送信前後で人的ミスを取り消す大企業向けメール誤送信対策ソリューション

日本プルーフポイントの誤送信対策ソリューションはセキュリティと利便性の双方を追求しており、大企業でも安心して使用できる製品だ。アプライアンス、SaaSなど複数の提供形態に対応する。

公開 2010年11月17日 08時02分

更新 2012年09月04日 16時33分

著者

上口翔子

[TechTargetジャパン]

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　2005年3月に日本法人を設立したプルーフポイントは、以降、大規模システムを抱える企業や組織向けに製品を提供している。主な製品ラインアップは、スパム対策、ウイルス対策、暗号化、コンプライアンス対応機能などを備えるメールセキュリティ製品「Proofpoint Protection Server」と、大容量ファイル転送システム「Proofpoint Secure File Transfer」。2011年には、既に米国で提供中のメールアーカイブ製品「Proofpoint ARCHIVE」を日本にも投入予定だ。

　今回紹介するメール誤送信対策ソリューションは、上記2製品（Proofpoint Protection ServerおよびProofpoint Secure File Transfer）の機能を5つの部品に分けて定義し、それぞれ必要な部品をユーザー企業のニーズに合わせて選択、パッケージ化する形で提供している。

【連載バックナンバー】誤送信対策製品紹介

送信後の「しまった！」をなくすメール誤送信対策

“うっかり送信”でも安心な暗号化メールの現実解

なくならない誤送信、製品導入前に企業でできる対策とは？

　5つの部品は、

（1）上長承認

（2）To、CcのBcc化

（3）一時保留

（4）暗号化

（5）添付ファイルの取り消し

の機能を持つ。対策としては（1）（2）がメール送信前、（3）（4）（5）が送信後に有効となる機能だ。

5つの部品で各企業の環境に合わせた誤送信対策を提供

　「市場には複数のメール誤送信対策製品があるが、やはりそれらをもってしても完全に誤送信を防止することはできない。プルーフポイントでは、誤送信を完全に防止することはできないと割り切った上で、複数のセーフティネットを用意することで、受信者へ誤送信メールが渡るまでの時間的猶予を確保する。できるだけ実用的な形で誤送信を防ぐことが可能だ」（日本プルーフポイントマネジャーテクニカルセールス／サービス高橋哲也氏）

　同社が展示会などを通じて企業向けに行ったアンケート（2010年実施）によると、約50％の企業がメール送信後10分以内に誤送信に気付いた経験があるという。「つまり、従業員の半数は送信後でないと誤送信に気付かない」（高橋氏）。加えて、「どのような対策があれば有効か（どのような機能が欲しいか）」と聞いたところ、44％が送信後にメールを取り消せる何らか仕組みが欲しいと回答した。

　「送信経路での対策としてメール本文を暗号化するという方法もあるが、それはあくまでも情報漏えい対策であって、厳密には誤送信対策にはならない。よってプルーポイントでは、送信側で暗号鍵をコントロールできる、暗号鍵のステータスを管理できる、という2つの特徴により、暗号化を誤送信対策に活用し、送信後の対策を強化している」（高橋氏）

時系列で見るメール誤送信防止のアプローチ

　以下、各モジュールの機能を紹介する。

（1）上長承認

　フィルタリング機能で機密性の高いメールを絞り込み、上長承認を義務付ける。「米国ではこの機能に対し、日本のマネジャーは承認するほど暇なのかと驚かれるが、日本ではこの承認機能に対する要望は高い。新入社員のメールは承認対象にするなど、ユーザー別に絞り込むこともできる」（高橋氏）

（2）To、CcのBcc化

　To、Ccの人数が規定数以上の場合に強制的にBcc化する。

（3）一時保留

　事前に設定したポリシーに反した場合に任意の時間、メールを保留する。ユーザーは一時保留を知らせる警告メールから、送信の取り消しや即時送信ができる。利便性を追求し、ユーザー操作はワンクリックで完了するように実装されている。また、内部ドメインあてを一時保留の除外対象とするなど、柔軟な設定が可能である。

（4）暗号化

　重要なメールをゲートウェイ側で自動的に暗号化。1つの暗号化メールに対して1つの復号鍵が生成される。送信者が誤りに気が付けば、送信側で保有する鍵を削除でき、受信者にメールの内容を読まれることはない。一時保留が外に出る前の対処法であるのに対し、暗号化は送信後、相手が読む前にできる対策となる。誤送信に気が付いて取り消すまでの猶予を少しでも伸ばしたいというユーザー向けの機能だ。

管理者側での暗号化ポリシー設定画面《クリックで拡大》

復号鍵の管理画面。画面左下の「最終取得時刻」で受信者が復号したか、したのであればいつかが把握できる《クリックで拡大》

（5）添付ファイルの取り消し

　Proofpoint Secure File Transferのファイル転送機能を使用し、プルーフポイントのサーバ上に添付ファイルを格納する。送信者は受信者に対して、該当のファイルをダウンロードするためのURLを送信する。受信者がダウンロードする前に添付ファイルのミスに気が付けば、ファイルを削除できる。

トライ＆エラーでセキュリティと利便性を確保した誤送信対策を

日本プルーフポイントマネジャーテクニカルセールス／サービス高橋哲也氏

　高橋氏は、誤送信対策を検討する企業に対し、同社製品が持つ優位性を以下のように語る。

　「どのような機能で誤送信を防止することが有効かは、企業の環境によって異なる。プルーフポイントとしては、複数の機能を試して自社の理想的なシステムを作ることを推奨している。単機能の製品だと買い換えが発生するが、プルーフポイントの誤送信防止ソリューションはモジュール単位で機能を選択でき、かつSaaS（Software as a Service）提供にも対応する。不都合が出れば別のモジュールを使ってみるなど、その都度要望に応えていきたい」（高橋氏）

　同ソリューションは、ソフトウェア（ライセンス）、アプライアンス、仮想アプライアンス、SaaSなど複数の提供形態を用意されている（添付ファイルの取り消し機能を提供するProofpoint Secure File Transferはアプライアンスと仮想アプライアンスのみ）。米国ではSaaS型が好評のようだが、日本においては県庁や300人規模の企業、約1万5000人規模の学校などでアプライアンスを中心に導入が進んでいるという。

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