そのIT環境、一歩進めば現場は変わる！：業務部門が求めるIT環境のための「ドキュメント基盤」とは【前編】

今、現場業務の効率化や情報活用に向け、文書管理ツールの導入が進んでいる。だが、「思うほど導入効果が上がらない」と悩む企業が後を絶たない。実際はあと一歩、その環境を進歩させれば、業務効率化の「起爆剤」となり得るのだ。その手法を紹介しよう。

[TechTarget]

ウイングアーク テクノロジーズ株式会社

マーケティング部部長

谷口 功氏

【専門分野：売れるマーケティング】

帳票設計・出力製品「Super Visual Formade（SVF）」に関する販売・マーケティング・ブランディングを行い、その後、新製品帳票入力ツール「StraForm-X（ストラフォーム・エックス）」を構想、ビジネスの立ち上げを行う。

　ここ数年、企業が最も注目しているのが、情報の共有・活用に関する分野だ。この分野は、業務現場の知識や情報を活用するために「文書管理」「ナレッジマネジメント」などツールやシステムの導入が進んでいるが、導入した企業の半数以上は、思うほど効果を得られず、不満を覚えているという。その理由は2つある。1つは、紙文書ベースの業務プロセスや保管・管理の方が、ITよりも柔軟性に優れ、使い勝手がよい点。もう1つは、現場にあふれるドキュメント類を、きちんと「IT化」できていないこと。多くの会社では、文書ファイルや紙文書のスキャンデータを保存する「電子化」にとどまっているが、そのドキュメントをさらに有効活用したいのであれば、まずドキュメントを「IT化」する入り口と、情報を分析・活用できる各種ツールを整備したい。第1回は、最大のポイントとなる「ドキュメントのIT化」について解説しよう。