複合機における“質の変化”を見逃すな複合機の使い方を変える「サーバ化」と「クラウド連携」
コスト削減活動の余波で設置台数や利用機会が縮小している複合機。コピー・FAXといった従来機能にとどまらない、今の複合機の質的な変化を積極的に取り込めば、一層のコスト効果を得られるかもしれない。
デジタル化の進んだ現代においても、紙文書がまったく不要になるわけではない。そのため複合機は、紙文書とデジタルの世界を結び付けるためには依然として必須の要素だといえる。しかし、IT運用コスト削減の要請が強まる中、複合機は「なるべく利用しない方がよい物」ととらえられがちだ。トナーセービング、複合機の統廃合、MPS（Managed Print Service）は、いずれも複合機関連の運用コストを抑える目的で導入されることが多い。こういった施策において、複合機自体は従来と同じだが、それらの導入台数や利用頻度に変化が生じている。その意味でこれは「量の変化」であるといえる。現在はこの「量の変化」に注目が集まっているため見落としがちではあるが、実は複合機自体にも「質の変化」ともいうべき動きがあるのだ。
そこで本稿では、プリント・コピー・FAX・スキャンという従来機能の観点だけでなく、サービスまで視点を広げて今後有効になるであろう「複合機における質の変化」に注目し、大手複合機メーカーの各ソリューションを紹介する。
姿と役割を変え始めた複合機
複合機とは、「プリント・コピー・FAX・スキャンの4つの機能を兼ね備えた専用機器」を指す。基本的な形態はここ数年変わっておらず、性能（毎分の出力枚数など）と価格のみが進化の指標であると考えがちだ。だが、昨今ではこれまでになかった複合機自体の大きな変化が見られる。その中でも特に注目すべきなのは、以下の3点である。
以下、それぞれの変化について詳しく見ていく。
1. デスクトップ環境との親和性
複合機で紙文書を出力したり、逆に紙文書をスキャンする際には、実にさまざまなオプションを設定することができる。両面印刷、集約印刷、ステープル留めなど多種多様だ。しかし、それらを設定する画面は一般的に複雑であり、メニュー階層も深い。急いで印刷をしたいのに、どうやって設定すればいいのか分からず困ったという経験をお持ちの方も多いだろう。
そうした状況を解消するのが「複合機を操作できるデスクトップツール」である。印刷ダイアログからオプションを選んで表示する設定画面と異なり、これらのツールはPCのデスクトップ画面上に配置しておくことができる。数多くの機能の中から自分が頻繁に利用するものだけを選んで表示できるため、毎回の作業時に煩わしい思いをしなくて済む。各自のデスクトップ上から手軽に複合機を操作／制御できるようになったことで、利便性の大幅な向上が期待できる。また、各自のPCに導入されたデスクトップツールを介して、詳細な利用状況の把握が可能となる。つまり、セキュリティ向上や利用効率改善に役立てることができるわけだ。
デスクトップとの親和性2. ファイルサーバとの融合
従来、紙文書をスキャンしたデータはネットワークを介してファイルサーバなどに格納されていた。また昨今では、大容量のHDDを搭載でき、自身がファイルサーバとして機能する複合機も登場してきている。複合機とファイルサーバを連携させる場合、作業を簡便化するためにファイルサーバ側の保存先フォルダは誰でもアクセスできる状態にしてしまっているケースも見受けられる。だがこうした運用は、マルウェア感染被害を拡大させる要因にもなりかねない。複合機と連携させるためにファイルサーバのセキュリティを無防備にすれば、そこを基点として共有データを利用するクライアントPCが次々とマルウェアに感染する恐れがある。そこで複合機自体にファイルサーバ機能を包含させれば、ファイルサーバとの連携そのものが不要になり、ファイルサーバを無防備にしてしまうリスクを防止できる。
このように複合機自体にファイルサーバ機能を包含させることは、ファイルサーバというハードウェア機器の削減だけでなく、セキュリティ対策という効果にもつながる。ただし、複合機自体がファイルサーバ機能を持つということは、複合機側のセキュリティ対策についてはこれまで以上に十分配慮する必要がある。これは複合機の「質の変化」全般にいえることだが、複合機を単なる印刷機器ととらえず、サーバと同じように扱うという意識も今後重要になってくるだろう。
ファイルサーバとの融合
3. 紙文書とクラウドの橋渡し
複合機と文書管理システムとの連携は従来行われてきた。複合機メーカー各社は外部連携の手段を用意しており、SIerやソフトウェアベンダーによる連携ソリューションは数多く提供されている。こうした社内でのシステム連携に加え、昨今はインターネット上のサービスとの連携ソリューションが登場してきている。デジタル文書を安全かつ手軽に保存／保管し、必要に応じて社内外で共有する手段として、クラウドサービスの活用に注目が集まっている。紙文書を複合機でスキャンし、そのまま直接クラウド上のオンラインストレージに格納できれば、デジタル化やデータ格納の手間を大幅に省くことができる。このように複合機は近い将来、紙文書とクラウドの世界を橋渡しする役割を担う可能性も十分考えられる。
紙文書とクラウドの橋渡し大手複合機メーカーの具体的な取り組み
上記に挙げた3つの「質の変化」は、単に紙文書を扱う機器としての複合機のイメージを大きく変えるだろう。上に述べた変化は将来予想ではなく、現在販売されている複合機で既に起きているものだ。次に、こうした「質の変化」に関する複合機メーカーの具体的なソリューション、取り組みを紹介する。
複合機のサーバ化を進めるキヤノン「imageRUNNER ADVANCE」
