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カスタムなしで最適な業務パッケージに仕立てる「SMILE BS 人事給与」

SMB向け業務パッケージ紹介【人事・給与編】：OSK

カスタムなしで最適な業務パッケージに仕立てる「SMILE BS 人事給与」

人事業務は企業のポリシーが反映するため、パッケージの標準機能だけでは満足できる製品が少なかった。「SMILE BS 人事給与」は必要な情報を自由に設定できるという点で、パッケージの限界を超えたものになった。

公開 2010年08月31日 08時00分

更新 2012年09月04日 16時51分

著者

富永康信

[ロビンソン]

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ユーザー目線での使い勝手がSMILEのこだわり

　大塚商会がオフコン用基幹業務システムの初代「SMILE」（SMILEα）を発売した1979年は、ソニーのウォークマン、NECのPC-8001、キヤノンのオートボーイなどが登場したエポックメイキングな年でもあった。

　それから30年以上を経て、SMILEシリーズはMS-DOS版、Windows版、SQL Server対応とプラットフォームを変遷させてきたが、常にこだわってきたのはユーザー目線による使い勝手の良さである。

　ノークリサーチが発表した「2009年中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート」で、年商50億円未満の中堅・中小企業を対象とした、ERP利用予定（今後導入したい・継続して利用したい）パッケージシェアで、SMILEシリーズが17.7％とトップを飾ったことは、その信念が評価された結果かもしれない。しかも、テレビや雑誌に広告を出さず、店舗販売もしない中での首位獲得は一目に値するものがある。

　現在、SMILEシリーズは対象とする企業規模の大きい順から、中堅・大手企業向けERPシステム「SMILE es」、そして「SMILEαAD」の後継として登場した中堅・中小企業向け基幹業務システム「SMILE BS」というファミリー構成になっている。今回は「SMILE BS 人事給与」にスポットを当てる。

パッケージに業務を合わせるか、カスタマイズか

　SMILE BS 人事給与は、人事管理業務から給与計算業務までをフルサポートする「スタンダードモデル」、給与機能だけに限定し価格を抑えた「ベースモデル」の2つから選択できる。過去に人事管理は独立したパッケージで提供していたが、2008年6月にSMILE BS（Best Solution）を新しくリリースするに当たり、人事と給与を組み合わせ、社員情報をシームレスに連携させたのがスタンダードモデルというわけである。

　SMILE BS 人事給与のターゲット層は、上位のSMILE esと少しかぶるものの、50～1000人規模の企業向けとなっている。スタンドアロンの最小単位からWANに至るまでのシステム構成に対応するので、成長期の中小企業でもシステム環境を柔軟に維持・継続できるよう配慮されている。

　そして最大の特徴は、カスタマイズを最小限度に抑えつつ、企業文化に合った最適なシステムを自由に選択できるようにしていることだ。

　人事と給与のパッケージ製品選びは、給与管理では法制度やユーザビリティ対応以外、業務は普遍的なので、いつの時代もあまり変わることはない。有休付与、労働保険年度更新、住民税額決定、年末調整などやることは定型化しており、企業の慣習や文化に左右されることも少ない。

　しかし、人事は給与と違って独自の企業文化や経営者のポリシーを反映しがちな業務であるため、パッケージのコンサバティブな標準機能だけでは不満が残る。従ってカスタマイズが必要となるのだが、開発に多額のコストや時間が必要で、ビジネス要求に柔軟に対応できないというデメリットも多い。それが人事パッケージの限界であった。

最大24種類の人事情報が管理可能

　SMILE BS 人事給与の人事情報は、社員コードや氏名などの基本情報をはじめとして14の情報がデフォルトで設定されており、給与計算に共通で利用する項目は給与情報に即時または一括でデータが更新される。この14情報のそれぞれに最大で10個まで自由に項目を追加できる。

