大学のIT導入を成功させる5つの方法【前編】
大学のIT部門が「学生や学部からの反感」を買わないIT調達のこつとは？
さまざまな立場の人が関わる大学で、エンドユーザー全員のニーズを過不足なく満たすIT戦略を策定することは困難だ。ニーズに折り合いを付け、IT製品の導入を成功させるために必要なこととは。
学生の活動を支援し、教職員の役に立つIT製品を評価して選定する際、大学のIT部門は特殊な課題に直面する。小さな都市の人口にも匹敵する数の学生を抱える大きな大学にとって、汎用（はんよう）的なIT製品を探すのは至難の業だ。
テネシー大学（University of Tennessee）の例を見てみよう。300棟近い校舎が立ち並ぶ敷地面積910エーカー（約3.68平方キロ）のノックスビル校のキャンパスには、2020年秋時点で3万人強の学生が在籍し、約1600人の教員と約6000人の職員が働いている。同大学のIT部門は、これら全てのエンドユーザーのニーズに応えるだけでなく、エンドユーザーが日常的に使用する「Linux」「macOS」「Windows」といったOSや教育システムなどの運用、保守もしなければならない。
大学のIT部門がIT戦略を推進して、成功を収めるための方法とは何か。テネシー大学の取り組みを基に5つの方法を紹介する。
- 学内のニーズに耳を傾ける
- 学内組織との信頼関係を構築する
- 単一製品にこだわり過ぎない（後編で紹介）
- 研修とサポートを手厚くする（後編で紹介）
- セキュリティに配慮する（後編で紹介）
方法1．学内のニーズに耳を傾ける
前述の通り、大学は学生や教職員など多様な立場の人が関わる組織だ。そのためIT製品の導入を考える際は「標準化とカスタマイズ」「コストとメリット」「セキュリティと利便性」のバランスを取らなければならない。IT部門が目指すのは、トラブルの連鎖のきっかけになったり、制御不能な状態を招いたりすることなく、エンドユーザーが必要なものを提供することだ。
テネシー大学はさまざまなニーズに応じるため、「Microsoft 365」「Google Workspace」など複数のオフィススイートを利用できるようにしている。導入候補のIT製品を評価する際は、購買プロセスに関わる立場の人から広く意見を取り入れるために、複数部門のエンドユーザーに参加を依頼している。このヒアリング作業は時間がかかる。それでもIT部門の決定事項に対してさまざまなエンドユーザーから賛同を得るとともに、新しいIT製品の定着につながるため、時間をかける価値はある。
方法2．学内組織との信頼関係を構築する
大学のIT部門にとって、学部や学科といった各組織との信頼関係を築くことは非常に重要だ。大学内の組織がIT製品を調達する場合、一般的にはIT部門の許可を得る必要がある。IT部門は各組織の声に耳を傾けて、各組織からの質問に答える時間を取るとよい。これにより各組織が勝手な行動を取ったり、「必要なものを手に入れる上で障害になる」と考えてIT部門を敵視したりすることがなくなる。結果として各組織はIT部門が定めた基準に従ってくれる可能性が高くなるため、長い目で見ればIT部門の仕事は楽になる。
信頼関係の構築は、学生の情報や履修内容を管理するシステムなどの基幹システムと、新しいシステムをシームレスに連携させる上で特に重要だ。人事、財務、学生情報を管理する基幹システムのデータに関する判断を下す際は細心の注意を払わなければならない。単一のシステムが全ての種類のデータを扱うのに適しているとは限らない。「単一システムの使用」への固執がIT戦略を制限し得ることも理解しなければならない。
後編は、残る3つの方法を紹介する。
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