連携ツールでNotes徹底活用【文書管理編】

文書管理ツールでNotesに埋もれた英知を掘り起こそう

優れた文書管理機能を持つLotus Notes/Domino。一方で、データベースの乱立により無秩序に文書が保存され、組織横断的に活用されないという悩みは多い。効率的なNotes内文書管理に必要な要素とは。

公開 2009年04月15日 08時04分

更新 2012年09月04日 18時10分

著者

富永康信

[ロビンソン]

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文書管理に優れた素養を持つNotes

　Lotus Notes/Domino（以下、Notes）は、プロジェクトや部門などグループで行う共同作業をネットワーク上で推進するグループウェアとしての印象が強い。しかし、本来は複数のメンバーが蓄積する文書をデータベースとして管理できる、優れた文書型データベースの側面を持っている。表形式で定型情報を管理する一般的なリレーショナルデータベース（RDB）とは異なり、共有が難しい非定型情報であるテキスト、添付ファイル、画像などさまざまな形式のオブジェクトをひとまとめに複合文書として扱い、データベース化することができる。また、Notesはバージョン管理やアクセス権の反映が可能な上、バックアップ時にはレプリカ（同期可能な複写機能）で対応できるなど、インフラ側における文書管理の条件はほぼ確保されている。

　Notesが管理を得意とする文書は、以下のように数多く挙げられる。

商品カタログ、マニュアルなどの複合文書
顧客台帳、アドレス帳などの定期的にデータ更新を行う文書
ニュースレターなど複数のユーザーが同じデータベースにアクセスする必要のある文書
営業報告、プロジェクト管理などの時系列情報の履歴が分かる文書

なぜNotesの文書管理に悩む企業が多いのか？

　このように管理要件は優れているNotesだが、一方でユーザー側の利用要件として文書管理を見た場合には幾つかの課題が存在する。その1つが、あまり厳格さが求められない“軟らかい”文書の保存の場合である。

　Notesはコンプライアンスが求められる文書をワークフローと連動させ、蓄積から検索、表示までのプロセスを自動化することで、企業の情報インフラとして厳格に管理できる。その半面、法的に気にするほどではない文書、例えば「プロジェクトの中間成果物を共有する」といったケースでは、Notesデータベースをファイルサーバの代わりに利用することでなし崩し的に文書が保存され、その結果データベース容量が無秩序に増加するという弊害が起こる。さらに、新規に文書が保存されたことを通知する仕組みがないため、そもそもどのような文書が保存されているのかを知らないユーザーが多いという悩みを持つ企業もある。だからといって新着情報を埋もれさせないようにメールで文書を送受信していると、今度はメールがあふれるといった悪循環に陥ってしまう。

大量のNotesデータベースに多数のユーザーを抱える企業は、Notesの活用が進むにつれて情報のたこつぼ化が引き起こり、情報共有が阻害される。情報の利用者や利用シーンに基づくNotes利用の場を提供することで情報の整理分類が進む（図版提供：リアルコム）

　また、Notes本来の特性として、IT部門はインフラの管理に注力し、アプリケーションをユーザー部門に解放できることが大きなメリットとなっている。しかし、それによりユーザーがデータベースを小分けに作り込むようになったことから、分類構造や整理方法がバラバラになってデータベースの中身が見えにくくなり、ほかのグループからはどこにどのような情報があるのかが分からなくなる。もっとも、それはNotesの構造が劣っているわけではなく、ユーザー側の利用要件を優先するのがNotes本来の立ち位置であり、原因はEUC（End User Computing）で作る個々のデータベースの設計文書や管理マニュアルなど、誰も作成していないからだ。

　Notesの最新バージョン（8.5）では管理要件を強化する方向で改善が進んでいるが、現状足りない文書管理の要件をカバーするのが連携ツールの役割となる。Notesに文書管理システムをアドオンして解決する方が、人的にもコスト的にも効率的というわけだ。

シンプルな文書管理で会社のインサイトを高める

　では、Notesにおける文書管理に求められる要素とは何だろうか。

　その答えの1つとして、インサイト（本音・直感・洞察）が得られるかどうかがある。例えば、「カスタマーサポートで蓄積している文書は、製品設計部門も閲覧できる状態にしておくべき」といったニーズだ。BI（Business Intelligence）でグラフィカルに見せることや、ECM（Enterprise Content Management）によるプロセスに沿った厳格な管理ももちろん有効だが、「新着の情報をもっと自由に見たい」というシンプルな要望も多い。ほかの部門で進行しているビジネスや顧客から出された要求事項など、見えづらかった知見をうまく活用し合うことによって、会社の英知につながるインサイトを高めたいという期待は大きい。

