PPMソフトウェアは、予算やリスク、スケジュール、リソースの状態など、プロジェクトのほぼ全ての側面を目に見える形にする。プロジェクト管理者はプロジェクト同士の相互依存関係を見て、リソースを共有する機会を判断できる。あるプロジェクトの進捗（しんちょく）状況や遅れが、別のプロジェクトにとってプラスになるかマイナスになるかも確認できる。PPMソフトウェアは「あるプロジェクトを別のプロジェクトよりも優先すべきかどうか」という問いへの答えや理由、洞察ももたらす。

現在と将来のニーズに基づく、リソースとプロジェクトの優先順位付け

　ビジネスではプロジェクトやリソースを単独で評価することはない。変わり続ける企業ニーズやさまざまなリソースの背景を考慮する。優先順位は常に変化する。現在重要であっても、6カ月後には重要ではなくなることもある。例えば、特定のソフトウェアの需要予測が急に跳ね上がることがある。そうなれば、管理者はその開発プロジェクトの優先順位を上げ、そのプロジェクトに割り当てるリソースを増やすことになる。

プロジェクトの予算とスケジュールの確保

　PPMソフトウェアは、コストやリソース、スケジュールなど、プロジェクトの重要な要素を追跡するのに役立つ。パイプライン管理機能を備えるPPMソフトウェアもある。この機能は、管理者が利用可能なリソースを考慮し、ポートフォリオに含まれる一連のプロジェクトを指定期間内に遂行する方法を決めるのに役立つ。リソース管理機能を備えるPPMソフトウェアもある。管理者がこの機能でリソースを追跡すれば、プロジェクトを予算範囲内に保つことが容易になる。

プロジェクトにおける臆測の排除

　PPMソフトウェアを利用すると、管理者は一連のプロジェクトを続行する価値があるかどうかを臆測で決めなくて済む。プロジェクトがスケジュール通りに予算範囲内で完了するかどうかについても同様だ。リソースに制約がある企業がプロジェクトの優先順位付けをする場合、何が特に重要なのかを思い悩む必要もなくなる。

PPMソフトウェアの潜在的メリット

　PPMソフトウェアは企業全体に良い影響をもたらす。一つは、プロジェクト失敗率の低下だ。管理者はPPMソフトウェアを単独で使い、全ての変動要素を考慮したとしても、プロジェクトが最終的に成功することを保証できない。ただし管理者が必要な情報を得ることはできる。それによってプロジェクトの成功率が高まる。PPMソフトウェアは、予算の不足やプロジェクトの遅延、リソースの不適切な管理、自社の戦略とプロジェクトとの間の調整不足といった問題への対処に役立つ可能性がある。

　PPMソフトウェアのもう一つの潜在的メリットは、超過コストの削減だ。コストを抑制するには、計画の立案や評価、予算策定、資金調達、資金供給、管理を軸にするプロセスが必要になる。こうした領域はPPMソフトウェアが監視・管理する対象に含まれる。

　プロジェクト完了までの時間を短縮することで、価値をより迅速に実現しやすくすることもメリットになる。PPMソフトウェアの活用により、プロジェクトの方針を変える回数が少なくなる可能性がある。作業をスケジュール通りに遂行すると同時に、より効率的なリソース割り当てを実現できるためだ。

　全てのプロジェクトの潜在価値が等しいわけではない。その点で、PPMソフトウェアには別のメリットもある。それは、価値の低いプロジェクトの重要性を下げ、場合によってはプロジェクト自体を撤廃しやすくすることだ。ポートフォリオを用意する重要なポイントの一つは、最も大切なプロジェクトを優先し、必要なリソースを確保できるようにすることにある。

　PPMソフトウェアには、プロジェクトの管理や監視の時間を短縮する自動化機能を持つものがある。自動化機能には、例えば自動レポート機能や可視化機能がある。管理者はこれらの機能を使って調査結果をダッシュボードに表示し、意思決定者にその情報を伝えることができる。

　管理者はポートフォリオのパフォーマンスを目に見える形にして分析し、問題点を見つけることができる。トレンドやデータを視覚的に表現することも可能だ。こうした機能は意思決定と優先順位付けに役立つだろう。