企業の情報共有、目下の課題は「ポリシー整備」と「情報の検索・再利用」

TechTargetジャパンで実施した調査から、企業における情報共有ツールの利用状況と課題を紹介。Twitter、Facebookなどの業務利用はそれほど進んでおらず、むしろ利用を禁止している企業も多いようだ。

公開 2011年08月19日 09時01分

著者

納富友三

[TechTargetジャパン]

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　TechTargetジャパンは2011年7月12日から21日、会員を対象に「情報共有」に関するアンケート調査を実施した。調査からは、現在情報共有のために導入しているツール、現状の情報共有環境の課題などが明らかとなった。本稿では調査の一部を抜粋して紹介する。

調査概要

目的：TechTargetジャパン会員の情報共有環境について調査するため

方法：Webによるアンケート

調査対象：TechTargetジャパン会員

調査期間：2011年7月12日～21日

有効回答数：200件

※回答の比率（％）は小数点第1位を四捨五入し表示しているため、比率の合計が100％にならない場合があります。

情報共有のために導入しているツールは？

　情報共有のために導入済みの製品／サービスを尋ねた結果、「電子メール」（93.5％）、「ファイルサーバ」（85.5％）、「グループウェア」（79％）などはほとんどの企業で導入されている。それに対して、昨今メディアなどで取り上げられることの多い「社内SNS」（7.5％）、「社内ブログ（7.0％）」、「社内Twitter」（4.0％）などは総じて1割以下の導入率だった。

図1：情報共有のために導入済みの製品／サービス

課題はポリシー整備と文書を含む情報の検索・再利用

　現状の情報共有環境の満足度を尋ねたところ、「満足している」と答えた企業はわずか1割。「不満を感じている」（37.5％）企業に情報共有環境の課題を尋ねたところ、「情報共有する際のポリシーができていない」（48.0％）、「情報の検索、再利用が難しい」（44.0％）、「利用を推進する部門がない」（42.7％）などが多く挙げられた。

図2：情報共有環境の満足度

図3：情報共有環境の課題

　また、グループウェア導入企業に導入済みグループウェアの課題を尋ねたところ、「文書管理・文書検索機能が弱い」（31.6％）、「一部の機能しか利用していない」（27.8％）、「ワークフロー機能が弱い」（22.8％）などが多く挙げられた。先述した情報共有環境の課題（図3）でも「情報の検索、再利用が難しい」が比較的多く挙げられており、併せて考えると文書を含めた情報の検索・再利用が目下の課題となっているようだ。

図4：導入済みグループウェアの課題

運用コストに課題を抱えるLotus Notes/Dominoユーザー

　一方、今回の調査において導入企業が最も多かった「Lotus Notes/Domino」に課題を絞り込むと、実に過半数が「運用管理コストが高い」と回答。次いで「文書管理・文書検索機能が弱い」（42.9％）が多く挙げられており、蓄積してきた情報資産の運用方法、それに伴うコスト増に悩む企業が多い状況が見て取れる。

図5：Lotus Notes/Dominoユーザーの課題

Twitter、Facebookは大企業の4割以上が利用を禁止

　最後に、無料サービスを含む情報共有ツールの中で、利用を禁止しているものを調査した結果を紹介したい。大企業（従業員1001人以上）ほど禁止しているツールが多く、中でも「mixi」（57.4％）、「インスタントメッセンジャー（IM）」（55.6％）、「Skype」（53.7％）、「GREE」（51.9）は大企業の過半数が利用を禁止している。また、「Twitter」「Facebook」に関しても大企業の4割以上が利用を禁止している。

図6：利用を禁止している情報共有ツール（従業員数別）

図7：利用を禁止している理由

　これらのツール利用を禁止している理由は「社内ポリシーに反する」（66.7％）がトップ。次いで「セキュリティが不安」（50.4％）、「私的利用による生産性の低下を懸念」（40.2％）が多く挙げられた。情報共有環境の課題（図3）と併せて考えると、これらのツールを業務利用するには、まず社内ポリシーの見直し、もしくは現状の社内ポリシーに合致させるための環境整備が壁になっているようだ。