まる分かりIT基礎解説「メール誤送信対策」

読めば分かる！　メール誤送信対策

TechTargetジャパンで過去に掲載したメール誤送信対策の記事を集約した。製品導入前に企業でできる対策や各ベンダーから提供されている誤送信対策製品を紹介する。

公開 2011年03月25日 09時01分

更新 2012年09月04日 15時51分

著者

上口翔子

[TechTargetジャパン]

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メール誤送信対策で情報漏えいのリスクを軽減

　セキュリティ管理者が抱える懸念事項の1つに、情報漏えい事故の問題がある。NPO 日本ネットワークセキュリティ協会が2011年2月に発表した「2010年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書【上半期速報版】」によると、2010年1月1日から6月30日の半年間に684件のインシデントが発生しており（ニュースサイトなどの報道から同協会が集計）、1件当たり平均損害賠償額は5597万円、想定損害賠償総額は364億3705万円に上る。

　主な原因（上位項目を抜粋）は「誤操作」（37.3％、255件）、「管理ミス」（30.0％、205件）であり、漏えい経路は「紙媒体」（65.2％、446件）、「USBメモリなどの可搬記録媒体」（12.4％、85件）、「電子メール」（8.9％、61件）と続く。この結果から、情報漏えい事故の大半は人的ミスにより発生していることが分かる。つまり、厳格な管理体制の確立や専用ツール導入による対策を講じていれば、上記で報告されたインシデントの多くは防げたということだ。にもかかわらず、依然としてこうしたインシデントの発生が後を絶たないのは、企業側での対策不足だと言われかねない。

　電子メール誤送信の場合、「宛先間違い」「社外秘情報を含むファイルの添付」など、わずかなミスで不適切なメールを意図せずに送信してしまい、結果として企業活動に深刻な事態を招く可能性がある。近年ではこうした誤操作を防ぎ、万が一誤送信をしてしまったとしてもリスクを軽減するものとして、ベンダー各社からメール暗号化製品やフィルタリング製品、メール誤送信対策に特化した製品が多数リリースされている。

　本稿では、TechTargetジャパンで過去に掲載したメール誤送信対策に関する記事を「製品導入前にできる対策編」「選品選定編」の2カテゴリ別に分けて紹介する。メール誤送信対策を実施するうえで参考となれば幸いである。また、以下では過去記事を電子化したブックレット（e-book）も配布している。そちらも合わせてご活用いただきたい。

過去記事の電子ブックレットはこちらからダウンロードしてください。

読めば分かる！　メール誤送信対策製品の選び方

　メール誤送信対策を検討する上で参考となる解説記事の他、18社の製品紹介記事をまとめた。

製品導入前にできる対策

企業のメール誤送信対策【前編】なくならない誤送信、製品導入前に企業でできる対策とは？

　本稿では、誤送信が起きる原因を「送信者本人が気付けるもの」「送信者本人では気付けないもの（社内の第三者がフォローすべき事柄）」「社内で気付くことに限界があるもの」の3点に分類し、各原因に対して「誰が、どこで、いつ、どのような対策を実施すればよいか」を解説している。誤送信を防ぐには製品導入によるシステム側での対策も有効だが、送信者本人が気付けるものに関しては個々人の危機意識を向上させることも必要であると筆者は述べている。

　以下、本文より「誤送信の原因」と「企業側でできる対策」を一部抜粋した。

誤送信の原因

　送信者本人が気付ける誤送信

宛先間違い
メール本文の間違い
不適切な添付ファイル
To、Cc、Bccの不適切な選択

　送信者本人では気付けない誤送信（社内の第三者がフォローすべき事柄）

ルールなどの誤認識

　社内で気付くことに限界がある誤送信

送信先に含まれるメーリングリスト（エイリアス）に予期せぬ相手が含まれていた
誤送信ではないが結果として情報漏えいなどを引き起こすもの
情報の機密レベル変化
送信先からの漏えい

誤送信対策を「誰が、どこで、いつ、どのように実施するか」

誰が：情報作成者、メール送信者、社内の第三者、システム
どこで：情報作成者のPC、送信者のPC、メールサーバ、誤送信対策の専用製品、送付先
いつ：情報作成時、メール作成中、メール送信ボタン押下時、社内のメールサーバにメールがあるとき、誤送信対策の専用製品を通過するとき、メール送信後（相手に届いた後）
どのように実施するか：基本的にはリスク評価（「発生したときの被害額」×「発生頻度」）に基づき、本文よりも重要な情報を含む場合の多い添付ファイルから対策をする。また、発生頻度の観点では一般的に多いとされる宛先間違いについて、送信者本人が気付けるものから始めるとよい

