ビジネス環境の変化に対応した「これからの文書業務」の在り方：業務効率を目指した「文書業務戦略」

文書業務を取り巻く環境が変わりつつある。モバイルやクラウド、グローバル化などにより、文書のやりとりはますます複雑化している。そうした中、文書業務の効率を高めていくにはどうしたらよいだろうか。

[ITmedia]

　文書業務を取り巻く環境が変化している。

　例えば、タブレットやスマートフォンの普及により、会社の電子メールやスケジュールのチェックは外出中でも容易に行えるようになった。電子メールに添付されている文書も、これらデバイスで閲覧するケースが増えている。また、文書を保存したり読み込む際も、会社のPCだけではなく、クラウドストレージを利用する場合が増えている。

　加えて、ワークスタイルの多様化に合わせ、クライアント環境をサーバ側で集中的に管理するためにデスクトップ仮想化を導入する企業も増えている。

　また、企業のグローバル化に伴い、文書のやりとりは日本国内にとどまらなくなった。海外との文書のやりとりにおいては、情報の確実な伝達は不可欠だ。海外の子会社、関連会社、取引先などと安全・確実に文書をやりとりするニーズは、ますます高まっている。

　その上、業務でIT化が浸透してきた結果、企業内で文書などのデジタル情報資産は増加の一途をたどっている。企業にとって重要なのは、過去に作成した情報を素早く見つけて、将来の業務にうまく活用することだ。こうした情報は企業にとって「ナレッジ」であり、それを迅速に再活用することが、業務効率化や競争力を高めることにつながる。また、デジタル情報資産の長期保存性も重要だ。

　以上のように、文書業務を取り巻く環境の変化を踏まえた上で、情報を確実に共有しながら、文書業務を円滑に進めていくにはどうしたらよいだろうか。次項では、ポイントを3つに絞って考察する。