システムと人の手を介して添付ファイルの誤送信を徹底的に防止する「Mail Luck!」

NTTPCではここ数年の誤送信対策への需要の高まりから、SaaS型のメールセキュリティ製品「Mail Luck!」にアーカイブ、フィルタリングのほか添付ファイルの漏えい防止に特化した機能を搭載している。

公開 2010年08月05日 08時01分

更新 2012年09月04日 16時55分

著者

上口翔子

[TechTargetジャパン]

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　電子メールの誤送信対策には、「送信の一時保留」「暗号化」「フィルタリング（条件設定によるシステム制御）」など、複数のアプローチが存在する。NTTPCコミュニケーションズ（以下、NTTPC）では、提供するSaaS型のメールセキュリティ製品「Mail Luck!」に、添付ファイルの誤送信防止に特化した独自機能のほか、フィルタリング、アーカイブ機能を搭載。システムと人の手によるチェックで、人的ミスから引き起こされる誤送信を防止するアプローチを取っている。

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　他社の誤送信対策製品と比較して特徴的なのが、添付ファイルに特化した誤送信防止機能を搭載している点だ。添付ファイル付きのメールを送信すると、添付ファイルを自動的に分離してサーバに格納し、受信者には本文とURLのみ即時送信する。添付ファイルはサーバに保管されており、受信者がダウンロードする際はファイルにひも付いた文書ID、パスワードが必要となる。

　受信者に本文とURLが送信されるタイミングで、送信者に確認依頼メールが配送される。送信者が、確認依頼メールに記載されたURLにアクセスし、あて先と添付ファイルの内容を目視で確認し、承認することで受信者に文書IDとパスワードを通知するメールが自動で配信される。

添付ファイルの誤送信防止機能

　なお、サーバに保管された添付ファイルは、受信者がダウンロードをする前であれば送信者自身が削除できる。よって万が一機密情報が記載された添付ファイルを誤って承認してしまった場合でも、（受信者がダウンロードする前であれば）外部への漏えいを阻止できる。

「添付ファイルは、承認後に受信者がダウンロードするまで外部に出ることはない」と、添付ファイルをパスワード付きZIP暗号化で送信する場合と比較して保護強度が高いと語る及川氏

　「添付ファイルの中身に機密情報が入っているか、もしくは内容として送信してはまずいものかという判断を、システム側にすべて委ねることは難しい。場合によっては、送信者本人しか判断が付かないこともある。よって人の目を介すことで、手軽に確実にその点を判別できる。また、即時送信せずにワンクッション置くことで、焦って誤ったものを送信してしまうなどのミスを防ぐことができる」（データセンター事業部サービス開発部システムインテグレーション担当及川光氏）

　このワンクッション置くという概念は、ファストフード店で顧客が会計時に1万円札を手渡した際のレジ担当者の行動をヒントにしているという。「レジ担当者は、1万円札を受け取ると、確認の意を込めてそのことを周知する。この行動は顧客への対応をほとんど止めることなく、かつ周囲と自己チェックもできる非常にスマートな方法だ。その感覚を添付ファイルの誤送信防止においても実現しようと考えた。承認の手順も（承認ページへの）ログイン作業などは必要なく、クリックで次々と作業を進められる手軽さがユーザー企業に喜ばれている」（及川氏）

　フィルタリングとアーカイブ機能については、キヤノンITソリューションズのメールセキュリティソフトウェア「GUARDIANWALL」を使用。「添付ファイルの有無」「To、Ccの外部あて先件数」「特定のあて先への送信禁止」など最大9999パターンのポリシー設定ができる。また同社では、GUARDIANWALLのコンテンツフィルタリング機能に加え、Mail Luck!用にユーザーインタフェースの一部をカスタマイズ提供している。

　「アーカイブは積極的に誤送信を防ぐためのものではなく、起きてしまった後に何が漏れたのか、誰に対して漏れたのかを事後できちんと洗い出し、自分たちで証拠を押さえて確認するためのもの。さらに、メールアーカイブを行っていると社内に周知することが社員教育にもつながり、私用メールの抑止にもなる」（及川氏）という。

　Mail Luck!の機能は、ユーザーのセキュリティレベルに応じて自由に使い分けが可能だ。フィルタリングを駆使した強固なポリシーから、添付ファイルの自己承認のみ利用するという、さまざまな運用方法がある。

　また、添付ファイル誤送信防止機能を利用するメリットとして「容量の大きい添付ファイルを送信する際に、受信者のメールサーバに負荷を掛けずに済んだ」と、セキュリティ以外の効果があるというユーザーの声も聞かれたという。さらに、「サーバを冗長化しているので、安心してサービスを受け続けられるという信頼面でも評価を頂いている」と及川氏。

　「Mail Luck!は、添付ファイルの承認手順をワンクリックで進められるなど、利用者側の手間を削減するための工夫を凝らしている。セキュリティを強化すると工程が増え大変だと感じている企業もあると思うが、ぜひ一度、無料テストアカウント（2週間試用可能）を利用してその効果を試してみて欲しい」（及川氏）

　価格（税込み）は、上記で紹介した誤送信防止機能をすべて標準搭載したセキュアタイプが、100ユーザー利用で月額28万3500円から。初期費用31万5000円が別途必要となる。試用版の申し込みは、同社の無料テストアカウントオンライン申込で受け付けている。

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