「メモ取り」だけじゃない
いまだに知られていない「オンラインホワイトボード」の効果、オフライン会議との違いは？
メモ取りにプレゼンテーションにラフスケッチと、オンライン会議においてもホワイトボードは重要だ。ユニファイドコミュニケーションにおけるオンラインホワイトボードの役割について、専門家が説明する。
オンラインホワイトボードは、基本の「メモ取り」以外にも多くの用途に活用可能だ。ホワイトボードを使ったコラボレーションは、なぜオンライン会議にとって重要なのか。ユニファイドコミュニケーション（UC）の専門家、ジョン・アーノルド氏が説明する。
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できる「ユニファイドコミュニケーション」
画面を共有しつつ議論することでコミュニケーションは活性化する（出典：シスコシステムズ）《クリックで拡大》
オンラインホワイトボードは基本的に、教室の黒板と同じような講義スタイルで即席のプレゼンテーション資料に用いる。プレゼンテーションソフトウェア「Microsoft PowerPoint」を使い慣れていない人や、スライドショーの標準テンプレートでは説明しづらいアイデアを持っている人にとっては、重宝する使い方だ。
より興味深いシナリオとしては、必要に応じてその場その場で視覚的にアイデアを共有するための使い方があるということだ。例えば、会議のなどで話し手がホワイトボードを使って参加者全員に向けて話の内容を明確にするといったようなことだ。ここで重要なのは、仮想会議であっても視覚化した方が伝わりやすいアイデアがあれば、ラフスケッチ程度のものであれ、ホワイトボードの自発的な使用を促すことだ。
これらはいずれもオンラインホワイトボードの有効な使い方だが、チームワークを高めるというより、誰か1人がグループ全体に情報を伝えるという側面が強い。これらの使い方に確かにビジネス価値はある。だがコラボレーションを目的とするのなら、もっと高次な活用を考えるべきだ。
オンラインホワイトボードは、今やユニファイドコミュニケーション（UC）のごく一般的な機能であり、仮想会議に不可欠なツールと見なすべきものだ。仮想会議で重要なのは、“実際に会って行う会議”を再現することであり、そこにこそオンラインホワイトボードが果たす役割があるといえる。
UCプラットフォームにホワイトボード機能を統合することで、非常にインタラクティブな会議が実現する。全ての参加者が同一のオンラインホワイトボードで作業できるので、画面共有と似た効果を得ることが可能なのだ。進行中の出来事を皆もが目にできるので、誰かが取り残される心配もない。オンラインホワイトボードを使った作業は、参加型だけでなくリアルタイムで進行することで、コラボレーションが容易になる。
さらにオンラインホワイトボードを使ったセッションは保存が可能なため、アーカイブを作成し、チームの作業をドキュメント化することもできる。セッションを他の人と共有し、追加のインプットを得ることも可能だ。こうして、仮想コラボレーションのメリットは拡大する。
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