コンテンツ管理の基礎知識いまさら聞けない「コンテンツ管理製品」とは？ 4大“常識”製品を紹介

「コンテンツ管理」システムは単なるドキュメント管理から、コラボレーションまで機能を広げている。もはや「常識」とも言える4種類のコンテンツ管理システムの役割をおさらいする。

[Demetra Edwards，TechTarget]

　何年も前、ペンと紙で記録した情報はファイルキャビネットや机の引き出しに保管していた。ドキュメントを紛失した場合、それは永久に戻ってこないものだった。アイデアを共有するには、ドキュメントにまとめて送付するか、面談または電話連絡をする必要があった。その後、さまざまな技術的進歩を経て、全てがデジタル化しつつある。

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　技術は急速に進化しており、企業はそれに追従する必要がある。もちろんペンと紙を使ってもいいが、クライアントと従業員の満足度を維持するには、ドキュメントをはじめとするコンテンツの活用を支援し、ライフサイクルを管理する「コンテンツ管理」プロセスの刷新が必要だ。コンテンツ管理システムがビジネスにどのように役立つかを理解するために重要な4つの用語について解説する。

目次

• エンタープライズコンテンツ管理
• コンテンツサービスプラットフォーム（会員限定）
• ファイル共有（会員限定）
• コラボレーション（会員限定）

エンタープライズコンテンツ管理（ECM）

　「エンタープライズコンテンツ管理」（ECM）システムは、従業員、取引先、顧客の重要な情報を管理するためのシステムだ。エンドユーザーはECMシステムを使うと、ドキュメントを変換・整理したり、フォルダに情報をバックアップしたり、ファイルを表示・編集したりすることが可能になる。頻繁に変更が加わる情報を長期保存することもできる。

　効果的なECMシステムの利点の一つは、職場の生産性の向上だ。管理が必要なコンテンツが社内に多数ある場合は、プロセスの合理化にECMシステムが役立つ。

コンテンツサービスプラットフォーム（CSP）