Web会議システム紹介：ブイキューブ
iPadにも対応、“誰でもできるWeb会議”目指した「V-CUBEミーティング」
ビデオ会議システムとは似て非なる物であるWeb会議システム。手軽さを強調する製品が多いが、「誰でも使えること」を追求するブイキューブの製品は、規模の大小を問わず多くの企業ユーザーを獲得している。
連載「ビデオ会議システム紹介」では、これまで国内外で販売実績のあるビデオ会議システムを取り上げてきた。一方、最近研修やセミナーといった教育の現場で活用されるようになったWeb会議システムも、ユニファイドコミュニケーション（UC）を実現する上で外せない重要なツールである。Web会議システムは基本的にソフトウェアやASP／SaaS（Software as a Service）サービスとして提供され、PC上で会議を実現するため、従来のビデオ会議システムとは異なる使い方が可能だ。本稿で取り上げる「V-CUBE」は、国内で3年連続トップシェアを誇る。
Web会議システムが中堅・中小企業に求められる理由
「われわれは、ビジュアルコミニュケ－ションを実現するためのツールとしてWeb会議システムをとらえている。専用機を必要とするビデオ会議と異なり、Web会議はPCで簡単に会議を開けるため、より幅広い枠組みでの利用が可能だ。例えば通常の会議だけではなく、オンラインセミナーや、同一時間に開催する遠隔教育、営業支援、オンラインサポートセンターなど、その適用範囲も広い」。こう語るのは、ブイキューブ代表取締役社長の間下直晃氏だ。
間下氏は「Web会議システムは従来のビデオ会議システムと競合するものではなく、すみ分けされたマーケットで活用されている」と説明する。市場全体の中では、従来のビデオ会議システム（専用機）は固定化された場所での、臨場感の高いやりとりに利用され、一方のWeb会議システムは多拠点での利用やポータビリティの高い利用、もしくは営業用途などが中心になるという位置付けだ。
テレビ会議システムとWeb会議システムの利用シーンのすみ分け。競合しない別のツールという位置付け
Web会議システムは誰でも使えるという点が重要だとする間下氏
では、従来のビデオ会議システムとは異なる、Web会議システムならではのメリットとは何だろうか。まず「導入の容易さ」「低コスト」が要件として挙げられる。従来のテレビ会議システムは、比較的高価な専用機材や環境を整える必要があり、導入時のハードルが高いという問題があった。その点Web会議システムは、市販の安価なWebカメラとヘッドセット（マイク）を用意し、ユーザーがPCに接続するだけでよい。ASP／SaaS型での提供なら、社内に専用管理者が不要で、頻繁なシステムのアップデートもユーザーが知らないうちに行われる。PC側も、特に難しい設定を行うことなく、インターネットに接続している環境さえあれば簡単に利用できる。
とはいえ、Web会議システムの場合は、ビデオ会議システムのように大画面かつ高解像度のクリアな映像の配信は期待できない。そうした意味では、Web会議システムは、画質重視というよりも機能重視のツールだといえる。しかし、Web会議システムは、これまでビジュアルコミュニケーションの導入を検討しながら、予算の関係で高価なビデオ会議システムをあきらめていた中堅・中小企業や、外部からのコミュニケーションを行うためのポータビリティを求めていたユーザーにとって、まさに社内外の疎通を手軽に図れる武器になるものだ。
「誰でも」を具現化するビジュアルコミニュケ－ション
同社のWeb会議システム「V-CUBE」のラインアップには、100人までのWeb会議が可能な「V-CUBEミーティング」から、ウェビナー（Webセミナー）用で1万拠点への同時配信が可能な「V-CUBEセミナー」、1対1の対面コミュニケーションを実現する「V-CUBEセールス＆サポート」、企業や商品紹介のオンデマンド配信用で10万同時アクセスまで対応する「V-CUBEビデオ」、さらにこれらの映像コンテンツを一元管理するための「V-CUBEポータル」が用意されている。ここからはV-CUBEミーティングの基本的な機能について見ていく。
| 内容 | |
|---|---|
| サービス体系 | ASP／SaaSおよびライセンス |
| 対応OS | Windows、Mac OS、Linux |
