効果が見込める「ペーパーレス化」とは？ 文書のライフサイクルを構築するコツ：働き方改革の第一歩

紙文書のやりとりが業務効率を損ねている場面は少なくない。しかし「明日からペーパーレス化だ」と急に言われたら大混乱は免れない。生産性向上に導くペーパーレス化を成功させるには、どんな運用が効果的だろうか。

[ITmedia]

　生産年齢人口（15歳以上65歳未満の人口）の大幅な減少が見込まれている日本において、労働力の確保と生産性の向上は火急の課題だ。2019年4月から順次施行された「働き方改革法」に伴い、ITツールを駆使したオフィス改革に取り組む企業は多い。

　柔軟な働き方を実現するテレワークやフリーアドレスオフィス、社内コミュニケーションを活性化させるビジネスチャットツール、企業の意思決定を支援する人工知能（AI）やビッグデータ分析など、企業はより働きやすい環境、より高い生産性を目指して大きく生まれ変わろうとしている。

　しかし、1つ留意しなくてはならないのが、「仕事は文書を中心に回っている」ということだ。オフィス業務で作成する書類や資料はもちろん、金融・保険業務の契約書や、製造・生産管理業務の工程表、流通・小売の注文書や請求書、医療機関のレセプトなど、多くの業務で文書は欠かせないものになっている。こうしたビジネスの核となる情報が、紙というメディアのまま扱われるのでは、効果的な働き方改革を進めるのは難しい。

　物理的なメディアである紙は、言うまでもなく保管するために場所を取る。また、電子データと異なり、すぐに参照（検索）したり、横断的に分析したりすることができない。情報を共有するためには紙そのものを持ち運ぶ必要があり、紛失による情報漏えいリスクもある。生産性を向上させる取り組みにおいて、情報共有の“ペーパーレス化”は最初の一歩と言っていい。

　ただ、「よろしい、ならばペーパーレス化だ！」と叫んだところでうまくいくはずもなく、きちんとした運用の仕組みが必要だ。「生産性向上」や「業務効率化」などといった記事を掲載する「ITmedia ビジネスオンライン」編集部でも、実際はデスクの上に書類が山積みであり、「明日からこの書類、全部電子化するから」と言われたら大混乱に陥ることは間違いない。具体的にどうすればいいのだろうか？

　本稿は働き方改革に取り組む企業に向けて、情報共有のペーパーレス化のポイントを紹介していこう。

※本稿は、ITmedia ビジネスオンラインからの転載記事です。