必要なのはWebブラウザとメールだけ、業務プロセスを一気通貫するデジタル化術：「紙の方が信用できる」は幻想

効率化のためにデジタル化をしたが、思うような効果が得られていないと感じたことはないだろうか。それは業務プロセスを一気通貫するデジタル化で解決できるかもしれない。

[ITmedia]

　ビジネスにおいて、業務効率化をするためにデジタル化を推進している企業は少なくない。もしかしたら、ある程度の成功を収めている企業もあるかもしれないが、思い描いていたような劇的な効果を得られていない組織も多いのではないだろうか。

　その理由の1つに、業務プロセス自体が紙書類の呪縛から解き放たれていないということがある。単に資料や書類をデジタル化したからと言って、プロセスまでデジタル化できるわけではない。一方、プロセスのデジタル化を推進したとしても、それが処理の最初から最後までを一気通貫するものでなければ、その効果は半減してしまう。ある調査によれば、業務プロセスの80％で、どこか紙に依存した処理が存在しているといわれている。

　紙の書類には、さまざまなリスクが伴う。例えばステータスを把握できないために、承認プロセスが遅滞したという経験はないだろうか。また管理が不十分なために、機密情報を紛失したり露呈させたりしてしまう可能性もある。スキャナーで読み込んでデジタル化したり、それを再度紙に出力したりするといった煩わしい処理も発生する。関係者への配布や承認済み文書の回収などの手間が大きいのも問題だ。

　そこで本稿は、紙書類の呪縛から解放され業務プロセスを一気通貫するデジタル化で、“デジタルトランスフォーメーション”を実践する方法について解説する。