「ハイブリッド会議」のベストプラクティス5選【後編】
「Web会議疲れ」を企業の3割以上が課題視 その解決策は？
テレワークとオフィスワークの従業員が同時に参加する「ハイブリッド会議」は、今後当たり前のスタイルになる可能性がある。「Web会議疲れ」対策など、ハイブリッド会議をスムーズに進めるための方法を紹介する。
前編「Web会議に満足できない人こそ『ホワイトボードアプリ』を使うべき理由」は、テレワークとオフィスワークの従業員が同時に参加する「ハイブリッド会議」を成功に導くためのベストプラクティス5つのうち、2つを紹介した。後編は、残る3つを紹介する。
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ハイブリッドワークでも起こりうるテレワークの課題
3．Web会議疲れへの対処策を導入する
コンサルティング企業Metrigyが476社の企業を対象に実施したグローバル調査「Workplace Collaboration: 2021-22」（2021～2022年の職場でのコラボレーション）によると、回答企業の約34％がWeb会議による従業員の疲労を課題として捉えていた。
企業は概してWeb会議疲れに対処するためのアプローチを取っている。例えば「会議を1時間から45分に短縮する」「会議の参加者がカメラをオフにすることを許可する」「1日に実施する会議の数を制限する」「会議と会議の間に休憩時間を確保することを義務付ける」「会議を開かない日を設定する」といった具合だ。
4．従業員の会議体験を向上させる
昨今では、Web会議の音声と映像の品質を高める新機能を搭載したWeb会議用デバイスが登場し、中には人工知能（AI）技術を活用したものもある。Cisco SystemsやLogitech、Polyといったベンダーはいずれも、背景光を補正したり、雑音を軽減したり、会議参加者を適切にフレームに収めたりする機能を持つWebカメラやマイク、スピーカーなどを発表した。こうした外付けデバイスを導入すれば、音声やビデオの品質を改善できる。
5．管理と分析への投資
高品質な“ハイブリッド会議体験”を実現するには、まずWebカメラやマイク、スピーカーなどの性能を可視化する必要がある。加えて自宅とオフィスの双方で起こるパフォーマンス低下問題の原因を特定して対処する必要もある。ハイブリッド会議の体験を向上させるには、会議へのエンゲージメントを測定し、会議体験に悪影響を及ぼす原因は何かを特定するための分析も欠かせない。Web会議ツールやエンドポイントのベンダーは独自の分析ツールを提供していることがある。
今後ハイブリッド会議は、会議の“例外的なやり方”ではなく“標準的なやり方”になる可能性がある。企業は、会議に参加する全ての従業員にとって魅力的な会議を実現する手助けをする必要がある。Web会議体験の改善や従業員同士でアイデア交換ができる環境の実現、Web会議疲れへの対処、Web会議システムや機器の管理と処理性能の分析を実施するための計画は、今から積極的に立てるのが望ましい。
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