2020年07月28日 10時00分 公開
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バックオフィス業務の自動化を阻む「PDF」の壁 どう乗り越える?ペーパーレス化の一歩先へ

注文書や請求書がPDFファイルで届いても、抽出したデータを手作業でシステムに入力していては、業務の効率化は進まない。PDFファイルの情報をそのまま業務システムに連携させ、ワークフローを自動化するにはどんな仕組みが必要だろうか。

[ITmedia]

 注文書や請求書など、日頃から大量に扱う書類の入力業務は、経理や総務部門にとって深刻な悩みの種になっている。帳票の電子化(ペーパーレス化)はバックオフィスの働き方改革に欠かせない。

 ペーパーレス化は業務効率化に向けた重要な一歩だ。ただしゴールではない。実際、多くの企業では、PDFファイルの帳票の各項目に記載された顧客名や商品名、数量、金額などの情報をERP(統合業務)やCRM(顧客関係管理)に取り込む際、ほとんど「人力」頼みになっている。単に帳票をPDFファイルでやりとりできるようになるだけでは十分とは言えないのだ。

 せっかくデジタル化したものを手作業(アナログ)で転記するというプロセスはお世辞にも生産的とは言えない。幾つものウィンドウを開き、アプリケーションを切り替えながらデータを入力したり、コピー&ペーストで転記したりを黙々と繰り返す作業は、紙の帳票を手元に置いてデータを手入力するよりも作業効率が低下する場合さえあるだろう。まさに仕事のための仕事であり、それを担う側のストレスは想像に難くない。

 バックオフィス業務のペーパーレス化は今後ますます進むことが予想されるが、このような非効率な作業が残るうちは、十分な成果は望めない。PDFファイルの帳票から直接データを抽出してスムーズに業務システムと連携させる仕組みが必要だ。具体的にはどうすればよいだろうか。


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