企業のメール誤送信対策【後編】誤送信対策製品を導入する上で考慮すべき運用面のポイント

　後編では、前編の内容を踏まえて「実際にどのような機能を持つ対策製品を導入し、運用すればよいのか」を紹介している。また記事内ではメール誤送信対策のトレンドとして、DLP（Data Loss Prevention：情報漏えい防止）製品を取り上げている。DLPは、外部に漏れてはいけない機密キーワードや文章などの特徴を登録しておくことで、その情報を本文や添付ファイルに含むメールに関しては、製品側で送信させないという強制手段が取れる製品である。製品によっては、メールだけでなくエンドポイントやネットワーク上のあらゆるデータを監視可能であり、機密情報を含むデータの転送制限・防止や、印刷、USBメモリなどへのコピーなども制御できる。

　なお、本稿ではメール誤送信対策に有効な製品として、メール暗号化製品、フィルタリング製品、メール誤送信対策向けの専用製品の3点を取り上げる。DLPについては「読めば分かる！　情報漏えい対策製品『DLP』の選び方」や「情報漏えい対策『DLP』製品紹介」にて詳しく解説しているので、そちらを参照されたい。

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製品選定

　以下に、各社が提供しているメール誤送信対策製品を列挙した。まずは、各製品の特徴を押さえるために、搭載されている主な機能を紹介する。

主な機能

　誤送信を防ぎ、かつ万が一送信してしまった後の拡散（漏えい）防止策として、各製品には以下のような機能が搭載されている。

（1）送信前にポップアップ画面を表示

　プレビューでメール内容の確認を促すことで、送信前に宛先や表記誤りなどのミスを防ぐ。社外宛てのアドレスを色つきで目立つように表示する製品などもある。

ポップアップ画面例（NRIセキュアテクノロジーズ、エアー）《クリックで拡大》

（2）送信メールの一時保留

　ポリシーに応じてメールを保留する。あらかじめ設定した保留時間内であればキャンセルや破棄が可能。保留したメールは管理画面や個人のメールフォルダで確認できる。

保留メールの確認画面例（キヤノンITソリューションズ、CSK Winテクノロジ）《クリックで拡大》

（3）ポリシー条件に応じてメール送信を強制却下

　メールフィルタリング機能に当たる。機密情報を含むメールを社外に流出させないなど、システム側で対策ができるため、運用負荷が少ないといったメリットがある。

（4）To指定アドレスをBccへ自動変換

　メールマガジンなど、複数のアドレスを誤ってToにしてしまった場合に、システム側で強制的にBccへ変換する。変換するアドレスの個数条件は、各社のポリシーに応じて変更可能な製品もある。

