事例に学ぶ、「攻めに転じる」グループウェア活用：企業情報ポータル型グループウェアで実現する新ビジネスコックピット

メールやグループウェアの活用が進み、情報を広く全員に届けることは容易になった。しかし、必要な担当者に、タイムリーに伝え、情報を業務改善の「武器」にしているだろうか。

[ITmedia]

混沌（こんとん）から脱する──同じ悩みをクリアした他社の声を参考に

　社員全員が業務の入り口として毎日必ず目にするインタフェースとしての「情報系基盤」は、方針をダイレクトに伝え、全社で課題を共有する場として経営層からの期待も大きい。

　だが現実には、最もなじみ深く融通が利くツールである電子メールへの偏重から脱却できず、あふれる伝達情報の中に重要な案件が埋もれてしまうケースも多い。また、管理者にとっては、肥大するメンテナンス負荷やシステム間の連携、セキュリティなどの懸念も膨らむ。

　情報系システム刷新に向けた要望はすべての部門にまたがり、多くの声がせめぎ合う。その混沌の中で機能の有無や優劣の比較に時間を奪われ、決め手を見いだせなくなっている担当者も少なくないのではないだろうか。

ゴールを選択する──シンプルで明確な課題設定

　ドリーム・アーツが手掛けるEIP（Enterprise Information Portal：企業情報ポータル）型グループウェア「INSUITE Enterprise（インスイートエンタープライズ）」と、エンタープライズWebデータベース「ひびき Sm@rtDB（スマートデータベース）」は、こうした問題点に着目し「攻めに転じるポータル型グループウェア」というコンセプトを掲げる製品群だ。以下、ユーザー企業が実際に抱えていた課題を見ていただきたい。

ユーザー企業名	設定された課題
全日本空輸	グループ3万人の意思決定の場である「会議の効率・質」を向上させたい
エディオン	企業統合に当たり、すべての社員の意識を合わせたい
豊田自動織機	取引先2000社とのコミュニケーションを強化したい
商船三井	世界150社、1万人の業務コミュニケーションを円滑化したい
アスクル	事業スピードを加速し、改善のスパイラルアップを果たしたい
毎日コミュニケーションズ	情報過多による悪循環を一掃し、迅速に情報を伝えたい

攻めに転じる──ポータル型グループウェアで実現するビジネスコックピット

　では、「攻めに転じるポータル型グループウェア」とはどのようなものか。各社の事例から読み取れるのは、ワークスタイル変革、グループ求心力向上のためのポータル活用、業務の効率化やスピードアップなど、直面している課題の解決に向けた「情報系基盤構築の好機」ととらえて、グループウェアをその仕組みを担う「顔」に仕立て上げていることだ。

INSUITE Enterpriseの画面例。必要に応じて表示コンテンツの入れ替えも容易に行える《クリックで拡大》

　例えば、新商品や新サービス、トップメッセージなど、全社で共有したい情報を内容までダイレクトに掲載する。そして、業務の進ちょく状況や承認依頼などの急ぎの情報をプッシュで見せることにより、業務スピードを加速させ、全社的な効率向上が期待できる。

　事例集から引用しよう。全日本空輸グループでは、社員のワークスタイル変革の一環として、社員間の意思決定の場である「会議の効率化」に着手した。実現に向けては、スケジューラを軸にした会議の招集から運営の新たな仕組みをグループ社員全員が使いこなす必要がある。しかし、3万人を超える社員個々に教育を行うことは現実的ではなかったという。そのため、新たな基盤は「操作が直感的で分かりやすく、機能を整えれば利用が自然に浸透していくこと」が大前提となった。

　旧システムでは実現できず、導入初期のハードルにもなっていた「100％全員が使うこと」を短期間でクリアし、同社は「討議自体の質を高める」段階に入っている。生産性向上に向けた業務構造改革も進み、支援ツールとして経営層からの期待も増しているという。IT部門が主導し、戦略的な業務効率の向上を狙うなら、同社の事例は大きな参考となるだろう。

この記事に興味のある方におすすめのホワイトペーパー

全日本空輸ほか、有名企業7社のグループウェア選定／移行の決め手

なぜグループウェアでの情報活用が進まないのか。本ホワイトペーパーではその答えが欲しいITマネジャーのために、成功企業の生の声をお届けする。各社の抱えていた悩み、課題、新基盤の狙いや成果は、必ずやあなたの会社の情報活用を促進するヒントになるだろう。

ホワイトペーパーのダウンロードページへ （TechTargetジャパン）