商品販売に関するプレゼンテーションや契約交渉、現在の財務状況のレビューのような会議をすると一般的に、やるべきことや次のステップを決める流れになる。やるべきことの例としては、顧客に送付する見積もりの作成、契約の見直しに関する従業員の同意取り付けなどがある。こうした決定事項は通常、手書きのメモやPC内のデジタルメモとして記録する。テレワークをする従業員の増加に伴ってWeb会議の頻度が増えると、従業員がこうした情報を入手するのは大変になる。参加者が多い会議では特にそうだ。

　LogMeInの「GoToMeeting」、Zoom Video Communicationsの「Zoom」、Microsoftの「Microsoft Teams」など、さまざまなWeb会議ツールがこうした問題を防ぐために、会議の文字起こし機能を提供している。この機能は、人が話した言葉をテキストとして記録し、会議参加者が利用できるようにする。この機能により、管理職や参加者が会議内容をメモに残す必要がなくなるだけでなく、会議内容の記録の中立性を確保しやすくなる。

機能2．多言語会議の翻訳

　一部の会議では人々が国境を越えて仮想的に集まり、やりとりする必要がある。こうした会議において参加者が異なる言語で会話する場合があり、その場合は議論がしにくい。企業は通訳を雇うこともできるが、それにはコストがかかる他、通訳が間に入ると、やりとりが煩雑になる。一方で通訳を雇わなければ、やりとりの中で誤解が発生する恐れもある。

　多言語会議を可能にするために利用できる選択肢はたくさんある。例えばMicrosoft TeamsとMicrosoftの「Skype」は、テキストをやりとりする際に翻訳テキストを参照できる。だがこの機能はWeb会議などのビデオ通話では利用できない。ビデオ通話向けの選択肢の例として、Microsoftの音声翻訳・音声合成サービス「Speech Services」とMicrosoft Teamsを組み合わせる方法がある。この方法は、話した言葉を文字起こしし、リアルタイムに翻訳して、会議参加者が翻訳結果を読んだり聞いたりできるようにする。Speech Servicesが翻訳対象にできる言語は30種類以上あり、多言語会議を実現できる。

機能3．画面共有

　今どきのWeb会議ツールは、会議参加者が画面を他の1人以上の参加者と共有できる機能も提供している。この画面共有機能へのニーズは大きくなっている。従業員が他のチームメンバーからのリモートでの支援を必要とする場合があるからだ。画面共有機能は、会議参加者がプレゼンテーションの一環として、プレゼンテーション資料やスプレッドシートなどのデジタルコンテンツを他の参加者に表示する必要がある場合にも役立つ。

機能4．他のツールとのシームレスな連携

　ツール内から他のツールにアクセスできるようにしているWeb会議ツールもある。Microsoft Teamsは、まさにこうした連携を可能にした。Microsoft Teams内から他のツールを使えるようになり、エンドユーザーはMicrosoft Teamsの画面を離れずにCRM（顧客関係管理）ソフトウェアを使ったり、「Microsoft SharePoint」「Microsoft Planner」といった各種ツールを利用したりできる。このアプローチはツールの切り替えを減らし、Web会議ツール内から他のツールに素早く簡単にアクセスしたいエンドユーザーに適している。

　後編は、Web会議ツール導入時に検討すべき課題を整理する。