これからの日本は労働人口が減り、従業員一人一人の業務量が増えるばかり。中小企業が生き残るためには、今までの「働き方の常識」を疑い効率化を図るしかない。その解決策を働き方改革のエバンジェリストに聞いた。
2019年4月に施行される働き方改革関連法。企業が対応すべき項目は幾つかあるが、「残業時間の上限規制」については中小企業に限り1年間の猶予が設けられた。しかし「これでまだ大丈夫だ」と安心してはいけない。労働人口が減少し人材確保が困難となる現在において、中小企業こそ働き方改革に対して積極的に取り組んでいかなければならない。
しかし、働き方改革を前に進めるには今の考え方では難しい。古くからある“日本企業の伝統”を疑い、別の角度から働き方を見つめ直すことが必要だ。富士通のエバンジェリストである松本国一氏に、働き方改革の本質と企業に必要な視点について尋ねた。
今、働き方改革が急務とされる背景には、労働人口の減少がある。今後減少が続き2060年には労働人口が今の4割程度が減少するといわれている。それ以外にも高齢化や介護への対応などを加味すると今の2割程度しか人員を確保できない可能性もある。
問題となるのが従業員の業務量だ。労働力が減少へ向かう中、1人当たりの業務量は一向に減る気配がない。それどころか中小企業は人的リソースも限られているため、個人の負担は増える一方だ。中小企業は、働き方改革関連法のうち「残業時間の上限規制」については1年間の猶予があるが、2020年4月からの対応を考えなければならない。
つまり、業務量の増加を残業でカバーするという過去の考え方では企業は今後行き詰まる可能性がある。今まさに「人的リソースの不足をどう補うか」が中小企業にとって喫緊の課題だ。
しかし現実はどうだろう。中小企業の現場を見ると多くの無駄が存在する。その代表が「メール」と「会議」だ。現状について松本国一氏は次のように説明する。
「メールのやりとりを見ても、宛先や差出人も分かっているのにわざわざ冒頭で相手の部署名と名前を書き添え、加えて本文でも相手の名前を書いて送るのが日本企業の“常識”となっています。冷静に考えるとこれは無駄な作業ですよね。若手社員の間からは、このような古い常識を理解できないという声がよく上がります」（松本氏）
普段からチャットツールなどを使い慣れている若手にとっては、これらの流れに違和感があり無駄と感じているようだ。無駄な作業はこれだけではない。現在は9時から17時と決まった時間と場所で仕事をすることが常識とされているが、このような方法でなければ本当に業務は難しいのだろうか。
「企業は、無駄なことを、無駄なツールを使って、無駄な場所でやっている、そんな状況に陥っています。そもそもビジネスでメールを使ったコミュニケーションが当たり前になったのもここ20年ほどです。やり方を変えない理由はそれほど大きくないはずです」（松本氏）
よく考えてみると、会社の常識はおかしなことが多い。例えばプライベートで相手と連絡を取るときはチャットツールや携帯電話を利用するケースが多く、固定電話の利用頻度は大きく下がっている。しかし、会社ではいまだメールや固定電話を使ったコミュニケーションが当たり前だ。分からないことがあれば検索エンジンを使って調べるのが自然だが、会社では情報を探し回るシーンをよく見掛ける。
「これは社内の情報がデジタル化されていないためです。最近は、AI（人工知能）やRPA（Robotic Process Automation）の活用がトレンドになっていますが、これらの技術も情報がデジタル化されていなければ活用できません。これからは社内の情報をデジタル化する流れがますます重要になると考えられます。チャットツールなど個人で使うツールや技術を企業内でも活用できるよう環境を整備すべきです」（松本氏）
特に業務のデジタル化が進んでいるのが、ベンチャー企業だ。少ない人的リソース故に、統合コミュニケーションツールやチャットツールを積極的に活用する企業は多い。無駄な作業を削り、合理化を進める自然な流れともいえる。
コミュニケーションがデータ化されるため、個人だけではなく会社の情報資産にもなる。大切な情報は後から見返すこともできる。これは個人対個人のメールや音声通話でのコミュニケーションとの大きな違いだ。
テレワークの考え方も同様だ。「テレワークは介護や育児をしている人が行う仕事のやり方だ」という考え方を持つ人が多いが、テレワークどころかオフィスを構えないベンチャー企業もある。テレワークの在り方は今後、このような形にシフトするのではないだろうか。
厚生労働省が旗を振って副業や兼業を推進する動きもあり、会社が従業員のリソースを100％確保できる時代ではなくなりつつある。これからは会社以外の場所で仕事をする機会が増え、場所に縛られた働き方は古いものになるだろう。
