「Microsoft Teams」を生かし切る8つの使い方【後編】
「Teams」で電話やチャットbotを使う方法とは？
「Microsoft Teams」の有効活用法を紹介する本連載。今回はサードパーティーのSaaSや電話、チャットbotによるコミュニケーションに役立つTeamsの使い方を紹介する。
コラボレーションに役立つ幅広い機能を提供するMicrosoftのユニファイドコミュニケーション（UC）ツール「Microsoft Teams」。中編「『Teams』を使えば会議での“言語の壁”がなくなる？」に続く本稿は、サードパーティーツールのスムーズな利用に加え、電話やチャットbotによるコミュニケーションに役立つTeamsの使い方を紹介する。
6．他社SaaSのシームレスな活用
最近では、さまざまな業務用ツールがSaaS（Software as a Service）として提供されるようになり、Webブラウザで利用できるようになってきた。TeamsはAtlassianのタスク管理ツール「Trello」やバグ追跡ツール「Jira Software」、Smartsheetの同名タスク管理ツールといった他社SaaSをタブとして追加できるようにしており、従業員はTeamsから離れずにこれらのSaaSを利用できる。
Teams内にタブとして追加できる他社SaaSは限られる。ただしMicrosoftは対象を継続的に増やし、人気のSaaSを加え続けている。
7．電話の利用
企業がMicrosoft 365の通話プランを利用すれば、従業員がTeamsをソフトフォンとして使い、電話をかけたり受けたりすることができるようになる。Microsoft 365の最上位ライセンス「Office 365 E5」には構内交換機（PBX）機能の「電話システム」が含まれるが、それより下位のライセンスである「Office 365 E1」「Office 365 E3」の場合は、追加料金を支払って、電話システムを追加する必要がある。
電話システムは、電話帳、ボイスメール、電話の受発信、保留など、一般的なPBXで利用できるほとんどの機能を提供する。Teamsを使った電話の受発信も可能だが、物理的なデバイスを使いたい場合は、Teamsと連携可能な従来型の電話機を利用することもできる。
8．チャットbotの活用
Teamsは、AI（人工知能）技術を活用した自然言語によるチャットが可能なさまざまな「チャットbot」を活用できる。従業員はチャットbotとチャットしながら、必要な情報やファイルを入手することが可能だ。例えばTeamsで利用可能なチャットbotの一つである、Anaekの勤怠管理用チャットbot「AttendanceBot」は、出勤時間と退社時間を管理できる。従業員がAttendanceBotに「in」と入力すると出勤を記録でき、「out」と入力すれば退社を記録できる仕組みだ。
Microsoftが提供する「Who」は組織内の同僚や、特定テーマに関するエキスパートの情報を提供してくれる。Subcurrentの「Polly」はアンケート調査に利用できる。Microsoftはまた、ユーザーがC#やJava、Python、JavaScriptなどのプログラミング言語を使ってチャットbotを構築できるSDK（ソフトウェア開発キット）も提供している。
Teamsには、さまざまな企業に共通するコラボレーションニーズに応える機能がある。ただし、そうした機能を生かせるかどうかはIT担当者次第だ。IT担当者がTeamsの使い方に関するトレーニングやガイダンスを提供し続けることによって、従業員はTeamsをフルに活用して、毎日の仕事の効率向上に役立てることができる。
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