環境変化の激化を背景に、“今”へのキャッチアップに向けた、より短期でのシステムの見直しが企業に強く求められている。だが、そこでネックとなるのが開発／改修に要するコストや期間だ。
企業にとって業務システムは、競争力強化を支える基盤である。多くの企業が自社に最適化した業務システムを一から開発し、外部環境の変化に合わせて改修を繰り返してきた。
ただし、こうしたシステムの整備の方法には大きな課題も残されている。それが、フルスクラッチであるが故に、開発や改修における時間やコストの負担が大き過ぎることだ。
この点を踏まえ、「IBM Notes」や「Microsoft Access」により、簡易的なアプリケーション開発を現場に一任したり、業務をIT化せずに紙ベースで処理し続けたりするケースも少なくなかった。ただし、前者はフルスクラッチほどではないものの、開発に時間とコストを要することに変わりはない。加えて問題視されるのがアプリケーションの“勝手開発”により、ITガバナンスを利かせにくくなることである。IT部門が各部門のデータの利用を把握できない状況は、コンプライアンス面で大きな問題だ。一方で、紙ベースの業務は効率化が困難である。
経営環境の変化が激しさを増す中、IT部門にはスピードが強く求められている。これからの時代の理想とされるシステムの整備の在り方について考える。
経営環境の変化に対応するためには、開発効率の向上が重要だ。これを抜きに迅速なシステムの見直しは難しく、この点を訴求する開発ツールも既に数多く存在する。そうした中、ぜひ一考したいのがクラウド型顧客関係管理ツール「Microsoft Dynamics CRM Online」の1サービスである「簡易業務アプリケーション基盤（XRM：eXtend Relationship Management）」である。
XRMは、Dynamics CRM Onlineの柔軟なアーキテクチャを基に提供される業務アプリケーション開発のフレームワークであり、SaaS（Software as a Service）型の開発基盤だ。最大の魅力は、アプリケーション開発に要するコストや期間をフルスクラッチ型と比べ大幅に圧縮できる点である。しかも、XRMはクラウドを通じて、開発したアプリケーションを迅速に社内展開できる。
XRMは、アプリケーション開発に必要な機能を、共通機能として網羅的に提供している。アプリケーションは数多くの機能から成り立ち、従来、専任技術者がそれらを個々に開発してきた。このことが開発や改修に時間やコストを要すことの根底にあった。しかし、XRMでは「データモデル」「フォーム」「業務ルール」といった一連の機能をマウス操作で連係できるため、ノンプログラミングでの開発や改修を実現可能だ。これにより、従来の時間やコストの問題が抜本的に解消できるのである。
日本マイクロソフトのDynamicsビジネス統括本部 Dynamics BGでシニアプロダクトマネージャーを務める釜池聡太氏は「XRMによってプログラミング作業を抜本的に削減できるため、必然的にテスト工程も大幅に短縮できます。そのため、場合によっては開発効率を約10倍も高めることも可能なのです」と力を込める。また、作業が容易なため、組織としての開発生産性も格段に向上することとなる。
開発支援を目的とした各種テンプレートも、XRMは豊富に用意している。Dynamics CRM Online自体がマーケティングや営業支援、カスタマーサポートといった業務機能を用意している他、「Dynamics Business App Center」で業種・業態ごとに活用を見込めるテンプレートやアプリケーションを120種類以上も公開している。さらに、GUI（グラフィカルユーザーインタフェース）により、テンプレートから社内に合ったアプリケーションに容易に改良できることも魅力だ。
例えば画面設計は、開発の中でも手間を要するものの代表格だ。業務と密に関連するので、ささいな点についても現場部門からは厳しい評価が下されてしまう。だがXRMは、各種フィールドの位置のみならず、入力データの格納場所や入力フィールドに対応したデータベースとのリレーションなどの設定を、ほぼマウス操作だけで実施できる。こうした開発であれば、現場の要望の取り込みも容易であり、見直しを繰り返すことで設計品質を短期間に高められる。
さらにデータベース同士のリレーション設定により、一度入力したデータを他の入力フィールドで活用できる。それにより、入力の手間を抜本的に削減し、半角や全角などといったデータのゆらぎを無くすことができるため、現場での使い勝手を高めることが可能だ。一般には画面が増えるほどデータ管理は煩雑になりがちだ。だがデータにリレーションを張れることを応用し、マスター管理用のアプリケーションを作成することで、管理の手間を軽減したり、データ品質を向上したり、といった効果を見込むことができる。
