Slackがもっと便利になる「通知設定」「Slackコネクト」「チャンネル管理」とは

Slack導入後の設定に一手間加えると、業務の効率が大きく変わる。外部組織との共同作業に役立つ機能や、通知・チャンネル管理のこつを紹介する。

公開 2021年06月15日 05時00分

著者

Irwin Lazar

[TechTarget]

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　前編「Slack導入の成功企業になる『厳密なセキュリティ対策』だけではない条件とは？」に続き、後編となる本稿は、Slack Technologiesのビジネスチャットツール「Slack」の導入を成功に導く5つのポイントのうち3つ目から5つ目を紹介する。

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ポイント3．仕事中のメンションに煩わされない通知設定を周知する

　Slackに限らず、ビジネスチャットツールの導入に当たって克服すべき最大級の問題は、誰かがチャンネル（話題単位の小グループ）に新しいメッセージを投稿するたび、常に仕事が中断される煩わしさにある。Slackのデフォルト設定では、

ダイレクトメッセージを受信したとき
チャンネルで自分宛てのメンション（言及）があったとき
通知を受信する設定にしておいたキーワードを含むメッセージが投稿されたとき

のみ、エンドユーザーへの通知が届く。

　通知設定を変更して特定の時間や曜日だけに限定したり、サウンドや通知の出し方をカスタマイズしたりすることもできる。個人の通知設定をカスタマイズする方法をエンドユーザーに教えるための時間は必ず確保する必要がある。Slackを会社のカレンダーと連携させ、カレンダーの予定に基づいてステータスを自動的に設定できる機能の活用も検討するといい。

ポイント4．「Slackコネクト」を導入する

　Slackをメールの代替として見ると優れたツールだ。ただし今でも企業は総じて、外部との共同作業にメールの使用を基本とする。とはいえSlackには「Slack Connect」（Slackコネクト）という便利な機能がある。これを利用すれば最大20社まで共有チャンネルに参加させることができる。社内でSlackを使用するのと同じメリットが、会社をまたぐ共同作業にも拡張できることになる。Slackコネクトのチャンネルで何を共有するかはそれぞれの組織でコントロール可能だ。これにより管理や制御が難しいゲスト用アカウントを用意する必要がなくなる。

　Message.ioの「Mio」や LeChatの「Sameroom」といったサードパーティーアプリケーションを利用すれば、Slackを外部の組織と接続したり、「Microsoft Teams」や「Cisco Webex」などのコミュニケーションツールと接続したりすることもできる。

ポイント5．チャンネル管理に取り組む

　Slackを導入した企業は、エンドユーザーがプロジェクトや活動のために新しいチャンネルを次々に作成する「チャンネルスプロール」（チャンネルの無秩序な開設）といった問題に直面することがある。Slackを使いこなしている企業は一般的に、IT部門や事業部門の中でチャンネル担当者を割り当てて、チャンネルの作成を管理させている。Slack管理者がさまざまなツールを活用して、使われていないチャンネルを特定し、アーカイブすることもできる。

　企業のSlack導入の成否は、セキュリティ対策、利用、研修、会社を横断するコミュニケーション、チャンネル管理に対する積極的なアプローチができるかどうかに掛かっている。本連載が紹介したノウハウを取り入れれば、企業はSlack導入によって最大限のメリットを引き出しながら、リスクを可能な限り抑えることができるはずだ。