組織力アップに人材育成に、もっと使いたくなるビデオ会議システムとは？：会議に使うだけではもったいない

企業活動のグローバル化、ワークライフバランス向上など、ビデオ会議への期待・ニーズは高まっているが、導入しても「たまにしか使わない」のはもったいない。適切なシステムの選び方と導入方法について考察する。

[ITmedia]

　スムーズな企業活動を目指す上で、スタッフ間の“距離”は悩ましい問題だ。物理的な距離や、役職の違い、考え方の違いなど、距離の原因はさまざまだ。風通しの良いコミュニケーションが、従業員の士気につながり、ひいては企業の競争力につながることは論をまたない。企業活動のグローバル化が進むなかで、この問題は重要度を増している。

　「ワークライフバランスの向上」「女性が活躍する社会の実現」といった課題も、距離が“壁”となって実現を困難にしているケースがある。例えば、上司への報告のために終業時間後に帰社しなければならなかったり、育児や介護のために出勤が困難になってやむなく退職を選んでしまったり、という事例はまだまだ聞こえてくる。

　企業の組織力を高め競争に勝ち抜いていくには、優秀な人材を自社につなぎとめ、密に連携して課題への対応を続けていくための「ワークスタイル革新」が求められる。物理的な距離が離れていても対面でコミュニケーションできる仕組みを用意して、Face to Faceの対話が簡単にできれば、情報共有も相互理解も深まり、互いの心理的な距離も近づく、と期待されている。

　そのための代表的なツールがビデオ会議システムだ。1対1のビデオ会議だけでなく、PC作業の共有もできるWeb会議、複数の拠点をつなぐビデオ会議など、規模と目的でさまざまな種類がある。最近ではスマートフォンで利用可能な無料のアプリケーションも各種登場している。

　ただし、ビデオ会議システムを導入してもたまにしか使わない、というケースは少なくない。せっかくの投資を無駄にしないためにも、本当にユーザーの環境にマッチしたツールの選び方と、賢い導入方法について考察しよう。