　過去の所属の遍歴や異動履歴、資格取得、教育研修などをすべて日付で管理し、過去にさかのぼって情報を取得できる。資格情報は合格証書などを画像でファイルに保存。社員の顔写真や最寄り駅から自宅までの地図など、画像データとひも付けられている。

　注目は、このデフォルトの14情報に含まれず、独自に追加したい要素を、自由設定で最大10個まで新規登録できること。つまり、独自の管理項目を含めて最大24要素の人事情報が管理可能になるわけだ。

氏名・生年月日などを登録する人事基本情報。登録データは、給与計算時で利用する社員マスターに更新される。社員の顔写真を添付することも可能（スタンダードモデルのみ）《クリックで拡大》

SMILE BS 人事給与の人事管理項目
管理項目
・人事基本情報
・住所情報
・職制情報
・兼任情報
・前職情報
・考課情報
・資格取得情報
・賞罰情報
・自己申告情報
・休職情報
・学歴情報
・教育研修情報
・連絡先情報
・家族情報
・自由設定情報 1～10

カスタマイズなしで情報を自由に設定

　「この自由設定情報機能により、企業のやりたいことの8割は網羅できる」と語るのは、OSK 営業本部営業統括課部長を務める小野隆司氏だ。OSKは大塚商会の100％子会社でSMILEシリーズの開発全般を担ってきた。

「SMILE BSでは自社に最適なシステムを自由に選択することでカスタマイズを最小限に抑えられる」と語る小野氏

　「ある建設業では、この自由設定で『工事情報管理』を作り、工事入札の参加に必要な工事実績調書や技術者経歴書などを作成している」と小野氏。入力項目やマスター参照項目の追加、けた数などを自由に設定可能なので、各地域や市区町村によって異なる申請項目や自社の事業形態によって変更・追加したい項目などにも柔軟に対応できるのが好評だという。この会社は従業員が20～30人規模の建設業だが、工事経歴の管理に人事情報を活用して過去にどんな工事を行ったかの種類や場所の検索のほか、受注先・受注金額・資格・工期などの詳細一覧も作成している。

　建設業だけではない。介護サービス業ではこの自由設定情報機能を利用して、助成金申請のために介護従事者の資格や過去に従事した仕事の履歴管理に人事情報を応用している。ある中堅SIerでは、過去のプロジェクトごとにSEの仕事履歴を管理し、類似プロジェクトを横ぐしで検索することで新規プロジェクトの人選に使っている例もあるという。

自由設定情報機能。定型で用意されている情報以外に管理したい情報を最大10種類、各情報40項目まで自由に設定できる（スタンダードモデルのみ）《クリックで拡大》

他システムとの連携でパワーアップ

　SMILE BS 人事給与は、ほかのシステムと連携することでさらに使いやすくなる。従業員数が増えると、社会保険関係、離職票などの作成が煩雑になるが、厚生年金基金や健康保険組合への提出の算定基礎届、月額変更届など組合ごとに微妙にレイアウトが異なるのが悩みだ。SMILE BS 人事給与に社会保険届け出書発行システム「社保エース」（オプション）をジョイントすることで、各組合のレイアウトに合わせた帳票出力が可能になる。

　また、より人事情報を活用したいという企業には、OSKオリジナルの統合型グループウェア「eValue NS」との連携機能がお勧めだ。SMILE BSの組織情報、社員情報などをCSV形式で出力し、eValue NSシステムに取り込むことで、組織管理、部署管理、ユーザー管理を設定できる。

eValue連携用人事情報CSV出力機能。組織情報、社員情報をCSV形式で出力し、eValue NSシステムに取り込むことで、eValue NSの組織管理、部署管理、ユーザー管理の設定を行える（スタンダードモデルのみ）《クリックで拡大》

