マンガで解説：ありすぎて泣けるIT課題

コラボレーションツールに期待が集まっても、意外と普及しないのはなぜ？

「Slack」や「Microsoft Teams」のようなコラボレーションツールは、組織の活性化に貢献する手段として期待が高まっています。しかし導入しようとするとスムーズにいかない場合も。普及が進まない理由とは。

公開 2020年02月21日 05時01分

更新 2020年02月21日 10時25分

著者

コラム：村山聡

作画：士業娘

[著]

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　「コラボレーションツール」は、特定の製品分野を指すというよりも、組織内のコミュニケーションや共同作業をITで実現する製品分野の総称です。主に次のような機能を備える製品がコラボレーションツールと呼ばれます。

Web会議
ファイル共有
チャット
社内ソーシャルネットワーキングサービス（SNS）
プロジェクト管理
スケジュール管理

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　こうした機能は、以前は個別製品として提供されていました。近年は「Slack」や「Microsoft Teams」のように複数の機能を備えつつ、不足している機能を他の製品と連携して補う、ハブとなる機能を持つコラボレーションツールに注目が集まっています。

　IT企業や、一般企業の情報システム部門など、ITリテラシーが高く先進的なIT活用に積極的な組織では、当然のようにコラボレーションツールを利用しています。組織の活性化を進める上で、このような機能を持つコラボレーションツールは役立つはずです。企業が成長期に入り、組織連携を推進しなければならない段階であればなおさらです。

　コラボレーションツールの導入は、必ずしもスムーズに進んでいるわけではないようです。さまざまな導入事例を見ても、IT部門が社内で草の根活動をして、徐々に利用者を増やしていく方法で導入を推進していたり、一部の組織のみの利用にとどまっていたりする事例が散見されます。なぜ、このような事態が起こるのでしょうか。

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このコラムについて

ひょんなことから人間社会の中堅企業に就職した魔法使い「テクたん」。彼女は魔法の国から来たので、何でもかんでも魔法で解決しようとします。しかしIT業界の皆さんはよくご存じの通り、どんな難しい問題も一気に解決できる「銀の弾丸」はないのです。このコラムでは、IT導入でぶつかる「あるある」な悩みを魔法以外の方法で解決するヒントを紹介します。

テクたん

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組織の活性化が企業にとって必要な理由

　組織の活性化は、今も昔も企業にとって重要な経営課題です。そもそも、なぜ組織の活性化が必要なのでしょうか。企業は成長期に入ると、売り上げとともに急増する仕事量に対処するために、多くの人員を新たに雇用することになります。このような状況では、仕事を効率的にこなすために組織ごとの役割分担を明確化することになります。これを「ラインアンドスタッフ組織」と呼びます。

　業務遂行に直接関わる営業や生産といった業務は「ライン部門」（利益を生み出すプロフィットセンター）となり、人事や総務、情報システムといった管理業務は「スタッフ部門」（利益を生まないノンプロフィットセンター）となります。ライン部門内では、仕事の割り振りを円滑にするために上位の指示が下位の担当者に伝達しやすくなるよう「製品／サービス単位」「拠点単位」といった部門内組織を構築することが一般的です。

　企業のライフサイクルが成長期から成熟期に移行すると、ラインアンドスタッフ組織だけでは対処し切れない課題が表出します。成熟期において市場は飽和状態に近くなっており、シェアの拡大と維持のために、競争する企業の製品／サービスとの差別化が重要となります。主力製品／サービスだけでは売り上げの拡大が困難になってくるのも、この時期です。

　状況を打破するため、さらなる成長に寄与する柱となる製品／サービスの開発を迅速に進めるには、業務効率化を追求したトップダウン型の組織だけでは限界があります。顧客のニーズを収集、把握、分析し、集めた情報を基に既存製品／サービスの改良や改善、新たな製品／サービスの開発をするために、横断的に連携する組織が必要となります。

