連携ツールでNotes徹底活用【帳票編】帳票ツールで完成するNotesワークフローの徹底統制

Notesでワークフローを構築している企業は多いが、そこでやりとりしている帳票の管理はできているだろうか。Notesと帳票ツールを連携して、ワークフローの徹底統制を実現しよう。

[納富友三，TechTargetジャパン]

Notes＋帳票ツールでワークフローのデータ管理を実現

　2008年の日本版SOX法適用に伴う内部統制強化から、IT統制が求められている。各種データをやりとりするアプリケーションも例外ではない。日本アイ・ビー・エムの「IBM Lotus Notes/Domino」（以下、Notes）は、電子メール、掲示板、データベース、スケジュール管理などの機能を備え、大きなシェアを誇るグループウェアだ。Notesではさまざまな業務が行われ、メールの添付ファイルやデータベース内のファイルなど、機密情報を含む多くのデータが集約される。その管理は、ユーザー企業にとって必須といえる。

　アプリケーションの統制には、以下の3つのデータ処理過程における管理が求められている。

1. インプット管理
2. プロセス管理
3. アウトプット管理

　インプットの解釈はさまざまあるが、統制上最も重要なのは会計データに反映されるものだ。会計データというと会計ソフトやERPに入力するデータを思い浮かべるが、そのデータはいきなり作成されるものではない。稟議、承認、見積もり、発注、契約、支払いといった業務プロセスを経て入力されるものだ。その各プロセスで作成されるのが「帳票」である。

　万一不正が行われた場合、疑うべきは会計ソフトに入力したデータだけではない。監査に耐え得るデータ管理を行うには、見積もりまでさかのぼって把握する必要があるだろう。つまり、いずれ会計データへとつながる金額が書き込まれた稟議書・見積書・発注書・契約書・請求書といった各帳票を「いつ・誰が作り（インプット）、いつ・誰が承認し（プロセス）、いつ・誰に送ったのか（アウトプット）」を企業は把握しなければならない。

　また、承認というプロセスでは、場合によっては何人もの担当者が該当帳票を確認する必要がある。例えば営業担当者が作成した請求書を上司が承認し、必要であれば経営者の承認を得るといった具合だ。こうした承認プロセスをスムーズに進めるには、ワークフローの構築が有効だ。その点、Notesは情報共有、電子メールといった文書の蓄積管理が得意であり、ワークフロー処理に向いている。交通費精算をはじめとする日々の伝票事務業務はもちろん、申請フォームなども一定のNotes開発スキルがあれば社内で作成可能だ。つまり、Notesで行われているワークフローのログを取ることで、Notes上のデータのプロセス管理は実現できる。ここに帳票ツールを利用してワークフローに乗せる帳票の作成・出力ログの取得と帳票の保存を補完すれば、Notes上のデータ管理をNotesだけで完結することができるのだ。

　今までは、ワークフローを通さなければならない帳票はNotesで、それ以外はExcelや紙でと、その時々で運用していた企業もあっただろうが、日本版SOX法本番の年である2008年度からはそうはいかない。すべての承認作業をワークフローに乗せるとともに、帳票を電子化して証跡として保存しなければならないのだ。

Notes管理者の工数とユーザーの帳票作成工数を削減

　普段Excelなどで行っている帳票作成と同じように、Notes上で帳票を作成したいというニーズは多いはずだ。しかし、特に日本の帳票は企業それぞれで細かく設計されている。各項目の角は丸める、製品名を列挙する欄は点線にする、金額には3けたごとにカンマを入れるなど、挙げればきりがない。これをすべて網羅した画面をNotes上で作成しようとすると、かなりの工数が掛かることは容易に想像できる。また、帳票は必ずしも定型ではなく、送付する相手や入力項目によってフォーマットを微調整したいということは往々にしてある。そのたびに管理者が開発を行っているのでは、その工数も無視できない。フォーマットは極力ユーザーがいじれるようにするのが望ましい。

　通常、Notes上で帳票を作成できるようにするには、入力用の画面と出力用の画面の両方を設計し、それを連動させるプログラミングが必要だ。しかし帳票ツールのなかには、出力フォーマットをユーザーレベルで作成でき、それを作れば自動的にHTMLの入力画面が作成されるものもある。インターネットのショッピングサイトのように必要事項を入力していけば、それが自動的に反映された帳票が完成するというわけだ。もちろん、Excelなどで作成した帳票を帳票ツールに読み込ませることも可能だ。

