“脱Excel”か“活Excel”か

Excelの長過ぎる関数式をシンプルにするために、職場で心掛けたいポイント

気が付けば「Microsoft Excel」の関数式が長文に……。作成者なら理解できる関数式も、第三者が読み解くのは一苦労だ。チームで使うExcelツールならば、シンプルな関数式にしておかないと大きなデメリットが。

Excelの関数はなぜ複雑になるのか

　学校や資格試験で出題されるテストでは、テストの答案用紙に解答欄が必ず設けられています。当たり前ですが、解答欄以外に答えを書いても正解にはなりません。論述式の問題であれば、解答に必要な文字数が定められていることが一般的で、この場合は定められた文字数を満たすことも解答の要件として求められます。つまり求められる問いに対して、その答えを指定された箇所に指定された手順で記載しなければなりません。

　企業が業務で使用する帳票やシステムについても、基本的に同様のルールがあります。テストのように「知識の定着度合いを確認する」という意味はありませんが、企業の業務でも指定された欄に指定された内容を正しく記載してもらうことが重要になります。従ってシステム設計者は、帳票であれば視覚的な分かりやすさを追求し、システムであれば入力の漏れや、指定された文字数が入力されているかどうかをチェックする機能を実装し、入力ミスを減らす工夫をすることになります。

　このように、私たちは学生の頃から「答えを記入すべき場所に、指定された方法で記入することが、正しいこと」だと認識しているといっても差し支えないでしょう。表計算ソフトウェア「Microsoft Excel」（以下、Excel）の関数式が長くなる原因も、このような認識によるところが大きいかもしれません。「テストの問題に対する答え」を「関数式を使用して算出された結果」になぞらえて考えると、解答すべきセルの中に必要な関数を全て入力してしまうことに、特段、疑問を持たなくても不思議ではありません。しかもExcelの数式バーは、通常は1行分の表示領域しかありませんが、必要に応じて縦方向に表示領域を拡張できます。つまり解答欄を拡張できるわけです。事実上、解答欄の文字数に制限がないも同然です。関数式が長く複雑になることを、Excelは機能上許容しているとも言えます。

Excelの関数式が長く複雑化することのデメリット

　だからといってExcelの関数式をいたずらに長く複雑にしても、良いことはありません。むしろデメリットが大きくなるのが事実です。

関数式が長く複雑になるとミスに気付きにくい

“脱Excel”か“活Excel”か

　ほとんどの企業が使っている表計算ソフト「Microsoft Excel」（以下、Excel）。便利なツールですが、本来の目的を超えて“使いこなし過ぎる”ことが、かえって業務効率を低下させてしまったり、業務の属人化につながってしまったりする場面があるのではないでしょうか。 　このコラムでは、日常業務でよく見掛けるExcelの活用例を紹介しながら「こんな場面は脱Excelを考えた方がよい」「こういうExcelの活用法はお薦め」といった知見を紹介していきます。

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