| 最大接続数 | 100 |
| 最大表示映像数 | 20 |
| 基本機能 | ファイル転送機能、ホワイトボード、テキストチャット機能、資料共有、録音・録画機能、ECOメーター、そのほかカスタマイズ、各種オプションあり |
| 他機種連携 | ビデオ会議システム（H.323対応）、携帯電話、スマートフォン、iPadなどの各種モバイル端末 |
| 料金 | ルーム制（会議室制）により、1契約で何人でも利用可。料金は最大接続やオプションで決まる（例：初期費用4万5000円、同時接続数10で無料利用時間無制限：スタンダードモデルで月額基本料金7万9900円） |
V-CUBEミーティングは、「いつでも、どこでも、誰でも」というコンセプトを具現化するWeb会議システム。従来のビジュアルコミュニケーションの考え方の中にも「いつでも」「どこでも」というポイントはあった。しかし間下氏は「さらにわれわれは“誰でも簡単に”という側面も重視している。一部のエグゼクティブが利用するような高機能のビデオ会議システムに対して、ビジュアルコミュニケーションツールを誰でも使いこなせるようにして、現場の世界にまで幅広く浸透させたい」と説明する。
例えば、その使いやすさはクライアント環境にある。一般的なWeb会議システムでは、ユーザーのWebブラウザなどに最低限プラグインを導入しなければならないことが多い。しかし、V-CUBEの場合は一切ソフトウェアをインストールする必要がなく、Internet ExplorerやFirefoxなどのWebブラウザさえあれば、そのまますぐに利用できる。対応するOSもWindows、Mac OS、Linuxと多様だ。Windowsに対応するWeb会議サービスは多いが、Mac OSやLinuxにまで対応しているサービスは限られている。
またV-CUBEミーティングは、ビデオ会議を行う際に最大100拠点まで対応するが、ネットワークの設定などは特に必要なく、ファイアウォールやプロキシサーバのある環境でも自動判別して利用できる点はうれしい。回線速度の測定機能もあり、モバイル環境で利用する場合には、自動的に画質を落として通信の快適さを優先するようになっている。
V-CUBEミーティングで会議を開始するには、ID、パスワードを入力し、言語（日本語、英語、中国語）を設定する。その後、回線を最適化した状態で自動的に接続が開始される。参加者の映像は20人まで同時表示可能。下図の基本的な画面インタフェースのように、会議が始まると参加者の顔が画面の回りに映し出される。インタフェースの表示レイアウトを変更するためのボタンがあり、プリセットされた配置に切り替えることも可能だ。
V-CUBEの基本画面《クリックで拡大》
会議の際には、Microsoft Word、Excel、PowerPoint、PDFや各種画像ファイルなど、必要な資料をファイル転送して、それらを参加者全員がダウンロードできる。資料はWeb会議システムの「ホワイトボード」と呼ばれるエリアに画像化されて表示されるため、Microsoft Officeを持っていないユーザーでも閲覧が容易に行える。またホワイトボード機能では、ズーミングして重要な部分に線引きしたり、文字を書き込んでマーキングすることで、伝えたいポイントをより明確に表現できる。さらに、デスクトップ共有機能を使って会議相手に操作要求すれば、相手側のマウスやキーボードを制御して相手の描いた文字や図を書き換えることもできる。
このほかテキストチャット機能もあり、その場で参考となるリンクを張り付けたり（http://で記入されたものは、自動でリンク設定が行われる）、メールアドレスを表示することも可能。テキストチャット機能は、他人に発言を聞かれたくない場合、あるいは会議に参加したくてもマイクがない場合などに便利だ。
これらの機能は前述の画面インタフェースに集約されているが、録音・録画機能（容量500Mバイト、5時間）があるので、後から会議の閲覧・視聴も可能だ。会議を録画しておけば議事録として利用できるが、このほかに、録画機能を簡易的なコンテンツ制作ツールとして利用するという使い方もできる。例えば、教育現場で授業を録画しておき、後で学生の復習材料として利用することが可能である。コンテンツ制作は意外に手間が掛かることが多ので、リアルタイムで授業を録画し、教材として使うわけだ。
