【連載コラム】医療ITの現場から

効率的な紙カルテのデジタル化がペーパーレスを成功に導く

医療機関内に存在する膨大な紙資料。IT導入によってペーパーレス化の推進が可能になったが、単純にペーパーレス化を進めれば運用を効率化できるとは限らない。

公開 2011年10月07日 09時00分

更新 2022年10月05日 10時33分

[メディキャスト]

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ペーパーレスへのこだわりが効率の悪いIT化を招く

　ITを導入した医療機関を取材に行くと、その導入システムによってペーパーレスのレベルに違いがあることに気付きます。例えば、電子カルテを導入している場合は、そのシステムを中心としたワークフローとなり、極力紙の使用を少なくすることを心掛けた運用が行われています。一方、オーダリングシステムのみの場合は「主訴」「所見」を始めとした多くの情報がまだ紙で残っているため、完全にペーパーレス化してはいません。

　しかし、電子カルテを導入した医療機関でも、実は紙のまま運用した方が効率的なのにもかかわらず、無理に「ペーパーレス化」にこだわってしまうことで結局効率が良くない運用をしているケースも見られます。

連載インデックス

スキャナ活用がもたらす効果

　そこで有効なのが「スキャナ」です。以前の小型スキャナは1枚スキャンするごとにふたを開閉して動かす製品が一般的でした。しかし、最新のスキャンはオートシートフィーダを搭載した連続スキャンを実現しています。そのため部門ごとにスキャナを設置して、現在保有している紙情報をデータ化することが可能になりました。また、しわがよった紙やプラスチックの保険証など硬く厚い素材もそのまま読み取れるスキャナも出てきました。完全ペーパーレスとはいかなくても「少しでも紙を減らしたい」と考える医療機関に対しては最新のスキャナを導入することをお薦めしています。

　また古い検査機器は、プリントアウトしか出力方法がない場合も少なくありません。そのため、電子カルテやPACS（医用画像管理システム）と連動させるためにプリントアウト以外のデータ出力が必要という理由から、まだ使えたとしても検査機器をわざわざ買い換えるケースがあります。高速スキャナを利用すれば、ほとんど手間なく電子カルテやPACSとの情報連携が可能になります。検査機器を買い換える費用を考えると、大幅なコストダウンを実現できるといえるでしょう。

過去カルテのデジタル化

　ITを導入した既存の医療機関が、その取り扱いに一番悩むのが「過去の紙カルテ」です。この場合でもスキャナを利用することで、その後の運用がスムーズになります。ただここで考えてほしいのは「労力をかけて、全部の過去カルテをスキャンする必要があるか」という点です。全ての情報をスキャンしても結局活用しないのであれば、IT化することで効率的になったとはいえません。必要な情報を絞ってスキャンした方がコストも労力も抑えられます（関連記事：「単なるIT化は医師の負担が増えるだけ」　日本版EHR研究班が指摘）。

　例えば、よく来院する患者をピックアップしたり、慢性疾患の患者で特に閲覧頻度が高い初診時のカルテ、症状や治療法を変更した場合などのカルテに絞れば、スキャンする枚数（データ量）は少なく済みます。

IT化は完全を目指さないこと

　IT化の重要なポイントは「すぐに完全を目指さない」ことにあると最近強く感じます。スキャナをうまく活用して段階的な導入を進めることも、医療機関のIT化を成功させる秘訣の1つだと思います。

著者紹介

大西大輔（おおにし　だいすけ）　メディキャストメディプラザ統括マネージャー

2001年一橋大学大学院MBAコース卒業後、同年日本経営入社。2002年に医療機関の“選ぶ”を支援する展示場「メディプラザ」の1号店を東京（神田）に立ち上げ、その後2003年にメディプラザ大阪、2005年にメディプラザ福岡を順次開設。2007年より東京・大阪・福岡の3拠点を統括する統括マネージャーに就任。専門の医療IT分野については、医師会、保険医協会などの公的団体を中心にセミナー講師を多数実施。

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