Notesの情報共有を活性化する連携システムの構築例（図版提供：リアルコム）

　もう1つ、求められる要素として考えられるのは、組織変更などのタイミングでも、適切に文書を管理できることだ。例えば、CEOの交代時やPMI（ポストマージャーインテグレーション：合併後の統合化作業）、あるいは部門の再編などの節目でNotesに文書管理製品が持ち込まれる傾向が強い。合併した社員同士が席を並べるに当たり、スムーズに共同業務を行うためには社内文書の共有は重要な要素となる。その際、公開したい文書のACL（アクセス制御リスト）が障害にならないようにしたいというケースや、反対に従来以上の動的なアクセス権の変更が求められることもある。

NotesのACLを生かしたアクセス権管理の機能例（図版提供：リアルコム）

　さらに、ある特定の顧客に関する資料を全部まとめたいといった要求や、顧客名が入った文書が適正に管理されていることを担保したいといったニーズなど、資産を洗いざらい拾い出し、リスティングして定期的に報告するといったセキュリティ上の要望も増えている。

Notes連携しやすい連携ツールで手間を掛けずに文書管理

　必要なときに必要な文書を引っ張りたいという、Notesだけでは対応しにくかった要求に応えるのが文書管理の連携ツールだ。その選択に当たっては、Notesのコアの部分を生かしながら、Notesのマスターデータを直接利用できるアーキテクチャかどうかが重要になる。Notesのマスター情報をコピーして無理に連携させようとすると、管理要件が増えて同期問題が必ず発生するため、いっそNotes内のデータを別のツールに移行してしまった方が早い場合もある。

　Notesに連携ソリューションを組み合わせるハイブリッドの世界を実現させるためには、手間を掛けずNotesにアドオンすれば動くものを選ぶことが大切だ。Notesの文書管理ツールにはさまざまなベンダーが製品を提供しているが、以下にその一部を紹介する。

OSK

OfficeStream for Lotus Notes/Domino ドキュメント管理

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　社内にはんらんするさまざまなNotes文書を承認機能や版管理機能によって最適な文書として公開する。タイトル、内容、分類、キーワードを指定して簡単に文書を登録でき、各種ドキュメントやイメージファイルの添付も可能。また、簡易承認機能によるあらかじめ指定した承認ルートで、文書の承認や登録済みの文書の改版個所、改版理由などと併せて新旧文書の世代管理が行える。さらに新機能では、指定日に文書を自動公開する公開日指定機能によって、事前に文書を登録可能にするとともに、文書公開の通知機能を搭載し、ユーザーが欲しい情報がより簡単に入手できるようになった。

TISソリューションビジネス

クィックビューア for Notes

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　Notes環境のパフォーマンス改善とセキュリティを強化。Notesの添付ファイルを別システムで一元管理することでNotesデータベースの容量を大幅に削減し、Notesのレスポンスを改善。また、Notesのユーザー管理を引き継ぎ、Notesデータベースの添付ファイルの印刷・ダウンロード制御、閲覧制限などを反映する。また、操作ログの取得によりファイルやフォルダ単位で文書取り扱い上のセキュリティを強化している。

京セラコミュニケーションシステム

GreenOffice ISO Document Management System「イソロジー」

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　Notes上でISO規格が要求する文書管理を容易にするシステム。プランニングから配布・閲覧・改訂などの文書の流れを管理することで、連携ミスの解消と管理業務の効率化を図り、ISOの文書管理規定に沿った一極集中運用を実現する。版管理機能により、改訂された文書は最新文書として登録・反映され、ユーザーは常に最新情報の閲覧が可能。無効・廃止文書を識別し、誤情報流出も防止する。また、「誰が」「いつ」「何を申請・承認したか」など承認履歴を管理することで、ワークフローに沿った申請・承認とプロセス管理を実現する。

リアルコム

HAKONEコアコンポーネント

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　Notes専用ACLチェッカーとして同社が提供する「GSA Extender for Notes」の基礎技術をコンポーネント化したアクセス権制御のチェック機能と、NotesのリッチテキストをHTML形式で抽出するコンポーネントとで構成。検索エンジンのインデックスをデータベースと見なし、メタデータを持ったインデックスサーバとして活用する。複雑なアクセス権を設定しているNotes文書もUNIDとユーザーIDを使って閲覧拒否判断を行うことができる。同社のナレッジマネジメントのノウハウを持ったコンサルタントによる、NotesのWeb化コンサルティングも提供する。

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