連携ツールでNotes徹底活用【ポータル編】

Notes内の情報活用を最大化するポータル製品の選び方

Notesは長年利用している企業ほど業務効率が低下している可能性がある。そのため、社内業務で利用する情報を1画面に集約、統合できるポータル製品の導入企業が増えている。

Notesデータベースの乱立とNotesの孤立化が進行

　Lotus Notes/Domino（以下、Notes）のユーザー企業は、長年利用しているほどNotesデータベースが乱立し、必要な情報が探しにくくなるという課題を抱えている。これは本連載「連携ツールでNotes徹底活用」で何度も指摘してきたNotesユーザー共通の悩みだ。

　今回、それにプラスしてNotesユーザー企業の情報管理課題として指摘するのは「Notesがほかの業務システムから孤立して利用されていること」である。文書管理システムやイントラネット、SFA（Sales Force Automation）などのNotes以外のシステムにも情報が分散し、日々増加しているばかりか、Webベースの業務システムの増加やインターネットからの情報収集の利用頻度も増している。NotesユーザーはNotesクライアントとWebブラウザをデスクトップで切り替えながら、複雑な階層の奥にある情報を手繰り寄せている状況だ。

　また、外部環境や社内の体制が日々変わる中で、システムや社員の行動が追従できないという現象も起きている。例えば、内部統制対応のために業務手順を定義しても周知されない、営業活動で競合の新情報が周知できずに提案が遅れて商談を逃す、という事態も起こっている。

Notesワークスペースが抱える課題

　その要因の1つとして、Notesのワークスペースが考えられる。Notesのワークスペースは、ユーザーが自由にNotesデータベースのアイコンを配置したり、切り替えタブを設定して整理できるなど利便性が良い半面、アイコンを1つ1つ開かないと中身が分からない。また、Notes以外のイントラネットや業務システムをワークスペースから利用できないため、別途Webブラウザや専用クライアントなどを立ち上げなければならないなど、情報アクセスの手段が複数必要となる。

　一方で、ワークスペースは「会社として重要な情報を周知徹底する手段になりにくい」と考える管理者が増えてきているようだ。しかし、厄介なことに長年Notesを使っているユーザーほどワークスペースに慣れてしまい、実際は作業効率が低下しているにもかかわらずさほど面倒と感じていない場合が多い。Notes以降に導入したほかのWebアプリケーションは日々進化し、情報にアクセスしやすくなっているのに対し、Notesだけが情報収集のスピードと業務効率が知らぬ間に大きく低下している可能性もある。

Notesにポータルが必要となる理由とは

　このような理由から、Notesにポータル製品を連携させる企業が増えている。電子メールやデータベースを始め、スケジュールやファイリング、掲示板、社内業務システムなどを1画面に集約・統合し、個人の生産性向上を図るのがポータルの役割だ。社員が毎朝最初にアクセスする業務の入り口、あるいは作業場所ともなるので、企業としてのガバナンスも強化しやすい。また、Notes内の情報アクセシビリティを高められるほか、業務システムの中でNotesを孤立させないようにする手段としても活用される。

　では、ポータル導入の目的とは何か。まず経営層の視点では、経営戦略や事業方針を周知・浸透させて内部統制を強化したいという目的が大きい。現状はNotesデータベースに蓄積したコンテンツが社内に散在しているが、それらをポータルによって結び付け、新たな付加価値やサービスを社員が生み出すような環境を提供したいというニーズがある。

　管理者の視点では、Notesの導入当時は積極的にコンテンツを蓄積していたのに、蓄積するだけで利用率が低下しているNotes資産の活用の幅を広げたいという思惑がある。

　また、エンドユーザーの視点としては、Webベースの社内システムが増加し、Webブラウザの利用頻度が増加する中で、「Notesの情報はNotesクライアントを利用しないと参照できない」という不満がある。ポータルによってアクセス性を向上することで煩わしさを解消し、生産性向上を図るというわけだ。

　さらに、最近ではNotesマイグレーションの目玉（あるいは口実）としてポータルを検討する企業が増えているという。長引く不況によるIT投資の抑制が続く中、Notes管理者はバージョンアップの稟議（りんぎ）を起案するに当たり、Notes単体の機能追加だけでは説得力に欠けると頭を痛めている。そこで、ポータルを組み合わせることでWebブラウザベースのアクセス手段を提供するとともに、重要情報の周知徹底を可能にするという項目を含めてNotesマイグレーションを上申することもあるようだ。

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