することをお勧めしたい。

課題別UCの長所／短所を総チェック

　最後に、上記の解決策を講じる際に生じるメリットおよびデメリットをまとめてみよう（表5）。

表5　各解決策におけるメリットおよびデメリット
業務課題	解決策	メリット	デメリット（課題）
1	解決策1-1 ・Web会議システムの利用	・システムの投資コストを抑えられる・PCのみで会議が可能・資料共有が容易	・相手の表情などを確認することが難しい・資料が電子化されていることが前提
1	解決策1-2 ・ビデオ会議システムの拡張とモバイル化	・相手の表情など会議室の状況を確認可能・PCからでもビデオ会議システムに参加可能	・モバイル化のシステムインフラが必要・モバイルPCでのブローバンド回線利用が前提
2	解決策2-1 ・ビデオ会議システムによる会議利用	・既存ビデオ会議システムを利用可能・従来あるシステムのため使われやすい	・画面分割での多地点会議は相手との意思疎通には向かない
2	解決策2-2 ・テレプレゼンスによる会議利用	圧倒的な臨場感（対面会議に見劣りしない）・操作が簡易で使いやすい	・システム投資が高額・広いスペースを占有

　参考として、各業務課題の解決に必要な製品・サービスおよび導入時に必要な作業は以下のようになる（表6）。

表6　必要な製品・サービスと導入時の作業
業務課題	必要な製品やサービス	製品導入時に必要な作業（システム変更など）
1	解決策1-1 ・Web会議システム（ASPサービス利用を含む）	・Webブラウザ設定および専用クライアントのインストール・アカウント発行作業・ファイアウォール設定変更など
1	解決策1-2 ・ビデオ会議システム（および多地点接続装置など）	・会議システムの設定・社内ネットワーク機器の設定変更など
2	解決策2-1 ・ビデオ会議システム	・ビデオ会議システム設置・設定・社内ネットワーク機器設定変更など
2	解決策2-2 ・テレプレゼンス	・テレプレゼンス設備の設置・設定・社内ネットワーク機器設定変更など