社内申請電子化の裏技 “非ワークフロー”な選択肢に注目する：導入阻む「4つのハードル」を超えるには

申請手続きは業務管理に欠かせないが、現場スタッフに多大な負担を強いる。その効率化を図るワークフローシステムだが、その方法を誤ると負荷を増やしかねない。適切なシステムを導入するポイントを紹介する。

[著]

　業務処理の効率化やコスト削減、内部統制の整備などを目指し、社内申請にワークフローシステムを導入することは、もはや企業にとって当たり前のことだ。しかし、そうした元来の目的を果たせず、結果的に失敗してしまうケースも多い。

　その典型的な例としては、「複雑な業務処理や承認経路を実現するため、システムのカスタマイズ費用が予定より増えてしまった」「仕様が複雑になって業務効率がかえって悪くなった」という事例がよく挙がる。

　実際のところ、ワークフローシステム導入後、融通が利かないために、組織や業務処理自体をシステムに無理やり合わせている、用途に応じて複数のシステムを導入することになった、と新たな課題を抱えた企業も少なくない。

　こうした失敗の要因はどこにあるのだろうか？　一般的なワークフローで陥りやすい課題、あるいは、導入をためらってしまう理由を1つずつ確認してみると、意外な答えが見えてきた。