ホワイトペーパーレビュー

「エンタープライズコンテンツマネジメント（ECM）」が分かる4つのホワイトペーパー

ECMを実現するには、その範囲によって選ぶべきツールが変わってくる。単純な文書の電子化から大規模な文書管理システムの構築まで、自社の課題や求めるシステムを明らかにする上で参考にしたいホワイトペーパーを紹介する。

公開 2009年09月15日 08時02分

更新 2012年09月04日 17時48分

著者

納富友三

[TechTargetジャパン]

印刷する

自社の文書環境を把握して、電子化へのステップを学ぶ

「文書の電子化でオフィスのコストを削減。その基本的な考え方と実践ステップを知る」

提供：富士ゼロックス

　いまだ多くの企業で課題となっている文書の電子化。しかし、いざ電子化するといっても、組織的に行うためにはそのステップが重要だ。また、それを実現するためのプラットフォームの選定も重要になる。

　本ホワイトペーパーでは、紙文書の特性と電子化のステップを解説。紙文書の電子化は、印刷コストの削減や保管場所の削減といった目に見える効果はもちろんだが、それ以外にもさまざまな効果がある。作成・伝達・保管・破棄といった「ライフサイクル」全体を見て、電子化の検討を進めるべきだと主張している。

　まずは本ホワイトペーパーの簡易チェックシートを利用して、自社の文書環境の現状を見直してみよう。

文書の電子化に関連するホワイトペーパー

文書共有が進まない3つの理由

「なぜ、グループウェアや文書管理システムでは情報共有がうまくいかないのか？」

提供：オーシャンブリッジ

　なかなか進まない社内の文書共有。海外製ソフトウェアをベースとした事業開発を行うオーシャンブリッジの代表取締役社長高山知朗氏が、自身の経験を基に社内の文書共有が進まない理由と具体的な解決策を示す。

　高山氏は、文書管理と文書共有の違いを理解すべきだと主張する。「文書管理」とは、文章に属性を付けて登録し、ワークフローで承認、チェックイン／チェックアウト管理やバージョン管理をきちんと行って、最新版も旧版も漏れなく保管することだ。そこには厳密な業務ルールとそれを守ることができるシステムが必要だ。一方、「文書共有」とはもっとシンプルで、身の回りの文書をとにかくみんなで共有し、再利用できるようにすることだという。

　そして、文書共有を成功させるためには「3つの条件」があるという。この3つの条件は、そのまま文書管理システムやグループウェアが、シンプルな文書共有には向かない点として解説されている。

　「日々作成する文書が、ファイルサーバにたまるだけで活用されない」「グループウェアは導入したが、なかなか社内情報共有が進まない」。そんな課題を抱えている読者は、本ホワイトペーパーでもう一度「文書共有」という意味を見直してみてはいかがだろうか。

文書共有に関連するホワイトペーパー

ストレージ＋Web 2.0でコンテンツの利便性と統制を両立する

「ファイルサーバ『3つの課題』の解決策とは？」

提供：リアルコム

　ファイルサーバの問題点をWeb 2.0のアプローチでどう解決できるかを考察した講演資料。コスト負担、コンプライアンス対応、生産性の低下という普遍的な課題に対し、ストレージの活用と、GoogleのページランクやAmazonの行動履歴に基づいた人中心のデータベースといった考え方を応用した解決策を提示している。

　また、情報共有のためのツールを効率よく運用するために、グループウェアやファイルサーバ、電子メールといった各ツールが秩序なく利用され、統制が取れない点を指摘。使い分けを明確化し、各ツールが満たすべき要件を明らかにすることが重要だと主張している。

　講演資料のため、プレゼン内容は想像するしかないのが残念だが、ファイルサーバの課題とあるべき姿などを分かりやすい図で解説。また、カセットテープとiPodの比較を例にしたストレージの利点解説が分かりやすい。既存文書を有効活用しながらも、きっちりとコンプライアンス、情報漏えい対策を考えたい読者に、ぜひ読んでいただきたいホワイトペーパーだ。

文書管理に関連するホワイトペーパー

世界中に散らばる重要なコンテンツを一元管理・共有するために

「コンテンツ管理の要素を理解しよう──ECMの低コスト開発」

提供：EMCジャパン

　世界規模で製品開発・販売を行うグローバル企業では、製品データシート、マーケティング用パンフレット、顧客サポート情報といったさまざまなコンテンツ作成にまつわる時間とコストの削減は重要なテーマといえる。また、それらを世界中に散らばる支社やパートナー企業と共有できれば、より競争力を強めることができるだろう。文書を含むあらゆるコンテンツを自社のビジネスプロセスと統合して管理できるECMの導入は、その要件を満たすための1つの解となる。

　しかし、一口に「ECMの導入」といっても、すべてのコンテンツに対するセキュリティ保持、ワークフロー、バージョン管理、ファイル保持、コンテンツ変換、検索といった機能をエンタープライズレベルで実現するには、膨大な労力とコストを費やすことになるだろう。

　本ホワイトペーパーは、アプリケーションの開発者およびITマネジャーを対象に、ECMの導入事例を通して、コンテンツ管理環境の効率的な構築を実現するためのプラットフォームの重要性を解説。コンテンツは自社内で毎日数多く生産されている。グローバルな大企業だけでなく、中堅・中小企業のITマネジャーにも自社のコンテンツ管理状況を見直す上で、参考にしていただきたいホワイトペーパーだ。