作り込んだNotesの置き換えに焦点を当てた「Gluegent Apps ワークフロー」

　日本企業ではまだまだ多くの「IBM Lotus Notes/Domino」が稼働している。その中で、サポート切れの旧バージョンを使い続けているユーザーが多いという事実は、多くのユーザー・ITベンダーが耳にしたことがあるだろう。実際筆者のところにも同様の相談はよく寄せられる。こうしたNotes遺産を持つ企業は、古いNotesを塩漬けにして使うか、大手システムインテグレーターやITコンサルティング会社が提供する高価な移行ソリューションを利用するくらいしか遺産を生かす手段がなかった。

　こうした企業にフォーカスし、スムーズなGoogle Appsへの移行を支援するワークフロー製品がサイオステクノロジーの「Gluegent Apps ワークフロー」だ。Gluegent Apps ワークフローは、一般的なワークフローというよりもBPM（Business Process Management）の領域に近い多機能を盛り込むが、コーディングを伴うような複雑な設定やプラットフォーム化は指向せず、あくまでマウス操作で設定できるような分かりやすさを目指している。稟議書の申請、承認、差し戻し、却下など、進行状況は画面上で一覧できる。

Gmailのガジェットおよび申請メール（左）とタスク一覧（右）《クリックで拡大》

タスク処理画面《クリックで拡大》

申請フォームレイアウトを自在に作成できる「Cloudstep Workflow」

　システナの「Cloudstep Workflow」は、メールソフトに近い操作性を実現したGoogle Apps連携ワークフローだ。申請フォームレイアウトを自由に作成できるだけでなく、複数のテンプレートが用意されているため、ワークフローシステムを利用したことのない企業でも素早く導入できることが特徴だ。Amazon EC2上で稼働し、Google Appsでログインすると認証なしでそのままワークフローを利用できる。承認者が未承認の場合に処理を促すメールがGmailに自動的に送信される機能が搭載されている。さらに携帯電話やスマートフォンでの承認・却下処理が可能なため、外出先からでもフローを進めることができる。

Cloudstep Workflowの画面《クリックで拡大》

Android端末での承認画面

iPhoneでの承認依頼メール

iPadにも対応する「rakumoワークフロー」

　日本技芸の「rakumoワークフロー」は、紙文書やメールで稟議や回覧を行っている企業や、国産のオンプレミス型ワークフロー製品を利用している企業がGoogle Appsへ移行することに焦点を当てた製品だ。あえて機能を絞り込んだマニュアル不要の使いやすさを前面に出しているが、条件による経路分岐や申請書内での四則演算などの機能は削ぎ落とさず、Google App EngineのHRD（High Replication Datastore）オプションに対応して実装している。また、iPadからの申請の利便性を上げるためにGoogleドキュメントとの連携を強めている。例えば、iPad 2で撮影した領収書の写真をツールでGoogleドキュメントにアップロードし、rakumoワークフローで領収書の写真を添付ファイルにして経費申請を行うといった使い方が可能だ。

rakumoワークフローの画面《クリックで拡大》

iPhoneでの承認画面

ワークフロー拡張製品はどのような基準で選ぶべきか

　Google Appsのワークフロー拡張製品はこれら3製品だけでなく、今後も新しい製品が出てくるだろう。しかし、ワークフローの進化の方向性としては、複雑な業務フローやある意味芸術的な申請フォーマットをITに写し取るための機能進化ではなく、よりソーシャルに機能する形になっていくべきだと筆者は考えている。本稿執筆に当たって話を聞いたサイオステクノロジーでも、「2012年以降、企業SNSが爆発的に普及するのではないか」と推察している。

　複雑でIT化が困難なワークフローが、果たしてビジネスに大きなベネフィットをもたらすだろうか。Googleの主張が全て正しいとは言わないが、日本企業が好むような複雑で高機能なワークフローは、Googleが考えるグローバルスタンダードとしては捉えられていないのが現状だ。従ってGoogle Appsのユーザー企業におけるワークフローは、定型化できるフローはシンプルなワークフロー、非定型なコミュニケーションに近いフローはGoogle＋のようなコラボレーションツールを利用するといったように、用途によって使うツールが分かれていくと筆者は考えている。

　サイオステクノロジーがNotesからGoogle Appsへの移行を請け負った企業の事例では、Notes上に実装されているフローの約60％が不要なフローだという。これはNotesに限った話ではない。ワークフローのシステム化を考える際には必要以上に多くのフローや申請を盛り込まないよう、必要なフローや申請書を見極めた上で、製品選定を行っていただきたい。