データ入力と保存、クラウド時代の「古くて新しい」複合機の活用法

オフィスで日常的に扱う紙文書とITの橋渡しをしてくれる身近な事務機器が複合機だ。データ格納の入り口として見れば、ペーパーレスといったコスト削減手段を超える、クラウド時代も見据えた新たな活用法が見えてくる。

公開 2010年11月16日 08時02分

更新 2012年09月04日 16時34分

著者

岩上由高

[ノークリサーチ]

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　本連載では「中堅・中小企業のためのIT投資羅針盤」と題して、毎回特定のIT活用項目を取り上げて、中堅・中小企業がそれらへ取り組む際のポイントを解説している。連載を初めてご覧になる読者のために、あらためて「羅針盤」の意味を説明しておこう。

　IT投資においては「目的」と「時期」をはっきりさせることが非常に大切である。「目的」は「何のために」と言い換えられる。これには「自社の本業に寄与するため（by ITの投資）」と「ITを安全かつ効果的に活用するため（for ITの投資）」の2つがある。一方で、「時期」とは構築期、発展期、安定期といった情報システムのライフサイクル上のどこにあるかを示すものだ。海図に例えると、「目的」は「方向」、「時期」は「位置」に相当する。この「方向」と「位置」を把握するための道具が本連載のタイトルにもなっている羅針盤というわけだ。

　最終回となる今回は「複合機（MFP）」について取り上げる。

ITとの距離がますます近くなる複合機

　複合機とは、プリンタ、コピー、FAX、スキャナの機能を併せ持った機器のことを指す。この点についてはあえて繰り返すまでもないだろう。PBX（構内電話交換機）と同様に、企業におけるIT活用が広く普及する以前から存在していた事務機の代表格である。そうした経緯もあって、複合機の調達や管理をIT部門ではなく総務部門が担当しているケースも多々あった。だが、近年ペーパーレス化の取り組みが進むのに合わせて、複合機は紙データとITの世界との橋渡しをするようになってきた。

　図1のグラフは、年商500億円未満の中堅・中小企業に対して「導入済み文書管理・ファイル管理製品／サービス」を尋ねた結果（導入社数ベースのシェア）である。リコーの「Ridoc Document Server」やOSK（大塚商会）の「eValue NS」（旧:Visual Finder）が上位に位置している。これらはいずれも、リコーや大塚商会といった複合機販売でも多くの実績を持つ大手企業によるものだ。現在の文書管理・ファイル管理の大半は、複合機でスキャンした文書データの自動登録や、複合機への詳細な印刷指定といった連携機能を備えている。下記グラフの結果が示すように、複合機は紙データをITの世界に持ち込むための玄関口のような役割を果たしているといってもいいだろう。

図1　導入済み文書管理・ファイル管理製品／サービスのシェア

　複合機とITとの関係が深まる中、複合機にはこれまでの印刷、複写、FAX、スキャンだけではない新たな活用方法が生まれてきている。特に注目すべきなのは「データ保存先」および「入力ツール」としての役割だ。複合機活用をIT投資の羅針盤にマッピングするに当たって、まずこの2つの新しい役割について見ていこう。

複合機自身を「データ保存先」として活用する

　最近のデジタル複合機にはHDDを備える製品も少なくない。LinuxをベースとしたOSを搭載し、スキャンした紙面データを保存できるファイルシステムを持っている。こうした複合機は、実質的にはファイルサーバに近いものといってもいいだろう。実際、キヤノンの「imageRUNNER ADVANCE」シリーズや、リコーの「imagio MP」シリーズの中には100Gバイトを超えるHDD容量を持ち、HDDの暗号化機能を備える機種がある。それぞれ「アドバンスドボックス」「ドキュメントボックス」という名称で、複合機自身が持つファイルサーバ機能として位置付けている。スキャンした紙面データをPCやファイルサーバに転送せずに、複合機の中で直接保存・管理することも可能なわけだ。

　これまで、中堅・中小企業では比較的安価なPCサーバやPCの内蔵HDDをデータ保存先として活用するケースが少なくなかった。データ容量もそれほど大きくないため、PCサーバやPCのHDDの活用は費用負担も少ない手段として有効であるように思われた。だが、データ格納場所が複数のPCサーバやPCに分散してしまい、どのデータが必要あるいは不要なのかを把握することが難しくなった。その結果、データの整理が進まず、データ格納効率が非常に低い状態に陥っているユーザー企業も少なくない。本当に必要なデータの総量はさほど多くないにもかかわらず、データの格納場所が足りない状態といえる。

