IPテレフォニー

　IPテレフォニーがもたらす投資効果は何といってもコスト削減だ。アナログ電話回線からIPテレフォニーへの移行によって、拠点間の通話などに掛かる費用を大幅に削減することが可能だ。これは「by ITの投資」の代表例といえるだろう。昨今では、IP電話端末10～20台程度の小規模な導入を手軽に実施できる50万円前後のIP-PBX機器も登場してきている。設定作業も極めてシンプルだ。

　こうした音声通話インフラは、過去の経緯から総務部などIT部門とは別部門で管理されていることも少なくない。このことは、コミュニケーションインフラの全体最適という観点ではマイナス要因だ。しかし逆に言えば、音声インフラは情報システムのライフサイクルと独立していることになる。そのため、現在の情報処理システムが構築期、発展期、安定期のどこに位置しているかをあまり気にせずにIPテレフォニーを導入することが可能だ。IPテレフォニーは、いつでも始められる「by ITによるコスト削減手段」として、中堅・中小企業が検討する価値のあるソリューションといえるだろう。ただし、CTI（Computer Telephony Integration）などの電話と連携するソリューションを既に導入している場合には注意が必要だ。

　図1のマッピングにおいて、IPテレフォニーから「for ITの投資」領域に向かって矢印が伸びている点にも注意いただきたい。IPテレフォニーを導入すると、多くの場合「Click to Call（クリック・ツー・コール）」という仕組みが利用できるようになる。相手先電話番号を電子的に集中管理し、ソフトフォン（IP電話機に相当するアプリケーション）などから検索、選択することで電話がかけられるものだ。こうした仕組みは、Web電話帳と呼ばれることもある。個々のPCに電話番号を保存しないため、その分セキュリティが向上する。携帯電話利用時にもこの仕組みを利用すれば、携帯端末紛失時の情報漏えい対策として有効となる。

　このようにIPテレフォニーは「by ITの投資」だけでなく、「for ITの投資」としての効果も併せ持っている点に着目し、コスト削減以外の効果も漏らさず享受することが重要である。

　以下に、代表的なIPテレフォニー環境構築製品を列挙する。

Web会議

　Web会議もIPテレフォニーと同様にコスト削減の手段として導入されることの多いソリューションだ。昨今では、ASP／SaaS（Software as a Service）形態でハードウェア投資をせずに手軽に導入できるサービスも一般的となり、中堅・中小企業でも導入機会が増えている。映像や音声を共有し、相手と対面しているかのように会話できるため、会議に出向くための出張旅費・交通費の削減手段として活用されることが多い。

　つまり、Web会議も「by ITによるコスト削減手段」の代表例といえる。また、既に運用中の情報システムに与える影響は極めて軽微であるため、既存の情報システムが構築期、発展期、安定期のどこに位置していても導入は比較的容易だ。

　このWeb会議についても「for ITの投資」に向かって矢印が伸びている。これは、Web会議がグループウェアやメールを補完する役割を担えることを示している。

　企画書や営業資料などを社内で作成する際、それらの文書をグループウェアのファイルキャビネットに保存したり、メール添付して配布したりといったことは多くの企業で日常的に見られる光景だ。だが、複数の社員が同一文書に対して編集／更新を繰り返すと、個々人による版が複数作成され、かつそれらが頻繁にメールで配布される状態となる。この結果、「どれが最新版なのか分からない」「Aさん版とBさん版の2つができてしまった」といったことも起きかねない。そうしたときにWeb会議の共有機能を使い、文書を複数社員で共有しながら編集すれば、その場で意見を交わしつつ迅速に文書を仕上げていくことが可能になる。

　このようにWeb会議は、グループウェアやメールの活用を補完する「for IT」の要素も併せ持っている。Web会議を導入済みだが、コスト削減以外の活用ができていない中堅・中小企業も少なくない。「for IT」の要素も含めた幅広いWeb会議の活用は、ぜひとも検討したい項目といえる。