社員1人ひとりに適した項目で作る給与明細書

　一方の給与機能だが、複雑な給与計算に対応するため、月ごとに変わる勤怠・支給・控除項目を登録できる。さらに複数の社員の給与情報を一括処理する際には一覧型の入力、社員1人ひとりの情報を処理したい場合はカード型の入力といった使い分けができる。中でもユニークなのは、社員の給与の支給内訳を最大5通りまで設定できること。例えば、「田中さんの場合、A銀行に5万円、B銀行に10万円、残りはC銀行に全額振込」という調整が可能になる（振込先は最大3カ所＋現金＋社内預金＝計5通り）。

　また、給与明細の支給項目を個人別に細かくレイアウト変更できる。支給で80項目、控除で80項目、勤怠で40項目が用意されており、給与明細書のレイアウトは10パターン設計できるので、パートや役員という立場別に不要な項目欄を増減させて空欄をなくし、社員の立場に配慮した給与明細書が作成できる。「項目があっても金額が印字されていないと寂しい思いをするもの」と、小野氏はこの機能を加えた理由を打ち明ける。

給与情報登録。給与計算で使用するさまざまな社員情報を、あらかじめ登録することができる。人事情報で登録済みの項目は自動表示される《クリックで拡大》

多元期間集計で事業計画の判断材料に

　SMILE BS 人事給与では、支給額を計算によって求める場合、よく使われる計算式（基本給、残業手当、欠勤控除など）を埋め込んで作業を容易にしているほか、独自の給与規定（皆勤手当、寒冷地手当など）に合わせて複雑な計算式を設定することも可能だ。

　さらに、給与情報の入力はMicrosoft Excelライクな画面で作業でき、給与計算に必要な残業時間などの勤怠情報や今月だけ支給する手当額など変動項目を入力するだけで給与明細書の作成が可能になっている。

　「SMILE BS 人事給与で注目してほしいのは、多元期間集計が得意なこと。給与や賞与データを所属別、社員別、分類別にさまざまな指定ができ、複雑な3元の集計表も簡単に構成することができる」と小野氏は強調する。例えば、所属別・職種別に残業時間を集計して人材の再配置の資料にしたり、勤怠データを集計して賞与査定データにしたり、会計期間の人件費を集計して事業計画の判断材料にしたりといった使い方が考えられるという。

　「もう1つ、給与明細書はレーザープリンタ用の簡易袋とじ用紙にも対応しているので、社員の少ない企業でも大企業と同じ袋とじ明細書が出せる」（小野氏）。こうした、ちょっとうれしい配慮は、長年中小企業と向き合ってきたSMILEならではの設計といえる。

多元期間集計表。所属別・社員別・分類別に給与／賞与データを多元的に集計。複雑な3元集計表も作成する《クリックで拡大》

ユーザー画面を共有するリモートメンテナンス保守も

　そのほかOSKでは、SMILE BSシリーズ全般で、オンサイトにてインストールや初期設定を行う導入設定サービス、活用方法を説明する訪問指導サービス、電話でのサポートサービスなどのほか、ユーザーが了承すればインターネット上でユーザーの画面を共有し、具体的に指示をするリモートメンテナンス保守も行っている。

　また、税法改正など実際の施行までの時間が短い場合が多く、パッケージの機能も更新タイミングのタイムリーさが重視されていることから、保守サービスの契約期間中はインターネットからいつでも最新版をダウンロードできるオンラインアップデートを行っている。

　SMILE BS 人事給与ではデータセキュリティも細かく配慮されている。登録画面での操作ミスによるデータ変更や削除などのリスクを回避するため照会専用の画面を用意し、大事な登録データを保護している。組織や所属、役職、雇用区分などによって登録データへの参照制限や入力権限の設定が行え、さらに項目ごとに参照／非参照を設定することもできる。

　さらに、いつ、誰が、どのPCで、何をしたという情報を操作ログとして保存し、印刷やファイルのコピーなどの持ち出し操作を特定して記録。ユーザーの利用状況と不正アクセスの監視を行い、監査証跡に用いることも可能となっている。