これまでの説明から、XRMは取り残されていた業務のIT化にも極めて有効なことは明らかだろう。紙ベースの業務のプロセスやワークフロー、さらに画面などを短期に開発でき、現場からのフィードバックを基にした改修を通じ、現場に大きな混乱を生じさせることなく、迅速かつ円滑なシステム化が可能だからだ。XRMの活用法は、まさにアイデア次第といえる。
業務システムには、信頼性や安定性が不可欠だ。XRMのアプリケーション展開先となるMicrosoft Dynamics CRM Onlineの強みが、日本マイクロソフトが提供する専用データセンターでの極めて高度な運用管理体制である。その利用を通じて、業務基盤である各種アプリケーションの運用管理レベルやセキュリティレベルを、オンプレミスでは困難な水準にまで高めることができる。
加えて、アクセス権限に基づき、ユーザーごとにアプリケーション利用やデータへのアクセスを制限でき、ガバナンスの利いた運用体制をIT部門の主導で構築できる意義も大きい。各部門が個別にIBM NotesやMicrosoft Accessで開発したアプリケーションもXRMに統合することで、ITガバナンスの問題を解消できる。
さらに、オフィススイート「Office 365」をDynamics CRM Onlineとシームレスに連係でき、ユーザーの利便性も格段に高められる。例えば、「Microsoft SharePoint」で共有されているドキュメントを連係し、業務プロセスの状況を追いかけながら、ファイルの同時編集やバージョン管理ができる。また同じMicrosoft製品だけに、「Azure Active Directory」連係による高いセキュリティも確保している。「Microsoft Excel」やMicrosoft SharePoint、「Power BI」など使い慣れたツールによる、現場の多様なデータ活用ニーズにも柔軟に対応できる。
では、XRMによるExcel連係は具体的にどう進められるのか。その点について、Excelの物品管理データを利用して物品貸出管理アプリケーションを開発する方法を例に見ていこう。
最初のステップはExcelデータのXRMへの取り込みだ。XRMには、データインポート機能が事前に用意されており、画面の指示に従い作業を進めるだけで取り込みは完了する。もし複数の物品管理データがあっても、取り込むだけでデータが統合され、クラウドに配置されることとなる。
次にアプリケーションを開発するのだが、XRMのGUI機能により、複雑な処理を必要としない簡易的なアプリケーションなら数時間で開発ができる。加えて、業務ルールやシステムワークフロー機能などをアプリケーションに実装すれば、定義したルールに基づいた業務プロセスの自動化を実現できる。例えば物品を貸し出すときに、貸し出し日付と返却日を入力する項目を作る。そのときに、返却日は貸し出し日付より前に設定できないルールを定義すると、もし入力に誤りがあった場合、エラー表示を出すことができる。
こうしたアプリケーションはクラウドサービスとして展開しているため、場所を問わず利用できるのも大きなメリットだ。データはクラウドで一元管理されるため、ファイルのコピーなどによる社内でのデータの重複抑止といった効果も期待される。
加えて、アプリケーションのビジネスロジックはクラウド側で管理されており、変更を加えた瞬間から関連するアプリケーションを含め、新たなビジネスロジックで仕事が一斉に回り始める。そのメリットとして挙げられるのが、業務の全社的な一貫性を確保できる点だ。ひいてはガバナンス強化にも寄与する。
このようにXRMでのアプリケーション開発で見込める効果は、開発効率の向上だけにとどまらない。それらのメリットを享受するためにも、まずは身近な業務でアプリケーション開発の第一歩を踏み出してはいかがだろうか。
提供：日本マイクロソフト株式会社
アイティメディア営業企画／制作：TechTargetジャパン編集部
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容易に画面を設計できるため、開発効率を上げることができる
XRMはMicrosoft Dynamics CRM Onlineの1サービスのためOffice 365を始め、Microsoftの製品とシームレスに連係する