ユニークなECOメーターで、会議のコスト削減効果を見える化
さらに、V-CUBEの標準機能としてユニークなのが「ECOメーター」である。近年、環境対策としてCO2の削減が叫ばれているが、本機能はV-CUBEミーティングの利用時に、どれだけCO2を削減して環境に貢献できるか、植林に換算して表示する。その際、削減できるCO2排出量だけでなく、V-CUBEミーティングを利用しなかった場合の往復交通費や移動時間まで数値化してくれる。これにより、従来型の直接召集による会議と比べて、コスト的にどれだけメリットがあるのか数値として見える化でき、月次、年次でのコスト節約を実感できるだろう。
ECOメーターでは、V-CUBEを利用することでコストがどの程度削減できるかを数値として計算する。さらに導入によるCO2削減効果はどのくらいか、木を植林する本数に換算して表示《クリックで拡大》
お得感がある「ルーム制」の採用
V-CUBEの料金体系は、他社のように1人ひとりのID数に応じた課金制ではなく、1契約で何人でも利用可能な「ルーム制」（会議室制）を採用している。そのため自社だけでなく、グループ企業や取引先など他社のユーザーでも利用できるというメリットがある。
気になる料金だが、初期費用が4万5000円、利用時間無制限で同時接続数10の「スタンダードプラン」が月額基本料金7万9900円となっている。さらに多くの同時接続数（10接続単位で最大100まで）が必要な場合は、「プレミアム20」から「プレミアム100」を利用することになる。
「いつでも、どこでも」を加速する新デバイスに即対応
もう1つ、V-CUBEミーティングを語る上で欠かせないポイントがある。それは、接続環境を選ばないこと。連携するデバイスも多彩だ。例えばV-CUBEミーティングでは、業界標準規格のH.323に対応しており、従来のビデオ会議システムとも接続できる。
また、PCがなくても会議に参加したいというケースもあるだろう。その場合は、携帯電話（テレビ電話）を利用してビジュアルコミュニケーションを実現できる。携帯電話や固定電話から音声通話のみの参加も可能だ。
NTTドコモの携帯電話やスマートフォンにも対応している
さらに2010年4月には、ソフトバンクモバイルの「iPhone」に加えてAndroid搭載スマートフォン（NTTドコモの「Xpeia」など）にもいち早く対応した。このほかにも最新モバイル端末としてタブレット型コンピュータ「iPad」も利用できる。これらのデバイスにおいても、会議室映像共有、資料閲覧、ホワイトボード、テキストチャットなどの基本機能をサポートしている。スマートフォンやiPadなどタッチパネルによる入力インタフェースなら、操作がより簡単に行えるだろう。
iPad向けにも専用アプリを用意。画面の広さを生かしたホワイトボード機能が使える
このような製品のポータビリティ、スケーラビリティという点にも、「誰でもできるビジュアルコミュニケーション」を広く普及させようというブイキューブの戦略が垣間見える。Web会議システムも数年後には、電話のように身近な存在になっているかもしれない。
V-CUBE導入事例：資生堂
大手化粧品メーカーの資生堂では、戦略的OJT研修の一環としてV-CUBEミーティングを導入。この研修は、上司と部下がペアになって取り組み、上司は部下育成力を、部下は業務遂行能力を高めることが目的だ。その際に行われる月1回の上司ミーティングを、V-CUBEミーティングで実施した。これにより全国の販売会社にいる対象者が本社に集まることなく、業務用PCから手軽にコミュニケーションできるようになった。
上司ミーティングでは、ホワイトボード機能を利用し、進ちょく状況を共有しながら研修効果を上げることができた。またオーディエンス機能を利用して受講者以外の社員についてもミーティングを聴講できるように工夫を凝らした。この結果、交通費や宿泊費などの直接的コストや、受講者の活動費といった間接的コストの大幅な削減のほか、目に見えない効果として、事業所間の壁を越えたネットワークが形成され、人を育てる企業風土づくりにも貢献できたという。
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