　Notesは全従業員で使える便利なグループウェアだからこそ、帳票入力用のユーザーインタフェースも極力誰もが使える直感的なものであるべきだ。帳票ツールの利用はそれを手助けする1つの解といえる。

Notesと帳票ツールの連携画面。左上の会社名をクリックすると、右側の帳票入力画面の社名記入欄に自動的に社名が入力される《クリックで拡大》

金額、製品名などの必要事項を入力し、「見積作成」ボタンを押すと、PDF化された帳票を作成できる《クリックで拡大》

作成した帳票は直接印刷できるとともに、Notesで保存可能だ《クリックで拡大》

　また、帳票ツールは専門ツールであるだけに、入力画面の細かい設定が可能だ。例えば、記入漏れや文字数オーバーの際にアラートを出したり、［Tab］キーで入力欄を移動できるといった具合だ。細かいところではあるが、帳票に必ずといっていいほど入力する「作成年月日」をカレンダーから選択したいというニーズも多い。ツールを利用すれば入力画面にカレンダーを設けることも可能だし、それとは逆にNotesのスケジュール欄に「見積書作成」といったボタンを用意し、そこをクリックすれば既に作成年月日が入力された見積書作成画面を立ち上げる、といったことも可能だ。

さまざまなニーズに対応する帳票ツールでNotes徹底活用

　Notesでよく行われる作業として、各種の申請作業がある。申請書などはExcelで専用のフォーマットを用意している企業が多いが、帳票ツールを使ってNotes上で直接作成し、そのままNotesのワークフローに乗せるといった運用も可能だ。さらにこの申請作業は「オフラインでもできるようにしたい」というニーズが意外と多い。例えば「出張清算を帰りの新幹線でやってしまいたい」といったケースだ。帳票ツールはオフラインでもNotes上で帳票作成を行え、それを社内LANにつなげた際に自動的にDominoサーバに送るといった利用が可能なものもある。これならExcelで同じフォーマットを別途作成しておいて、会社に戻ってからNotesに入れ直すといった作業は必要ない。

　また、帳票はNotesの中で完結するものではない。印刷し、先方に渡して初めて意味を成すものが多い。見積書はその最たる例だ。帳票ツールを使えば、きれいに整形された見積書をNotes上から印刷し、さらに「どういう見積もりをどこにいくらで出したのか」というログを取ることができる。「営業一課の○○さんは過去にこういう内容で見積書を出力していますが、発注された金額と違っていますよ」といった内部統制上のチェックが可能なのだ。

　Notesは使い勝手のよさから各企業で独自の進化を遂げており、「もはやNotesから抜け出せない」というユーザー企業は多い。極端にいえば、日々の業務のほとんどをNotesで行っている企業もあるだろう。帳票ツールをNotesと連携することで、Notesの使い勝手と統制力をさらに高めることができるだろう。

Notes連携帳票ツール製品紹介

　ここではNotesと連携する帳票ツールを幾つか紹介する。「作り込めば何とか連携できる」といった製品ではなく、比較的容易に連携できる製品を選んだ。参考にしてほしい。

■ウイングアーク テクノロジーズ

製品名	StraForm-X
画面	《クリックで拡大》
概要	Word、Excel、PDFなど既存の業務書類を基にWeb入力画面を設計することができる。標準技術とノンプログラミング設計により、入力環境をWebブラウザで提供。帳票出力環境を短期間で構築できる「Super Visual Formade」、帳票を基点に業務データを集計分析する「Dr.Sum EA」も提供している。

■PFU

製品名	BIP 10
画面	《クリックで拡大》
概要	作成した帳票データから検索キーを自動的に抽出し、キーワードとして付与することで文書管理ソフトにダイレクトに登録が可能。作成するPDF形式のセキュリティにも注力しており、参照期間の制限やURLでのアクセス管理、パスワード設定、印刷抑止設定が可能だ。

■エム・アイ・エス・テクノロジー

製品名	XSL Maker
画面	《クリックで拡大》
概要	XMLからPDFファイルを生成する高速レンダリングエンジンと、XMLを基にXSLを作成するオーサリングツールで構成される。Notesデータベース上の各種データをGUI操作で1つにまとめてPDFファイルを自動生成でき、ユーザーはXSLの知識を意識することなく電子帳票を作成できる。

■日本オプロ

製品名	OPRO X Server
画面	《クリックで拡大》
概要	Notesとは別サーバで稼働でき、Notesと同時にほかのシステムとも連携が可能。「OPRO X Designer」を利用して帳票を設計し、入力インタフェースとしてNotesのフォームを利用する。データベースにアクセスし、必要なデータを引き出してグラフ表示することも可能だ。

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