クラウドストレージは情報ガバナンスと利便性を両立できるか：企業が求める管理要件を満たす

業務で安心して利用できるクラウドストレージとは何か。いまある環境を生かして、アクセス管理などのきめ細かな制御を実現するBoxは、具体的に他と何が違うかを解説する。

[ITmedia]

　クラウドやスマートデバイスをはじめ、ITを駆使した企業のデジタルトランスフォーメーションが叫ばれるようになって久しい。環境の変化にスピーディに対応し、適切なタイミングでサービスを展開していくには、一にも二にも円滑な情報共有に支えられたコラボレーションが重要だ。

　だが現場における情報共有の在り方を見てみると、旧来のやり方がまだ多いようだ。例えば、企画案をメールに添付して関係者でやりとりし、それぞれで修正を加えているうちにいくつものバージョンに派生して最新版が分からなくなってしまったり、オーナーが誰なのかも分からないドキュメントがファイルサーバの容量を圧迫したり、出先で詳細を確認したくても専用アプリが必要でファイルを開けなかったり……このような経験を持つユーザーは多いのではないだろうか。

　こうした不便さを避けるため、手軽に使えるクラウドストレージサービスを使って関係者間のデータ共有を行うケースもあるようだ。しかし一般的なクラウドストレージでは、誰にどのコンテンツを閲覧させるかのコントロールが難しく、機密性の高い情報の共有や共同作業には不向きだ。事実過去には、デフォルト設定のままクラウドで共有していた文書が、誰でも自由に閲覧できる状態になっていたことが判明し、問題化した事件が国内でもあった。

　とはいえ今の時代、望まれるサービスをいち早く提供し、顧客満足度を上げ、企業価値を向上させるため、社内はもちろん、パートナーや取引先企業、時には顧客との間で、必要な情報を手軽に共有できる環境が必要だ。利便性とセキュリティを両立し、それに既存のワークフローやアプリケーションとの親和性も保ちながら、ストレスなく情報共有する方法はないだろうか？　そんなときの有力な選択肢が、クラウド・コンテンツ・マネジメントを掲げる「Box」だ。