「システム側での強制チェック」と「送信者本人の気付き」で誤送信を防止

　HDE誤送信対策ソリューションが提供する主な機能は、「一時保留」「ルール判定によるあて先・本文・添付ファイルの内容チェック」「添付ファイルの自動暗号化」。同社では誤送信防止のアプローチとして同ソリューションに「システムでの強制チェック」と「送信者本人による誤りの気付き」という大きく2つの側面を持たせており、 Mail Filterと Secure Mailは前者、Mail Copは後者の側面を持った製品となっている。

HDE誤送信対策ソリューションのシステム構成

　以下、3製品の機能・特徴を順に紹介する。

送信者自身に気付きを促すMail Cop

　Mail Copは、送信ボタンが押されたメールをサーバ上に一定時間保留する「一時保留機能」および、あらかじめ設定された12のルールに対する違反度をチェックする「評価機能」を備えた製品。一時保留されたメールは、保留時間内であれば送信者本人がMail Copの専用画面上で取り消しできる。

　評価機能で用意されているルール（チェック項目）は以下の12個。ユーザー企業側でルールに対する重み付けをしておくことで、ルールと重みを組み合わせたスコアを算出する。スコア値により、「即時送信」「一時保留後、自動送信」「一時保留後、自動削除」という3段階の処理が実行される。

1. あて先のホスト名（正しく送信されるか）
2. 機種に依存した文字列（一部の環境で読めない文字がないか）
3. 顔文字（ビジネスメールとして不適切でないか）
4. 不適切用語（使用してはいけない用語が入っていないか）
5. 署名（きちんと記載されているか）
6. 冒頭の企業名（データベースとの照合、ドメインの確認）
7. 冒頭の名前・敬称（さん、さまなどの敬称）
8. 未登録顧客
9. 社外あて先混入（社内あてのアドレスが9割を占める転送メールに社外あてアドレスが含まれていないか）
10. 空行
11. 改行
12. 社内あて先（あて先が社内のみの場合は全体のスコアを低くする）

スコア値により分かれる3段階の処理。メールのあて先・本文・添付ファイルの中身を機械的にチェックし、企業のセキュリティポリシーに合わせて危険値（誤送信の可能性）を判断。危険が高ければ一時保留し、送信者本人に即時送信するか取り消すかを選択させるメールを自動送信する

「誤送信防止に対して、ユーザー企業が求める機能は千差万別。すべての機能をトータルで提供する方法にも対応するが、ポイントポイントで必要な機能のみ使ってもらえれば」と語る小椋氏

　代表取締役社長の小椋一宏氏はルール判定による評価機能について、「12個のルールは、HDEが誤送信を研究する中で見えてきた典型的な誤送信のパターンを反映している。各ルールに対する重み付けは企業ごとに個別に設定でき、スコア値によって即時送信するメールと保留するメール、削除するメールを分けられるのが特徴」だと語る。

　また、HDE誤送信対策ソリューションにおけるMail Copの位置付けについては、「Mail Copはメールの送信支援を主に開発した製品であり、送信者が自身の誤りに気付けるような機能を搭載した」（小椋氏）という。

メールの送信経路を制御するMail Filter

　Mail Filterは、部門、役職ごとにポリシーや送信権限、経路の設定ができる製品。例えば、「アルバイトは外部にメールを送信できない」「営業部の人間はCcに上長が入っていないと外部にメールを送信できない」など、部門とポリシーを組み合わせた設定が可能だ。

　HDE誤送信対策ソリューションとして見た場合のMail Filterは、Mail CopやSecure Mailの機能をどの部門に導入するかというルーティング（経路設定）の機能を果たす。「企業によっては、全部門で誤送信対策をしたいというところもあれば、特定の部門のみに導入したいという企業もあるため、要望に応じてどの機能をどの部門に導入するのか、設定ができる。そのさじ加減をするのが、Mail Filterとなる」（小椋氏）

添付ファイルの自動暗号化、アップロード機能を持つSecure Mail

　Secure Mailは、メール本文と添付ファイルの自動暗号化、および添付ファイルのサーバアップロード機能を備えた製品。暗号の強度により「for S/MIME」「for OpenPGP」「for ZIP」「FINAL」という4つのラインアップを用意しており、「for S/MIME」「for OpenPGP」については、金融業などに向けて強固な暗号機能を提供している。

　同社ではSecure Mail FINALを“誤送信対策の決定版”とし、暗号化機能に加えMail Copの一時保留機能を搭載する。暗号形式には、Windowsであれば誰でも問題なく開けるパスワード付きZIP形式を採用した。なお、パスワード付きZIP形式は受信者が専用のソフトウェアを用意する必要がないため運用が容易である一方で、暗号強度という観点からは強固とはいえない。HDEでは、実際にメールを運用するに当たって利便性を考え、ある程度リスクを低減するのも、メールの誤送信防止には有効な選択肢であるとしている。

Secure Mail FINALの概要

　「誤送信対策を検討する企業の中には、送信者自身に気付きを促せばそれでよいというよりは、メールをアーカイブしたり、上長をCcに含めたり承認を義務化するなど、強制的なポリシーを適用したいという意見を聞く。よってそうした企業に対しては、Mail CopとSecure Mailの組み合わせを推奨している」（小椋氏）

　「また、最近では社内でのメール回覧機能（関係者間の相互チェックなど）を取り入れたいという意見もある。そうした要望に対しては、Secure Mail FINALとMail Filterの組み合わせを提案し、すべての送信メールに特定アドレス（回覧者）のCcを強制、一時保留をするなどの仕組みを提供している」

　各製品の価格（税込み）は、Mail Copが250ユーザーライセンスで105万円から。Mail Filter（Enterprise Edition）が250ユーザー版で189万円から。Secure Mail FINALが100メールアドレスで105万円から。