　この状況を打開するため安価なNAS（Network Attached Storage）ストレージをさらに追加するという対策もある。しかし、HDDを備えた複合機を既に導入しているのであれば、それを活用しない手はない。分散したデータの整理という根本的な課題は残るものの、少なくとも「これからスキャンした紙面データは複合機に保存する」と決めるだけでも、コスト削減とデータ整理に多少なりとも役立つだろう（図2）。

図2　「データ保存先」としての複合機活用

クラウド活用で生きてくる「入力ツール」としての活用

　複合機における2つ目の特筆すべき役割は「入力ツール」としての活用だ。先に述べたように、紙面データをスキャンする機器という点では既に入力ツールとしての役割を果たしているといえる。だが、ここで注目したいのはクラウドとの関係だ。

　キヤノンは、先に挙げたimageRUNNER ADVANCEシリーズとマイクロソフトの「SharePoint Online」やグーグルの「Google ドキュメント」と連携が可能な「Scan and Print for imageRUNNER ADVANCE」を発表している。スキャンした紙面データをPCサーバやPCを介さずに直接マイクロソフトやグーグルが提供するクラウドサービス上に格納できるというものだ。一方のリコーも、imagio MPシリーズとEvernote（※）を連携させる「Scan to Evernote」を発表済みである。リコーの場合にはPC上で動作するウィジェットを介して各種のサービスと複合機を連携させる「App2Me」と呼ばれる仕組みを利用している。

※PCやモバイル端末から多種多様なデータを登録、閲覧、検索できるサービス。クラウド上に構築された「何でもメモ帳」のようなもの。

　こうした「複合機を介したクラウドの活用」を本稿で取り上げるのには理由がある。中堅・中小企業がクラウドを活用する際、意外と大きな障壁になるのが「ユーザーインタフェースの慣れ」の問題だ。頭では大容量ストレージがクラウド上で利用できるというメリットが分かっていても、慣れ親しんだWindowsエクスプローラとは異なる画面や操作に追随できなくなってしまうユーザーもまだ少なくない。だが、複合機でスキャンをするという操作であれば、「紙面データをデジタル化して保存する」という範囲においてはクラウドサービス固有の操作を覚える必要はない。既に投資している複合機を有効活用するという「モノ」の観点だけでなく、操作習得における負担を軽減するという「ヒト」の観点でのコスト削減を実現できる手段といえる。

　先述した「データ保存先」としての役割とクラウドサービスへの「入力ツール」としての役割を組み合わせるということも、将来的には考えられる。紙面データをスキャンしたデータのうち、アクセス頻度の高いものは複合機内に保存しておき、それ以外はクラウドサービスに保存することで、複合機に必要なHDD容量を抑えられる（図3）。複合機のクラウド連携ソリューションについての詳細は別記事「複合機の使い方を変える『サーバ化』と『クラウド連携』」を参照いただきたい。

図3　クラウド活用における「入力ツール」としての複合機

「古くて新しい」複合機の活用方法を検討してみよう

　このように複合機を「データ保存先」や「入力ツール」ととらえ直すことで、クラウド時代も見据えた新たな活用方法が見えてくる。ユーザーが慣れ親しんだ複合機を前面に置くことで、金銭的な投資だけでは解決が難しい「操作習得の負担軽減」も実現する可能性があるわけだ。こうした点を踏まえて、複合機の活用を羅針盤にプロットしてみよう（図4）。

図4　複合機活用の羅針盤へのマッピング

　まずは、羅針盤における「目的」（方向）である。「for ITの投資」「by ITの投資」のいずれかという点では「for ITの投資」の要素が強いといえる。ペーパーレス化の実現による業務効率改善やコスト削減が代表例だ。

　一方、羅針盤の「時期」（位置）でいえば、大半のユーザー企業が安定期に位置している。複合機の役割は印刷、複写、FAX、スキャンの4つであることを誰もが認識している状態だ。しかし、それ故に紙やトナーの費用といったコスト負担ばかりが目に付いてしまい、台数削減の対象にもなっている。無駄なコストを削減すべきなのは当然だが、既に手元に複合機があるのであれば、それを可能な限り有効に使い倒すという発想も大切だろう。

　特に上記に挙げたクラウドサービスの活用を検討しているのであれば、そのユーザーインタフェースとして複合機を活用することを検討する価値は十分にある。手元にある複合機を“厄介者”扱いする前に、「古いけれど新しくもある複合機の活用方法」がないかを探してみてはいかがだろうか。

　5回にわたって、「目的」と「時期」2つの軸で考える羅針盤というコンセプトでさまざまなIT活用項目の投資ポイントを探ってきた。本連載が中堅・中小企業におけるIT投資検討の一助となれば幸いである。