レッスン1：プラン選択前に十分な調査を

　Office 365では利用するプランを選択するが、弊社は典型的な小規模企業であるため、規模だけ考えると最大ユーザー数が50人のP1で十分過ぎるくらいだ。そこで、ユーザー1人当たり月額800円という利用料に引かれ、最初はプランP1を選んだ。しかし、詳細を調べていくと、すぐにP1では弊社の要件を満たせないことに気付いた。結局、会社の規模は小さくても、弊社の場合はプランE3が必要だった。この最初の失敗については、後ほど詳しく説明する。

レッスン2：試用開始前に準備を万全に

　Office 365は基本的にWebブラウザで操作するため、入力しやすいサブドメイン名を確保したかった。今後何年も、ユーザーはそのドメイン名を入力することになるからだ。そのため、プランP1の試用版を登録する際に第一希望のサブドメイン名を確保できたので非常に喜んだ。しかし、最初にこのドメイン名を利用したことが、プランを後でE3に切り替えるときに問題になった。

　サブドメイン名はプランP1に登録されると、ロックされてしまうのだ。弊社では後からプランをE3に変更したが、そのサブドメイン名の所有者であるにもかかわらず、90日間待たなければ、同じサブドメインをE3で利用できなかった。この問題は早期に解決されることを期待する。

レッスン3：プラン購入とExchangeの移行のタイミングを合わせる

　どのプランを選んでも、ユーザーデータを入れなければ、Office 365は高価で中身がない入れ物にすぎない。サービスを利用していないのに料金を支払うことにならないように、プランを導入したら直ちにExchangeの移行を開始できるようにすることが重要だ。Exchangeの移行は時間がかかるため、抜かりなくOffice 365への移行スケジュールとタイミングを合わせよう。

レッスン4：サードパーティーの移行ツールを検討する

　Office 365には移行ツールが付属している。これらのツールは、Exchangeから移行をする場合には、とてもよくできており役に立つ。しかし、Exchange以外のメールプラットフォームから移行する場合は、有用性が低い。

　弊社は米GoogleのGmailを利用していたため、Office 365の無償機能を使って実行できる移行は“IMAP移行”だけだった。残念ながら、この移行オプションでは連絡先や予定表アイテムを移行できない。このようなデータを移行するにはサードパーティーの製品が必要だ。そこで弊社は、米Quest SoftwareのOnDemand Migration for Email（1ユーザー当たり10ドル）を利用した。これは完全にクラウドベースの製品で、2回のクリックで、あらゆるデータをバックグラウンドでシームレスに移行できる。

レッスン5：テクニカルサポートの必要性を軽視しない

　P1で提供される無償のオンラインサポート以上のテクニカルサポートを必要としたことも、弊社がP1ではなくE3を選んだ理由の1つだ。

　チュートリアルのビデオや延々と続くコミュニティーフォーラムのディスカッションなど、Office 365に関する情報は山のようにある。しかし、とにかく量が膨大で参照しきれないし、Microsoftが用意したビデオの質は驚くほど低い。だが、P1で利用できるサポートはそれだけだ。

　Microsoftのパートナーも、Office 365についてはまだ学習している段階であるため、パートナーによるサポートの質もばらつきがあると思われる。（Eシリーズのプランの説明通りなら）Microsoftのテクニカルサポートは、一流で、問い合わせへの対応も早く、具体的な解決策を提示できる。

レッスン6：URLの早見表を作成する

　Office 365に対して筆者が最も不満を感じている点は、各コンポーネントへのアクセスに必要なURLが統一されていないことだ。例えば、SharePointにはwww.sharepoint.com、Outlookにはwww.outlook.comで始まるURLを使う。また、Office 365のアカウントの管理にはportal.microsoftonline.comで始まるURLを使い、ユーザー名にはonmicrosoft.comが付く。

　SharePointの管理に使うURLは＜サブドメイン＞-admin.sharepoint.comだし、Exchangeに至ってはsn2prd0702.outlook.comのような関連性がよく分からないURLだ。このようにURLが煩雑なだけでなく、Office 365のコンポーネント間ではUIにも統一感がない。一言でいうと、全体的なエクスペリエンスにもう少しまとまりがほしい。

レッスン7：SharePointはユーザーが管理する必要あり

　弊社では別のドキュメントコラボレーションスイートを使用しているため、管理面でも運用面でもSharePointは複雑で、対応に苦慮した。

　外注先を弊社のワークスペースに招待するだけでも、やはり多くの設定が必要だった。しかも、この設定には必須項目でありながら、オンラインドキュメントで発見できなかった項目もあった。また、ワークスペースを構築するまでに、少なくとも2回、完全に構築をやり直すことになった。これらはいずれもSharePointが問題なのではなく、弊社に経験がなかったことが原因だ。SharePointの経験がない場合は、まず十分にSharePointについて学習し、知識を身に付けてからOffice 365への全面的な移行に着手するべきだろう。

Office 365に移行する価値はあるか？

　一言でいうと、「価値はある」。幾つか見逃せない不便な点や軽い失敗はあったが、弊社はこれまでのところOffice 365に満足している。弊社では、ドキュメント管理やユニファイドコミュニケーションに対するOffice 365の包括的なアプローチから、既に恩恵を受けている。今後、長きにわたりこのサブスクリプションサービスを利用し、実りある関係を築ければと思う。