imageRUNNER ADVANCE C5000（A3カラー）キヤノンが2009年7月にリリースした複合機の新ブランド「imageRUNNER ADVANCE」は、「複合機のサーバ化」を推進するものだ。「アドバンスドボックス」と呼ばれる内蔵HDDを搭載。最大700Gバイト弱まで増設可能で、ファイルサーバとしての機能を内包している。また、「imageWARE Desktop」という別売りのソフトウェアを追加すると、PCの画面上でアドバンスドボックスへの新着データ通知や格納されたデータをプレビューできる。つまり、複合機があたかもサーバであるかのようにデータを蓄積し、そのデータをPC上で活用できるわけだ。ペーパーレス化とファイルサーバ統合を同時に進めたいユーザー企業には、有力な選択肢といえる。
ウィジェットを活用したサービス連携を実現するリコー「imagio MP」
リコーは同社の複合機「imagio MP」シリーズを拡張するソリューションとして「App2Me」の提供を2010年1月に開始した。App2Meとは、特定の機能ではなく、リコーが運営するWebサイトから配信される「ウィジェット」（簡易アプリケーション）をPCに導入することによってさまざまな機能／サービスを実現する仕組みを指す。プリントやスキャンの設定をPC上で簡易に行える数々のウィジェットが同社から提供されている。これらは「デスクトップとの親和性」を実現した例といえる。
App2Meの特徴は、第三者がウィジェットを開発、提供することが可能な点だ。連携先は複合機本体だけでなく、インターネット上のサービスでも構わない。例えば、「紙の名刺をスキャンし、そこから住所を読み取ってGoogle Mapsの地図画像を取得。それを名刺に記載された内容と一緒に印刷する」といったことが可能になる。これは、冒頭に述べた「紙文書とクラウドの橋渡し」の具体例だ。ウィジェットを活用し、紙文書とクラウドのコンテンツをマッシュアップさせる試みともいえるだろう。
imagio MP C3500RC SPF（A3カラー）
自社アウトソーシングサービスとの連携する富士ゼロックス「DocuCentre」「ApeosPort」
富士ゼロックスは、従来提供しているアウトソーシングサービス「beat」と自社製の複合機との新たな連携ソリューションを2009年8月から開始している。beatとは、同社が中堅・中小企業向けに以前から提供している、セキュリティ対策を中心としたアウトソーシングサービス。現在のクラウドといわれるものの先駆的な取り組みともいえるだろう。beatではオンラインストレージを利用できる。そこで同社は、「DocuCentre」や「ApeosPort」でスキャンした紙文書を直接beatのオンラインストレージへ格納できるソリューションを開始した。ファイルサーバの導入・運用が難しく、セキュリティ対策なども外部へ任せたい小規模企業にとっては、検討する価値のある組み合わせだろう。
ApeosPort-IV C3370（A3カラー）次なる課題はベンダーロックインの回避
複合機の「質の変化」は企業内における複合機の役割拡大を意味する。その場合に問題となってくるのが「ベンダーロックインの危険性」だ。現在もドライバについては各機種、各メーカーのものを利用する必要があるが、ベンダー固有の運用管理が必要となる範囲がさらに広がることになる。こうした懸念への対策として期待されるのが「BMLinkS（ビーエムリンクス）」だ。
BMLinkSの取り組みBMLinkSとは、複数メーカーの複合機が混在した状況下でも統一的な運用管理を行えるようにすることを目的に、共通仕様の策定やその推進活動を行うプロジェクト名称である。活動主体である「BMLinkSプロジェクト委員会」には前述のキヤノン、リコー、富士ゼロックスを含め、主要な複合機メーカーが参画している。
「BMLinkS」では複数メーカーの機器に統合対応したプリンタドライバをはじめ、文書データの保存／共有を行うストレージサービス、複合機内に格納された文書を閲覧するビュワーといった機能を共通して利用できる仕組みを提供している。各メーカーによるBMLinkSへの対応度は比較的高く、基本機能レベルでは標準化が進みつつある状況だ。さらに同プロジェクトでは、SIerやソフトウェアベンダーが複合機に対応したアプリケーションを開発する際に利用できるツールセット「オフィス機器管理SDK」を2009年11月に発表している。これにより、複合機メーカー以外であっても、複数メーカー機器に対応した連携ソリューションを提供できる。このようにベンダーロックインの危険性を回避しつつ、利便性のさらなる向上を進める姿勢は、歴史の長い複合機ならではの取り組みといえるだろう。
ITコスト削減の対象として利用縮小の方向へと傾きがちな複合機であるが、これまでに述べた「質の変化」に着目すると、これまでとは違う複合機の役割や活用方法が見えてくるはずだ。紙文書が存在する以上、複合機がまったく不要になることはない。であれば、逆に複合機の質の変化を積極的に取り入れるという思考の転換も、厳しい経済環境の中では有効ではないだろうか。
＜筆者紹介＞
岩上由高
ノークリサーチ シニアアナリスト
ソフトウェアベンダー数社でソフトウェア製品の企画、設計、開発、コンサルティング、トレーニングなどに携わった後、ノークリサーチに入社。シニアアナリストとしてITのさまざまな領域の調査・分析に従事し、その成果を記事執筆やコンサルティング活動を通じて積極的に発信している。
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