「会って話す」以上の価値がある――IT活用で会議スタイルに“喝”：「TANDBERG Profile 65」「TANDBERG EX90」「Cisco WebEx」製品紹介

会って話せることがいつも最善とは限らない。“だらだら会議”や“ながら会議”になってはいないだろうか。そんな会議の悪弊を解決し、業務効率の向上とコスト削減を同時に実現するソリューションを紹介しよう。

[ITmedia]

　貴社では、社内の会議に以下のような問題を感じていないだろうか。「拠点が世界的に分散していて、会うこと自体が難しい」「移動して集まることは比較的容易だが、そこに生じるコストが気になる」「移動して集まることに生産性の低さを感じる」「社員がむやみに動くことに物理的リスクを感じる」「交通機関の多用に地球環境保護への懸念を感じる」。この中の1つでも心当たりがあれば、このあたりでITを徹底活用した解決策を考えてみてはいかがだろうか。

直接会って話をするのが一番、とばかりは言えない

　組織で働くということは、とりもなおさず協業だ。自分たちで設定したゴールに向かって、知恵を出し合って、互いに助け合って前進する。そのためにどうしても必要になることは、“考えを交換し、共有する場”である。毎回直接顔を合わせることが容易ならば苦労は少ないが、上記のようにそれが悩ましい場合も多い。

　また、会えるからといって、それがいつも最善とは限らない。会議の悪弊については実感されている方も多いのではないだろうか。例えばこんな具合に。

1．場の設定だけが先行していて誰も何も考えてこない。その結果、大した収穫が得られない

2．議論の場なのに、話し手が固定してしまう。話さない人間は何も話さない

3．議論がどこまでいっても収束せず、終わりの見えない”だらだら会議”になってしまう

　こうした問題を解決する方法としてお勧めしたいのがIT活用だ。ビデオ会議システムやWeb会議システムといった“道具”の利用が、業務効率の向上とコスト削減を同時に実現する。