複数ユーザーで編集するには？
なぜか知られていない、Excelシートを共有するシンプルでクールな方法
パブリックフォルダを利用すれば、Microsoft Excelシートをユーザー間で共有できる。だがOneDriveやWindows 8.1のホームグループを使った方が便利だ。
「Microsoft Excel」のスプレッドシートに、複数のユーザーが同時に変更を保存できるようにパブリックフォルダをセットアップするには、どうすればいいだろう？
Microsoft Excelのワークブックを複数のユーザーと共有し、ファイルを同時利用することは可能だ。しかし、ファイルが壊れたり、ワークシート内でデータが書き換えられたり、あるいはワークシートのデータが全て消えてしまった、などのトラブルの報告も数多く寄せられている。
こうしたトラブルは、パブリックフォルダ、ワークグループ、サーバなどを利用して、ユーザーがワークブックを共有しようとしたときに発生する。また、ワークブックを共有すると、条件付きフォーマット、グラフ、ピボットテーブルなど、Excelの機能の一部が使えなくなることも問題だ。
こうした問題を回避する1つの方法は、「OneDrive」の「Excel Online」を利用することだ。複数のユーザーで同一のワークシートを編集でき、ほとんどリアルタイムで他のユーザーがどのセルを編集したか分かるようになっている。また、もう1つの選択肢は、「Microsoft Access」など、本格的なマルチユーザーデータベースアプリケーションへの移行である。
しかし、どうしても「Windows 8.1」のパブリックフォルダを利用してワークブックを共有したいというのであれば、まずは「ホームグループ」の読み取り／書き込みの共有設定を有効にする必要がある。旧バージョンと異なり、Windows 8.1のパブリックフォルダは、ファイル共有機能である「ホームグループ」の一部になっている。ワークブックにアクセスする必要のあるユーザーは、全員ホームグループに参加しなければならない。
また、Excelワークブックでも共有を有効にしなければならない。それには、「校閲」タブの「変更」グループで「ブックの共有」をクリックする。そして「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」のチェックボックスを選択する。さらに「詳細設定」タブで、必要な設定の変更を行えばよい。そしてワークブックを保存する。
これで、もしユーザーAとユーザーBの2人が同時にワークブックを編集していて、ユーザーAがワークブックを保存したとき、次にユーザーBがワークブックを保存しようとすると、「ブックは、他のユーザーの変更によって更新されています。」というメッセージを受け取ることになる。ユーザーAによって変更されたセルは色が付いた枠で表示される。
本稿筆者のキム・リンドロス氏は、ライター、コンテンツ開発者、プロジェクトマネジャーとして1990年代初頭よりIT業界に従事している。『MTA Microsoft Technology Associate Exam 98-349 Windows Operating System Fundamentals』（Wiley刊、2012年）、『PC Basics With Windows 7 And Office 2010』（Jones & Bartlett Learning刊、2010年）などのテキストブックの共著者でもある。また、ITセキュリティ、Microsoftテクノロジー、Microsoft Officeを中心に大学や企業向けの研修コースの開発にも力を入れている。
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