「紙の使い勝手のままデジタル化」がコツ、意思決定を速めるドキュメントマネジメントとは：企業の競争力アップの最後の砦

クラウド時代といわれる昨今においても、紙の文書は企業全体の業務の中でそこかしこに点在している。だが紙による業務のデジタル化は、企業の意思決定を迅速化し、競争力を強化する上では欠かせない。

[ITmedia]

　多くの企業においてモバイルデバイスそのものの導入は、ほぼ一段落したといえる。そうした中で次のステップとして向かっているのが、モバイルデバイスをクラウドやアナリティクスなどのテクノロジーと密に連係させた素早いアクションの実現である。どこからでも迅速に意思決定できる環境の整備が重要視されている。

　だが、そこでどうしてもボトルネックとなってしまうのが、紙の文書の扱いではないだろうか。財務会計や在庫管理といった社内業務の定型的なオペレーションについてはデジタル化が進んでおり、モバイルデバイスとの連係もスムーズに実現できる。ところが取引先や顧客との間、あるいは部門横断での注文書や契約書などのやりとりは、依然として紙の文書が用いられているのが実情だ。

　こうした紙をベースとしたプロセスは企業全体の業務の中でかなりの比重を占めており、要するにデジタルと紙が分断された運用を余儀なくされている。

　市場にはさまざまなコンテンツ管理製品／サービスが出回っているが、自社と同じシステムやプロセスを他社にまで無理強いすることはできないだけに、企業にとっては頭の痛い問題となっている。

　紙の使い勝手をそのままに、テクノロジーのメリットを最大限に生かし、意思決定を迅速化するにはどうすればいいのだろうか。以降で解決策を示す。