　以下に、代表的なWeb会議サービスを列挙する。

ボイスメール／IM

　日本の中堅・中小企業はメールへの依存度が高く、状況に応じてボイスメールやIMなど複数のメッセージング手段を使い分けるといったワークスタイルが根付きにくい。IMが使える状況でありながら、メールでさながらチャットのようなやりとりをしている光景を目にしたことのある方も多いだろう。

　ボイスメール／IMいずれも、適切な活用によって社員の業務効率向上（勤務時間短縮）など間接的なコスト削減効果を生み出すことは可能だ。だが、上記に述べたように個々の社員が「何でもメールで済ます」という習慣を変えない限り、目に見える効果を得ることは難しい。

　こうした点を踏まえると、ボイスメール／IMは既存で抱える問題を解消するための手段、つまりは「for IT」の観点でとらえた方がよい。ボイスメールであれば、「せっかくCRM（Customer Relationship Management）を導入したのに、顧客からの電話問い合わせを確実にメモできず、問い合わせ時の満足度が一向に改善しない」といった状況への対処として活用できる。IMであれば、「共有する必要のない議論をメーリングリスト上で展開している」状態を解消する手段として有効だ。だが、これらを実現するには「いつ、どのコミュニケーション手段を使うべきか？」という基準を明示し、それが確実に実践されるためのルール（強制力）を設けることが必要だ。

　このようにボイスメールやIMは、既存の問題を解決する補完的手段として導入すると効果が得やすい。そのため、「時期」としては発展期の後半から安定期における取り組みが適している。

　幸い、ボイスメール／IMは先に述べたIPテレフォニーを実現するソリューションに含まれていることが多い。無償でのサービスやツールもあるため、初期コストのハードルは比較的低いといえる。先に述べたCRMの例のように、まず特定の部署や業務に絞り、そこで発生している問題を解決するためのツールとして試験的に導入してみるというアプローチが有効だ。

プレゼンス確認

　プレゼンス確認は複数のコミュニケーション手段を併用する企業において、その適切な選択を助けるソリューションである。つまり、上記の各要素を活用するという段階を経た、最も進んだ状態にあるユーザー企業が対象となる。プレゼンス確認も直接的なコスト削減効果よりは、複数のコミュニケーション手段をつなぎ合わせて補完するという「for IT」の役割からとらえた方が分かりやすいだろう。

　それぞれのコミュニケーション手段がまだ十分に活用しきれていない状態でプレゼンス確認を導入しても、社員は使いこなすことができない。個々の社員が「ボイスメールはこういうときに使う」「IMではなくメールを送るのはこういった場合である」といった利用基準をある程度認識し、相手の状況に応じてコミュニケーション手段を使い分けることが自分の業務にとってもメリットがあると実感できた段階で、初めて効果が得られる。

　また、プレゼンス確認はグループウェアのスケジューラーや認証管理システムとの連携が欠かせない。個々の社員の予定やログイン状態などを把握しておく必要があるからだ。これらの点から、プレゼンス確認の導入を検討すべき「時期」は発展期の後半から安定期にかけてであり、ボイスメール／IMよりもさらに遅くなる。

　以下に、プレゼンス確認を実現する代表的なコミュニケーション関連サーバ製品を挙げる。

　以上、羅針盤にマッピングをしながら、IPテレフォニーを含めたUCを構成する各要素の投資ポイントを解説した。まずは、適用可能な「時期」が長く、「by ITの投資効果」を得ることが、比較的容易なIPテレフォニーやWeb会議から取り組むのが確実だろう。その後、IPテレフォニーやWeb会議の「for ITの投資効果」を模索し、必要に応じて次の段階へ進むという流れが、中堅・中小企業にも無理のないステップといえる。

　次回は中堅・中小企業におけるサーバ仮想化について、投資や導入のポイントを解説する予定だ。