「メール」を顧客応対に生かすヒント【前編】
チャット全盛時代でも「メール」がいまだに使われ続ける理由
チャットやSMSなどコミュニケーション手段は多様化している。一方で顧客からの問い合わせ手段として、コールセンターの間でいまだに広く使われている手段がメールだ。なぜメールが使われるのか。
顧客からの問い合わせを受け付けて支援する「カスタマーサービス」の分野では、メールや電話、対面、郵送といった従来型の手段から、チャットやSMS(ショートメッセージサービス)、ビデオ通話といったリアルタイムコミュニケーションの手段へと移行が進んでいる。それでも、いまだに広く利用されている手段がメールだ。メールによるカスタマーサービスを提供するコールセンターは、メール管理のための適切なソフトウェアと戦略を取り入れる必要がある。
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新しいコミュニケーションツールとメール
カスタマーサービスの手段として、今もなおメールが広く使われている理由はたくさんある。メールの主要なメリットを紹介しよう。
メリット1.使いやすさ
コールセンターにとって、メールは年中無休で利用できる手段だ。メールであれば即答も必要ない。顧客にとっても電話やチャットでの問い合わせとは異なり、相手とつながるまで長時間待つ必要がないメリットがある。
メリット2.コストを抑えられる
コールセンターはメールによる問い合わせ窓口を用意することで、緊急性や即時性の低い案件に関する電話による問い合わせ件数を減らすことができる。それにより必要なスタッフの人数も減らせる。メールは即答する必要がない顧客との、安価なコミュニケーション手段だ。繰り返し発生する同じ内容の大量の問い合わせには、メールbotを利用すれば人が回答する必要がなくなる。
メリット3.自動送信メールを活用できる
メール受信時に配信する自動送信メールを活用できることも、コールセンターにとってメリットだ。サービスレベル契約(SLA)で定める目標応答時間を自動送信メールに含めると、回答にかかる時間を顧客に伝えるのに役立つ。自動送信メールには、顧客が問題を自己解決するのに役立つ指示やナレッジベースのコンテンツへのリンクを記載してもいいだろう。
中編は、コールセンターが顧客からの問い合わせメールを受けるに当たって役立つ「メール管理ソフトウェア」を紹介する。
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