なかなか使わない企業の背中を押す
「会議が激減」だけではない利点、ソーシャルコラボツール導入企業が実感するその実力とは
ソーシャルコラボレーションツールは、共同作業を促進し、生産性を高める。だがなかなか使い始めようとしないユーザーも少なくない。実際導入した企業はどのように、導入を進めたのか紹介する。
国内ユニファイドコミュニケーション／コラボレーション市場 セグメント別出荷額予測：2010年～2018年（出典：IDC Japan）（TechTargetジャパン記事「“残念”と言われないユニファイドコミュニケーション導入の進め方」から）《クリックで拡大》
ソーシャルコラボレーションツールは、従業員間の新しいコミュニケーション手段となり、共同作業を促進し、生産性を高めることにつながる。
残念なことに、ソーシャルコラボレーションをなかなか使い始めようとしないユーザーも少なからずいる。用途がよく分からないとか、これ以上新しいアプリケーションを使いたくないというのがその理由だ。ソーシャルコラボレーションの利点をどのようにユーザーに伝えたらよいのか、ソーシャルコラボレーションはどのような文化的変化をもたらすのか。またモバイルユーザーにとってどのような利点があるのか、非営利団体Tri-Counties Regional CenterのCIO、ドミニク・ナムナス氏に話を聞いた。
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コミュニケーション変革に取り組んだ企業事例
ナムナス氏
――あなたにとって「モダンモビリティ」（最新のモビリティ）は何を意味しますか？
ナムナス氏 本当に必要としている人にサービスを提供することで、効率も効果も一層高まります。古いタイプのアプリケーションと比べると、先進的なツールは柔軟性に優れ、従業員の創造性と仕事の進め方の選択肢が広がります。
――ソーシャルコラボレーションツールにどのような利点がありますか？
ナムナス氏 ミーティングを少なくすることができ、意思決定が速くなります。共同作業への参加を促し、話を聞いてもらえるようになり、その全てを素早く実現できます。例えば、ピザとチキンポットパイ、どちらがいいか決めようと思ったら、投票で決めてもいいし、匿名でコメントを追加してもいい。また一室に集まってもらってもいい。好きな方法で共同作業に参加する道が開けます。
――コラボレーションとモビリティに対する姿勢はどのように変化しましたか？
ナムナス氏 今の若い従業員は、モバイルソーシャルコラボレーションツールへの適応がとても素早くなりました。それに比べると、私が関わり始めた1993年当時の人々は、まるで車のヘッドライトに驚いて動けない鹿や、そのままフロントガラスに激突してしまう鹿のようでした。そのころは、よく分からないものとして尻込みする人が多かったのです。
――どうすればIT担当者はエンドユーザーにソーシャルコラボレーションを使ってもらえるでしょうか？
ナムナス氏 どれくらい時間の節約になるかを示すことです。そのメリットは絶大です。
例えば、コラボレーションツールとしてBoxの「Box」とDocuSign「DocuSign」を導入した1年目、私たちは4万ページ分のドキュメントを処理しました。50％以上は1日以内に完了しました。そのうちの1万3000ページ以上は1時間以内に処理が完了しました。以前の方法では速くても3～5日はかかっていました。
――ソーシャルコラボレーションはIT担当者にどのように役立ちますか？
ナムナス氏 私たちがサービスを提供している企業の従業員は、モビリティがとても役立っていることを実感しています。ソーシャルコラボレーションは人の生き方を変えるほどの大きな存在になっています。IT担当者の働き方も大きく変わりました。もはや部屋にこもってプログラムを書くのではなく、人々がそれをどう使うかに注意を払うようになりました。
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