（5）上長や第三者の確認

　メール内容に応じて、上長の承認がなければ送信不可とする。上長や社内第三者の目を借りることで自身では気が付かなかったミスを発見できる。

（6）メール本文の暗号化

　受信者にメールが渡った後でも、パスワードさえ通知していなければ情報漏えいを防げる。事後対策として有効となる。

（7）添付ファイルの暗号化、Webダウンロード

　本文の暗号化と同様に、事後対策として有効な機能。製品によっては本文と添付ファイルを分離して送信可能な製品もある。

添付ファイルの暗号化設定例（トランスウエア）《クリックで拡大》

　以上で挙げた機能の他にも、各製品独自の機能が搭載されている（独自機能については、表内の関連記事で解説している）。

■表各社が提供している主な誤送信対策ソリューション

製品名	販売元	搭載機能	提供形態	その他特徴	関連記事
WISE Alert	エアー	ポップアップ表示、一時保留、フィルタリング	クライアント型	慣れによる誤送信を防ぐため、9種類のポップアップ画面を用意。ランダムに表示することでケアレスミスを防ぐ	悪意のない誤送信を自己チェックで解決する「WISE Alert」
HDE誤送信対策ソリューション	HDE	一時保留、フィルタリング、添付ファイル暗号化	ゲートウェイ型	Mail Cop、Mail Filter、Secure Mailの3製品を自由に組み合わせ可能で、メールアーカイブ機能なども実現可能	「暗号化」「一時保留」などの組み合わせで誤送信を防止する「HDE誤送信対策ソリューション」
SecureCube / Mail Adviser	NRIセキュアテクノロジーズ	ポップアップ表示	クライアント型	「添付ファイル」「宛先」「本文」の要素が整理されたポップアップ画面が特徴。2011年春以降にセキュアファイル交換サービス「クリプト便」など他製品との連携を予定している	送信者に“気付き”を与え、メール誤送信を未然に防止する「SecureCube / Mail Adviser」
CipherCraft/Mail	NTTソフトウェア	ポップアップ表示、一時保留、Bcc自動変換、上長承認、本文・添付ファイルの暗号化	クライアント型／ゲートウェイ型	独自の暗号形式「Camellia」を含む計4種類の暗号形式に対応。クライアント型は評価版を用意している	柔軟な導入形態、利便性を追求したメール誤送信防止製品「CipherCraft/Mail」
Mail Luck!	NTTPCコミュニケーションズ	フィルタリング、アーカイブ、本文と添付ファイルの分離	添付ファイルはMail Luck!のサーバに一時保管され、受信者がダウンロードをする前であれば送信者が削除可能	ゲートウェイ型	システムと人の手を介して添付ファイルの誤送信を徹底的に防止する「Mail Luck!」
BRODIAEA safeAttach	オレンジソフト	本文・添付ファイルの暗号化、Bcc変換	事前に設定したポリシーに応じて自動暗号化。リポート機能なども備える。スマートフォンにも対応	ゲートウェイ型（アプライアンス）	自動暗号化機能を備えたメール誤送信対策製品「BRODIAEA safeAttach」
GUARDIAN CorrectMail	キヤノンITソリューションズ	一時保留、フィルタリング、上長・第三者承認	同社のコンテンツフィルタリング製品「GUARDIANWALL」のフィルタリング機能を搭載。ASP提供にも対応する	クライアント型	メールのうっかり誤送信を多方面から防ぐ「GUARDIAN CorrectMail」
Kodai MailGo	コダイ・コープ	ポップアップ表示	Microsoft Office Outlook 2003/2007用のアドオンツールとして提供。主に宛先間違いをチェックする	クライアント型	宛先ミスから起こる情報漏えいを防止する「Kodai MailGo」
御庭番	サイバーシステム総合研究所	一時保留、フィルタリング、添付ファイルの暗号化	送信したメールに問題がある場合に、該当箇所を記載した確認メールが送信者本人や事前に設定した第三者に送信される仕組み	ゲートウェイ型（アプライアンス）	小規模オフィスでも容易に運用できる誤送信防止製品「御庭番」
PlayBackMail	CSK Winテクノロジ	一時保留、Bcc自動変換、添付ファイル暗号化	送信者が宛先を選択する際に、名刺や顔写真といった詳細情報を表示する独自機能なども搭載	ゲートウェイ型	ユーザーに負担を掛けずにメール誤送信を防止できる「PlayBackMail」
m-FILTER	デジタルアーツ	一時保留、フィルタリング、上長・第三者承認、添付ファイル暗号化	電子メールの「フィルタリング」「アーカイブ」「スパム対策」機能を提供するメールセキュリティ製品	ゲートウェイ型	多彩なフィルタリング機能でメール誤送信を防止する「m-FILTER」
Active! gate	トランスウエア	一時保留、フィルタリング、上長承認（オプション）、添付ファイルの暗号化・Webダウンロード	時間差配信やスコアリング機能、二重暗号化など多彩な機能を搭載。管理者／部門／ユーザーごとのポリシー設定ができる	ゲートウェイ型（より安価なクラウド提供版もあり）	Google Appsにも対応、豊富なメール誤送信防止機能を搭載した「Active! gate」
メール誤送信対策ソリューション	日本プルーフポイント	一時保留、Bcc自動変換、メール暗号化	1つの暗号化メールに対して1つの復号鍵を生成。鍵を通知するまでは受信者に内容を読まれることはない	ゲートウェイ型（SaaS提供、仮想アプライアンスにも対応）	送信前後で人的ミスを取り消す大企業向けメール誤送信対策ソリューション
留め～る	日立ソフトウェアエンジニアリング	一時保留、Bcc自動変換（オプション）、上長承認（オプション）、添付ファイル保護（ワンタイムパスワード）	上長はActive Directoryなど既存のデータベース情報と連携して一括登録が可能。保留メールはシステム側で自動判定する	ゲートウェイ型	企業ポリシーに則したオリジナルのメール誤送信対策ができる「留め～る」
Popular MailChecker	ポピュラーソフト	ポップアップ表示、添付ファイル暗号化	ポップアップ画面で全ての項目にチェックを入れるまでメールが送信されない仕組みを搭載。短期導入が可能	クライアント型	既存のシステム環境で即時利用可能なメール誤送信防止ツール「Popular MailChecker」
MailBarrier	富士通アドバンストエンジニアリング	ポップアップ表示、添付ファイル暗号化	サーバ環境に手を加えずに即日利用できる。1ライセンス3900円（税別）からの低コスト導入が可能	クライアント型	低コストで1ライセンスから導入可能、添付暗号化と宛先チェックで誤送信を防止する「MailBarrier」
SHieldMailChecker	富士通ソーシアルサイエンスラボラトリ	ポップアップ表示	ポップアップ画面上が見やすく整理されており、宛先、誤送信のリスクなどを把握できる。独自の自動学習ホワイトリスト機能も搭載	クライアント型	自動学習機能で慣れによるメール誤送信も防止できる「SHieldMailChecker」
FENCE-Mail	富士通ビー・エス・シー	一時保留、上長・第三者承認、添付ファイル暗号化	独自の暗号形式「FENCE」を用いた製品。メール作成時の誤操作をシステム側で防止し、送信後もパスワードを通知するまでは漏えいを防げる	ゲートウェイ型（SaaS提供にも対応）	独自の暗号形式を搭載した誤送信対策ソフトウェア「FENCE-Mail」