「今後、人材確保に悩む中小企業が生き残るためには、必要な業務に必要な人を、必要な時間だけ確保するという考え方が重要になってきます。そのためには、会社という同じ場所にいなくても仕事を進められる環境が不可欠です。ベンチャー企業の全てをまねる必要はありませんが、彼らが無駄だと考え合理化したポイントには参考となる部分も多くあります。中小企業こそITで改善すべきでしょう」（松本氏）
ITを活用して状況を改善するとなると、欠かせないのがクラウドサービスの存在だ。クラウドサービス自体は既にさまざまな場面で活用が進み、業務改善に有効なサービスも多い。
例えばオンラインファイル共有サービスの「Box」は「Box Notes」という機能を持ち、会議の参加者が資料に自由に書き込める。これまでは会議終了後に担当者が議事録を作成して配布するという流れが当たり前だったが、この機能を使えば会議中に全員で必要なメモを取り、会議が終わるころにはそれが議事録となる。
会議は温度感やニュアンスを伝えたいからという理由で実施されるケースもあるが、マイクロソフトが提供するオンラインコミュニケーションサービスの「Skype for business」で代替できる。音声通話に加えてビデオ通話も可能で、相手の顔を見ながら話し、さらには資料を共有しながら話を進められる
わざわざ会議を開かなくても、デジタルで温度感や内容を共有する手段はある。内容によっては開くまでもない会議もあり、目的に応じて会議の在り方を考えるべきだ。会議のために会社にいる必要性もなくなるのではないだろうか。
ITツールの利用が進み、働き方が変われば、当然今のPCも見直す必要がある。昔は社用PCというとデスクトップPCだったが、今ではノートPCに取って代わっている。しかも、軽量だが画面サイズが大きく、安価なノートPCが増えた。
「もはやデスクトップ端末や重くて画面の狭いノートPCは働く者にとっての足かせ以外の何物でもありません。5Gという高速通信規格がスタートすると、PCは多くの情報を処理する能力が求められ、これまで以上に端末選びは重要になるでしょう。実施する業務や働き方に合ったデバイスを選ぶ時代になっているのです」（松本氏）
また、タブレットを使いたい人はタブレットを、キーボードが必要であればキーボード付きの薄くて軽いPCを、手書きでメモを取りたい人はスタイラスのようなタッチペンに対応したモデルをというように利用者の業務やニーズに合わせたPCを選ばなければならない。最近は絵や図といった視覚情報で記録する「グラフィックレコーディング」という手法を用いて会議や議論の内容を記録する人もいるという。この場合はタッチペンで書き込めるPCが必要だ。
ノートPCのような簡単に持ち運べるものが主流になると、気になるのがセキュリティだ。
「そもそも情報漏えいは、人の不注意と故意によるもの、この2つが主な原因として挙げられます。これはクラウドサービスや端末などは関係なく、今までと状況は変わりません。端末から情報が外に漏れないようにするセキュリティ対策が必要なのです」（松本氏）
最近は生体認証機能を搭載するPCも増え、情報漏えい対策として有効だ。富士通の法人向け超軽量モバイルノートPC「LIFEBOOK U938/V」は、カスタムメイドにより手のひら静脈センサーを搭載可能だ。第三者でも入力が可能なパスワードではなく、本人にしか使えない手のひらの静脈を認証に利用することで外出先でもパスワードを入力中にのぞき見される心配がなく、パスワード漏えいによる不正アクセスを抑止できる。
端末に保存したデータを保護する「Portshutter Premium Attachecase」という機能もある。意味のないデータに変換した上でスマホとPCに分割保存し、両者がそろわなければデータを復元できなくする仕組みで、PCの盗難・紛失時の重要情報の漏えいを抑止する。
「データはクラウドに保存することでセキュリティを確保できますが、通信環境がないなど、クライアント端末に保存せざるを得ないケースもあります。セキュリティにはさまざまな手段があるので、用途に合わせて最適なものを選ぶことが重要です」（松本氏）
働き方や考え方が変われば、それに合わせた環境やデバイスが必要だ。特に業務PCは業務を進める上で不可欠な存在であることは言うまでもない。従業員が働きやすい環境を実現するためにも、PCへの投資は働き方改革、ひいては会社を伸ばすための投資につながるはずだ。
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富士通 エバンジェリスト 松本国一氏
必要な業務に対して、必要な人を、必要な時間だけ確保するには、会社という同じ場所にいなくても仕事を進められる環境が不可欠だ
「Box Notes」機能を使えば、会議と同時並行で議事録を共同編集できる。会議の後で議事録を作成し関係者の確認を取る時間は不要になる
指先だけでも持ち上げられるほど軽量な「LIFEBOOK U938/V」