対岸の火事ではない“訴訟リスク”、日本企業に最適な対応策を探る：関税法改正、e-Discoveryに効く非構造化データの長期保管のコツ

ビジネスのグローバル化、関税法改正による電子メール保存の義務化などを受け、訴訟リスクが高まる中、e-Discovery（電子情報開示）に対する日本企業の意識が変わりつつある。これからのe-Discoveryに求められる対策を解説する。

[TechTargetジャパン]

　企業のコミュニケーション基盤として、必要不可欠な存在となった電子メールシステム。見積書や注文書などを電子メールに添付して取引や契約、交渉することが一般的になり、電子メールデータは企業間取引の重要な証左となった。その保存・管理の体制の確立がより厳格化されたことをご存じだろうか。

　2012年7月の関税法改正により、電子メールやその添付ファイルで輸出入に関わる取引の関係書類をやりとりした場合、輸出入許可日の翌日から5年間保存することが義務化された。関係書類とは注文書、契約書、送り状、領収書、見積書などを指す。税関のWebサイトによると、事後調査時には画面および書面での提出が求められ、「取引状況に応じて容易に検索できるように準備」と明記されている（税関Webサイト「電子メール等の保存について《Q＆A》」）。対象となる企業の対策としては、提出する必要がある全ての電子メールを容易に検索し、速やかにデータを提出する仕組みが求められる。

　また、「e-Discovery」（電子情報開示）というキーワードが注目されて久しい。先行する欧米諸国に比べて、日本企業の対策は必ずしも十分とはいえない。しかし、ビジネスのグローバル化に伴い、海外での訴訟に巻き込まれるリスクが増えつつあるのが現状だ。

　こうしたe-Discovery対応が急務となっている企業は、どのような対策を取ればいいのだろうか。本稿では、そのベストプラクティスを探る。