　職能や事業内容、エリアなど、異なる組織構造の組み合わせで編成された「マトリックス組織」や、全社的な課題を解決するために事業部や役職問わず人材を招集した「クロスファンクショナル組織」といった組織形態は、前述の課題を解決すべく、ラインアンドスタッフ組織にチーム間の連携を強化する機能を取り入れた組織形態だと言えます。組織の細分化をさらに推し進めていくと、仕事に応じて水平的な関係を持って個人を集結させた小集団である「アメーバ組織」「ネットワーク組織」と呼ばれる形態になります。

　企業がある程度の成長を遂げた後、さらに飛躍するためには、仕事の効率性重視にとどまらず、個々の組織が持つ機能や情報、アイデアを活用し、新たな価値を創造し続ける必要があります。進行手順が決まった企画会議のコミュニケーションや、エチケットが求められるメール形式のコミュニケーションは、かえって創造的なアイデアをつぶしてしまうことにもなりかねません。

　必要なのは、ちょっとしたアイデアを即座に共有し、さまざまな組織の意見を集約してアイデアを練り上げていく仕事の進め方です。このような仕事の進め方に最適なツールがコラボレーションツールといえます。チャットでアイデアを共有したり、ビデオ会議を通じて共同編集でアイデアを資料にまとめたりする機能は、コラボレーションツールが得意とするところだからです。

コラボレーションツールが浸透しない2つの理由

　現実的には成長期を迎えた企業であっても、コラボレーションツールを浸透させることには困難が伴います。それはいったいなぜでしょうか。

　コラボレーションツールの導入がスムーズに進まない理由は2つ考えられます。

　1つ目は、組織形態の変化だけでは従業員の意識を変化させるまで至らないことがあるからです。組織形態をマトリックス組織やクロスファンクショナル組織に変更したとしても、それまでのラインアンドスタッフ組織の指示系統は健在です。現在の会社の売り上げを担うライン組織と、売り上げに直結するかどうか分からない連携組織では、プロジェクトチームの業務に対する活動に割ける時間が異なるのは当然です。企業としての評価も、定量的に可視化できる売り上げ関連の評価を重視しがちです。こうなると、ますます組織連携の意識は低下していき、せっかくの組織変更も形骸化してしまいます。このような状態では、コラボレーションツールの導入を働きかけても、ライン組織の縦割りの理由に阻まれて、導入は一向に進まないことになります。

　2つ目の理由としては、コラボレーションツールの費用対効果がはっきりしないことです。Microsoft Teamsはオフィススイート「Office 365」のユーザーであれば追加費用はかかりませんが、Slackを本格的に使用するとなれば月額費用がかかります。そうなると、それなりに費用対効果が上がることを説明する必要が生じますが、定量的な成果を説明することは困難です。

　例えばコラボレーションツールの機能の一つとしてチャットや社内SNSがあります。特定の相手を名指しして通知とともにメッセージを送る「メンション」を使用することで既読確認ができることや、名乗りやあいさつをするマナーを簡略化できるといったことなど、メールよりも効率的な点もあるのですが、費用対効果として定量的に算出するのは簡単ではありません。さらに言えば、対外的なやりとりを考えるとメールをチャットや社内SNSで完全に代替することは不可能なため、かえってツールが増えて非効率と見なされる可能性もあります。

　このような理由からコラボレーションツールの導入は、ツールそのものの簡易さ、便利さに反して、意外に困難が伴います。導入を検討する場合は、長期的な視野で地道な浸透活動をするか、経営層を説得するなどしてトップダウンで導入を進めるなどの施策が必要でしょう。

筆者プロフィール

コラム：村山聡（むらやま・さとし）

1971年愛知県生まれ、名古屋大学経済学部卒、中小企業診断士。IT企業在職中に、単一業種においてキャリアを積んでいくことに疑問を感じ、どんな業界、職種でも通用する知識を得るべく中小企業診断士を取得。複数社を経て、現在の勤め先にてコンサルタントとして、データを活用した業務効率改善に取り組む。

作画：士業娘

高度な専門性を駆使して、企業・社会を支えるプロフェッショナル「士業」。「士業娘」は士業を女性キャラクター化し、その日常を緩く紹介するプロジェクト。

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作画：士業娘

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