2種類のソフトウェアを比較
いまさら聞けない「エンタープライズドキュメント管理」（EDM）と「エンタープライズコンテンツ管理」（ECM）の違いとは？
「エンタープライズドキュメント管理」（EDM）と「エンタープライズコンテンツ管理」（ECM）は一見同じ役割を持つように見えるが、実はそうではない。それぞれが効果を発揮する用途を説明する。
企業はビジネスを円滑に運営するために、さまざまな種類のソフトウェアを利用する。利用できる選択肢が非常に多いことから、各ソフトウェアが実際に果たす機能を区別して使い分けることが難しい場合がある。
「エンタープライズドキュメント管理」（EDM）ソフトウェアと「エンタープライズコンテンツ管理」（ECM）ソフトウェアも、区別が難しい。両者は同じように見えるが、機能が異なる。本稿はEDMソフトウェアとECMソフトウェアの主な違いを説明する。
エンタープライズドキュメント管理（EDM）
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コンテンツ管理ソフトウェアを選ぶ
コンテンツ管理の注意点
EDMは、企業がメールやFAX（ファクシミリ）、インスタントメッセージなどのドキュメントを整理するための方法だ。企業は全てのドキュメントにタグとインデックスを付けることで、エンドユーザーによるドキュメントの検索や編集を簡単にすることができる。EDMソフトウェアを使えば、こうしたタグやインデックスを効率的に付けることが可能だ。従業員がドキュメントに加える変更履歴の記録や管理もできる。
以下の重要ポイントを全て把握した状態で、EDMソフトウェアは効果を発揮する。
- ドキュメントを保持する必要がある期間
- エンドユーザーがドキュメントを保存するフォルダの場所
- ドキュメントへの変更を記録追跡する方法
- ドキュメントが失われた場合の回復方法
EDMソフトウェアには、Templafyの同名サービスやM-Filesの各同名ソフトウェア、DocuWareの同名サービスなどがある。
エンタープライズコンテンツ管理（ECM）
ECMは、企業が多様なコンテンツの保存と維持管理、従業員・取引先へのコンテンツの提供を迅速化するための一連のプロセスを指す。ECMソフトウェアは、EDMソフトウェアで管理できるドキュメントを含む、幅広いコンテンツを管理できる。こうしたコンテンツには、オーディオやビデオファイル、購入注文データ、配送伝票などがある。
契約管理部門や人事部門など、さまざまな事業部門にECMソフトウェアが役立つ可能性がある。ECMソフトウェアは、ビジネスプロセスの自動化やストレージの最適化、セキュリティ対策、コスト管理のための機能を搭載し、生産性の向上を支援する。
ECMソフトウェアには、Compulink Management Center（「Laserfiche」の名称で事業展開）の「Laserfiche」やSeismic Softwareの「Seismic」、Boxの同名サービス、Microsoftの「Microsoft SharePoint」などがある。
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